Funktionen

Noch nie war die Organisation eurer Kurse, Gruppen oder Camps so einfach

ONLINE ANMELDUNG

Schnelle Online-Anmeldung für eure Teilnehmenden

Durch die Online-Anmeldung können sich eure Teilnehmende rund um die Uhr, in nur wenigen Sekunden, zu euren Angeboten anmelden. Im Anschluss erhalten sie eine automatische Buchungsbestätigung per E-Mail. In dieser werden die wichtigsten Daten zur Buchung aufgelistet. Zusätzlich kannst du einen individuellen Textabschnitt sowie PDF-Anhänge (z. B. Checklisten) einfügen.
Außerdem haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, ihre Buchungsdaten zu verwalten und/oder ihre Buchung zu stornieren.
Viele Fragen erübrigen sich dadurch, was dein E-Mail-Postfach enorm entlastet.

Buchungsbestätigung für Teilnehmende mit Stornierungsoption
Buchungsformular für mehrere Teilnehmer

AUTOMATISIERTE Prozesse

Intelligente Funktionen übernehmen für dich die Arbeit

Durch die eigenständige An- und Abmeldung der Teilnehmenden müssen Anmeldungen nicht mehr telefonisch, per E-Mail oder gar in Papierformat entgegengenommen und bearbeitet werden.
Die Teilnehmerlisten werden vom System automatisch erzeugt und müssen nicht händisch in Excel geführt werden.
Neben der Buchungsbestätigung werden die Teilnehmenden auch automatisch über eine Umbuchung, einen frei gewordenen Platz oder bei einer Kursabsage informiert.
Zudem sorgt die intelligente Warteliste für entspannte Anmeldephasen. Ihr entscheidet selbst, ob ihr eine Warteliste anbieten möchtet, oder ob bei Erreichen der maximalen Teilnehmerzahl, die Anmeldung automatisch gestoppt wird. 
Bei der Warteliste habt ihr die Wahl zwischen der automatisierten und der manuellen Variante.

Automatisch
Bei der automatisierten Warteliste werden bei freigewordenen Plätzen die Personen auf der Warteliste chronologisch nach Ihrem Wartelistenplatz kontaktiert. Auch wenn du die Teilnehmer-Kapazität hochsetzt, wird die Warteliste chronologisch kontaktiert. Innerhalb einer von dir gewählten Zeitspanne (z. B. 24 Stunden) