Die ideale Software für deine Seminarverwaltung

Für Anbieter von Seminaren ist es von großer Bedeutung, die Abwicklung ihrer Seminare, Kurse und Weiterbildungen mühelos zu gestalten. Yolawo bietet eine umfassende Lösung, die es dir ermöglicht, deine Seminare zu planen, sie auf deiner eigenen Webseite zur Anmeldung anzubieten und die Zahlungsabwicklung durchzuführen. Dies erlaubt es dir, dich voll und ganz auf den Inhalt deiner Seminare zu konzentrieren. Teste die Verwaltungssoftware jetzt kostenlos und lerne die zahlreichen Funktionen kennen.

Kostenlos testen

Anwendungsbeispiele einer Kursverwaltungssoftware

Die Funktionen der Seminarverwaltungssoftware im Überblick

Schnelle An- und Abmeldung zu Seminaren rund um die Uhr
Nahtlose Integration der Buchungsansicht in deine Website
Einfache Verwaltung und Kommunikation mit den Teilnehmenden
Spezieller Zugang für Referent:innen

Automatische Benachrichtigungen wie z.B. Buchungsbestätigungen
Breite Palette an Zahlungsmethoden
Individuelles Anmeldeformular
Automatische Warteliste

DSGVO-konformer Datenschutz
Persönlicher Kundensupport
Einfache Buchhaltung durch automatische Rechnungsstellung
Benutzerfreundliche Oberfläche

Eingebundenes Widget auf der Vereinswebsite

Effiziente Planung und Organisation von Seminaren

Die Leichtigkeit, Seminare zu planen und zu organisieren, wird durch unsere Software zur Realität. Innerhalb von wenigen Minuten hast du mit Yolawo dein Seminar oder Kurs erstellt und es steht für Buchungen bereit. Deine potenziellen Teilnehmer:innen können unkompliziert deine Seminare direkt auf deiner eigenen Homepage buchen, da die Software nahtlos mit nur zwei Klicks eingebunden werden kann. Es ist ganz unkompliziert: Kopiere einfach den bereitgestellten Buchungscode und füge ihn an der gewünschten Position auf deiner Webseite ein. Diese einfache Methode erlaubt dir die Nutzung des Buchungssystems auf verschiedenen Website-Plattformen wie WordPress, Jimdo, Joomla oder dem STRATO Homepage-Baukasten.

Unabhängig von der von dir gewählten Plattform kannst du die Software nahtlos integrieren und die Seminarverwaltung für deine Teilnehmenden zugänglich machen. Durch die Einbindung des Yolawo Buchungssystems auf deiner Webseite profitieren deine Teilnehmenden von einer nahtlosen Nutzererfahrung. Sie können einfach auf deiner Webseite nach verfügbaren Terminen suchen und ihre Buchungen online vornehmen.

Doch auch ohne eine eigene Webseite eröffnen sich Möglichkeiten für dich: Du kannst deine Seminare über eine eigenständige Buchungsseite präsentieren, und der Link zur Anmeldung lässt sich bequem per E-Mail oder über verschiedene soziale Medien teilen. So erreichst du ein breiteres Publikum und machst es Interessierten leicht, sich für deine Veranstaltungen anzumelden.

Testbuchung durchführen

Übersichtliche Verwaltung von Teilnehmern und Referenten

Teilnehmerverwaltung

Wenn sich eine Teilnehmerin oder ein Teilnehmer für eines deiner Seminare anmeldet, eröffnet sich dir unmittelbar ein umfassender Überblick über sämtliche Daten, die während des Anmeldevorgangs erfasst wurden. Diese Echtzeit-Datenpräsentation ermöglicht dir, den gesamten Anmeldeprozess in seiner Dynamik zu verfolgen. Die Gestaltung dieses Prozesses liegt in deinen Händen, da du genau festlegen kannst, welche Informationen während der Anmeldung erfragt werden sollen. Diese Anpassungsfreiheit verleiht dir die Kontrolle über die gesammelten Daten und bietet dir die Flexibilität, den Anmeldevorgang exakt auf deine Bedürfnisse abzustimmen.

Die Sicherheit und Integrität der Teilnehmerdaten sind dabei von höchster Priorität. Alle erfassten Informationen werden mithilfe einer SSL-Verschlüsselung übertragen, wodurch ein Höchstmaß an Datensicherheit gewährleistet wird. Diese Schutzmaßnahme stellt sicher, dass die vertraulichen Daten deiner Teilnehmenden in sicheren Händen sind.

Wenn du darauf abzielst, aufbauende Seminare oder Veranstaltungen anzubieten, die Teilnehmende von bereits besuchten Seminaren ansprechen könnten, ermöglicht dir unsere Einladefunktion genau das. Du kannst diese Funktion nutzen, um die Teilnehmenden gezielt zu diesen neuen Veranstaltungen einzuladen. Dadurch wird ihr Platz vorab reserviert und sie erhalten automatisch eine Einladung per E-Mail. Auf diese Weise entfällt die Notwendigkeit einer erneuten Anmeldung für die Teilnehmenden, und gleichzeitig erzeugst du automatisch Aufmerksamkeit und Interesse für das neue Seminar.

Ein weiterer vorteilhafter Aspekt unserer Lösung: Sobald ein Seminar die maximale Teilnehmerzahl erreicht hat, tritt nahtlos die automatische Warteliste in Kraft. Dies ermöglicht dir, stets über die Nachfrage im Bilde zu sein und potenziell Interessierte über den Status des Seminars auf dem Laufenden zu halten. Dieses reibungslose Zusammenspiel von Funktionen ermöglicht es dir, nicht nur den Anmeldeprozess zu optimieren, sondern auch sicherzustellen, dass deine Teilnehmenden stets bestmöglich betreut werden. Deine Veranstaltungen werden auf diese Weise nicht nur für deine Teilnehmer:innen, sondern auch für dich selbst zu einer reibungslosen und transparenten Angelegenheit.

Verschiedene Tools einer Software zum Teilnehmermanagement

Referentenverwaltung

Wenn du die Seminare nicht eigenhändig leitest, hast du die Möglichkeit, den Referent:innen die Freigabe für ihre eigenen Seminare zu erteilen. Dadurch erhalten sie Zugriff auf Teilnehmerlisten und Buchungsdetails der freigegebenen Angebote, die sie einsehen und bearbeiten können. Zusätzlich können sie Nachrichten an Teilnehmende versenden und freigegebene Angebote absagen.

Diese Funktion gewährt den Referent:innen die Möglichkeit, ihre Seminare eigenständig zu organisieren und dabei auf wichtige Informationen zuzugreifen. Gleichzeitig erleichtert es die Kommunikation mit den Teilnehmenden und bietet Flexibilität bei Änderungen, die den Ablauf der Seminare beeinflussen könnten.

Diese Option ermöglicht es, die Organisation und Durchführung der Seminare reibungslos zu gestalten, selbst in Situationen, in denen du nicht direkt vor Ort bist. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass deine Veranstaltungen professionell koordiniert werden und ein Höchstmaß an Effizienz und Kundenzufriedenheit erreicht wird.

Automatisierte Benachrichtigungen für Teilnehmer:innen

Durch automatisierte Mitteilungen sparst du nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch viele Nerven. Nach einer erfolgreichen Buchung erhalten die Teilnehmenden automatisch eine Bestätigung ihrer Buchung. Bei ausgebuchten Kursen erhalten sie eine Nachricht darüber, dass sie auf der Warteliste stehen. Sobald ein Platz verfügbar wird, erhält der erste Teilnehmende auf der Warteliste automatisch eine Anfrage, ob er den Platz annehmen möchte.

Auch bei Änderungen von Kursdaten bleiben die Teilnehmenden stets auf dem Laufenden. Automatische Benachrichtigungen informieren sie sofort über jegliche Veränderungen, sodass alle immer aktuell informiert sind.

Unverbindlich ausprobieren

Zur Auswahl stehende Zahlungsmethoden: Barzahlung, Überweisung, SEPA-Lastschrift, Onlinezahlung

Integrierte Abrechnungsfunktion für einfache Buchhaltung

Yolawo stellt dir eine breite Palette an Zahlungsmethoden zur Verfügung, über die deine Teilnehmer:innen bequem ihre Seminarplätze bezahlen können. Neben den traditionellen Optionen wie Barzahlung und Überweisung bieten wir auch moderne Online-Zahlungsmethoden wie PayPal, Kreditkarte und SEPA-Lastschrift an. Unsere Software übernimmt zudem die automatische Rechnungsstellung, sodass du immer den klaren Überblick über Zahlungsvorgänge behältst und nie wieder hinter nicht erfolgten Zahlungen her sein musst.

Individuelle Anpassungsmöglichkeiten der Seminarsoftware an deine Bedürfnisse

Du kannst die Benutzeroberfläche nach deinen Vorstellungen individuell gestalten, da das System flexibel anpassbar ist. Dabei stehen dir vier verschiedene Buchungsansichten zur Auswahl: Wochenplan, Terminliste, Angebotsübersicht und Kalenderliste. Verleihe der gewählten Ansicht eine persönliche Note, indem du sie in den Farben deines Unternehmens erstrahlen lässt.

Zusätzlich kannst du ein individuelles Anmeldeformular erstellen. Erfasse alle erforderlichen Daten vor Beginn des Angebots, sei es das Geburtsdatum, die Versicherungsangaben oder besondere Allergien. Du genießt die Freiheit, eine unbegrenzte Anzahl von Fragen in dein Anmeldeformular einzubinden, um sämtliche erforderliche Informationen zu sammeln. Des Weiteren hast du die Option, für ausgewählte Fragen Bedingungen festzulegen und somit Verzweigungen in deinen Formularen zu kreieren. Hierbei entscheidest du, welche Angaben als obligatorisch gelten und welche optional sind.

Ebenso liegt die Entscheidung darüber, welche Zahlungsmethoden deinen Kund:innen zur Verfügung stehen, in deiner Hand. So schaffst du eine maßgeschneiderte Buchungserfahrung, die perfekt zu deinem Unternehmen und deinen Teilnehmenden passt.

Datenschutzkonforme Verwaltung der Teilnehmerdaten per Smartphone

Sicherer Datenschutz und zuverlässiger Kundensupport für deine Seminarverwaltung

DSGVO-konformer Datenschutz

Die Privatsphäre ist uns wichtig. Bei Yolawo kannst du dich darauf verlassen, dass alle Daten gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) behandelt werden. Wir verwenden die bereitgestellten Informationen ausschließlich für die Abwicklung Ihrer Aufträge. Es erfolgt keine Weitergabe von Daten an Dritte. Ihre Daten sind bei uns sicher und werden streng nach den höchsten Datenschutzstandards verarbeitet.

Persönlicher Kundensupport

Für jegliche Unterstützung und Fragen im Zusammenhang mit unserer Seminarmanagement Software, steht dir unser Support-Team zur Verfügung. Du erreichst dieses per Telefon oder Chat. Wenn du spezifische Fragen zur Nutzung und Anwendung von Yolawo hast, empfehlen wir einen Besuch in unserem Hilfe-Center. Hier findest du hilfreiche Artikel, die dir alle wesentlichen Informationen zur Nutzung unserer Online-Kursverwaltung bieten.

Testphase starten

Über unsere Seminarverwaltung werden 2,3 Mio. Buchungen jährlich abgewickelt!

Ich plane und verwalte meine Fußballcamps mit Yolawo. Dadurch werden die Camps nicht nur besser auf meiner Homepage präsentiert, ich spare auch noch jede Woche mehrere Stunden am Schreibtisch.

Florian Kneuker

Besitzer und Leiter der ProKick Fußballschule

Die Anmeldungen zu unseren Ferienfreizeit Angeboten war ein voller Erfolg. Wir mussten uns nach dem Live-Schalten auf unserer Website um nichts mehr kümmern und konnten uns so voll uns ganz auf die Vorbereitung der Freizeitangebote konzentrieren.

Lucy Waas

Leiterin Marketing SV Esting

Wir nutzen Yolawo für die Anmeldung bei unseren Schwimmkursen. Von den Teilnehmern bekommen wir durchweg eine positive Rückmeldung zur angenehmen online Buchung. Außerdem sparen wir viel Zeit bei der Verwaltung.

Christian Kaindl

Geschäftsführer SV Kirchzarten

Oft gestellte Fragen zur Seminarverwaltungssoftware

Was ist eine Software zur Seminarverwaltung?

Eine Software zur Seminarverwaltung ist eine webbasierte Lösung, die entwickelt wurde, um die Organisation und Verwaltung deiner Kurse, Schulungen und Seminare effizient online durchzuführen. Diese innovative Anwendung bietet eine zentrale Plattform, auf der du sämtliche Aspekte deiner Veranstaltungen mühelos koordinieren kannst. Von der Erstellung der Veranstaltungen und der Verwaltung der Teilnehmer:innen bis hin zur Zeitplanung und Kommunikation – alles wird in einer integrierten Umgebung vereint, um sicherzustellen, dass deine Seminare reibungslos ablaufen und ein erstklassiges Erlebnis für alle Beteiligten bieten.

Wie funktioniert die Seminarplanung mit der Software?

Die Nutzung von Yolawo ermöglicht es dir, in wenigen Schritten und mit minimalem Aufwand ein Seminar mit sämtlichen relevanten Informationen wie Ort, Datum und Zeit zu erstellen. Anschließend kannst du unkompliziert eine Buchungsmaske erstellen und diese nahtlos in deine Webseite integrieren. Auf diese Weise wird das Seminar für deine Kunden unmittelbar buchbar. Dieser effiziente Prozess erleichtert die Seminarorganisation erheblich und stellt sicher, dass deine Angebote problemlos von Interessent:innen gebucht werden können.

Kann ich auch andere Veranstaltungen mit der Softwarelösung anbieten

Ja, du kannst sämtliche Arten von Veranstaltungen über Yolawo problemlos abwickeln. Das breit gefächerte Spektrum reicht von klassischen Kursen über interaktive Workshops bis hin zu zeitgemäßen Online-Seminaren, die auch als Webinare bekannt sind. Egal, welche Art von Event du organisieren möchtest, Yolawo bietet eine flexible Plattform, um deine Veranstaltungen effizient zu verwalten und reibungslos durchzuführen.

Für welche Branchen ist die online Seminarverwaltung geeignet?

Die Software wurde ursprünglich entwickelt, um die Abwicklung von Angeboten in Sportvereinen zu unterstützen. Mit der Zeit hat sich jedoch gezeigt, dass sie auch von einer vielfältigen Bandbreite an Unternehmen genutzt wird, um ihre Kurse, Seminare und Workshops effektiv zu verwalten. Egal, ob in der Sportbranche, im Bildungswesen, im Gesundheitsbereich oder in anderen Sektoren – die Software bietet eine flexible Lösung, um Veranstaltungen optimal zu organisieren und abzuwickeln.

Brauchen meine Teilnehmenden einen Account, um sich anmelden zu können?

Eine Anmeldung für eine Veranstaltung erfordert keinen zwingenden Account. Dennoch besteht die Möglichkeit, einen Account zu erstellen, der den Vorteil einer noch schnelleren Anmeldung und eine übersichtliche Auflistung aller gebuchten Kurse bietet. Unabhängig davon, ob ein Teilnehmer einen Account hat oder nicht, besteht die Möglichkeit für die Teilnehmenden, ihre Buchungen eigenständig zu verwalten. Sie können beispielsweise Buchungen stornieren, falls sie nicht am Seminar teilnehmen können. Die Stornierungsrichtlinien kannst du als Anbieter individuell festlegen und anpassen.

Wie einfach ist das Einrichten und Nutzen der Seminarmanagement Software?

Yolawo stellt dir eine intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche zur Verfügung, die einfach zu bedienen ist. Nachdem du einen Yolawo-Account erstellt hast, kannst du direkt durchstarten, ohne zeitraubende Downloads. Das ermöglicht dir, blitzschnell von jedem deiner Geräte aus auf das Buchungssystem zuzugreifen. Die Einrichtung eines Seminars ist in wenigen Minuten erledigt und steht sofort für Buchungen bereit. Unsere effiziente Software ermöglicht es dir, den Fokus auf die Inhalte deines Seminars zu legen und gleichzeitig die Organisation mühelos zu bewältigen. Egal, ob du bereits Erfahrung als Seminaranbieter hast oder neu in der Materie bist, unsere Plattform vereinfacht das professionelle Seminarmanagement und sorgt für ein nahtloses Buchungserlebnis für deine Teilnehmenden.

Kann ich die Software vor dem Kauf testen?

Du hast die Möglichkeit, das Seminarmanagement ausführlich kostenfrei zu testen. Wenn du die Software langfristig nutzen möchtest, stehen dir unsere kostengünstigen Lizenzoptionen zur Verfügung. Solltest du zu einem Zeitpunkt entscheiden, unseren Service nicht mehr zu nutzen, kannst du ihn problemlos und ohne langfristige vertragliche Bindung beenden. Deinen Kunden steht die Nutzung von Yolawo stets kostenlos zur Verfügung, ohne dass zusätzliche Gebühren oder Provisionen pro Buchung anfallen.

Kann ich auch eine Anwesenheitskontrolle über das System durchführen?

Natürlich, nach jeder Anmeldung erhalten die Teilnehmenden einen individuellen QR-Code. Dieser wird als Anhang in der Buchungsbestätigung mitgesendet. Teilnehmende, die einen persönlichen Yolawo-Account haben, können ihre QR-Codes ebenfalls über die my.yolawo.de App abrufen. Referent:innen können die QR-Codes bequem im Übungsleiterzugang einscannen und die Teilnehmenden somit unkompliziert für das entsprechende Seminar registrieren. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, die Anwesenheit durch Markieren von Checkboxen zu bestätigen.

Bietet die Seminarverwaltungssoftware Rabattcodes an?

Ja, in der Seminarverwaltungssoftware hast du die Möglichkeit, individuelle Rabattcodes zu erstellen. Du kannst dabei selbst den Rabattcode, die Art der Erstattung, den Betrag des Rabatts und die Gültigkeitsdauer festlegen. Zusätzlich bietet die Software die Option, den Rabatt auf spezielle Angebote zu beschränken. Dies ermöglicht eine flexible Gestaltung von Rabattaktionen, um deine Veranstaltungen attraktiver zu gestalten und besondere Anreize für Teilnehmende zu schaffen.

Kann ich die Teilnehmerlisten als Excel-Datei exportieren?

Ja, indem du in deinem Yolawo-Account unter „Teilnehmende & Buchungen“ den Exportieren-Button anklickst, kannst du die Teilnehmerdaten als Excel-Datei herunterladen.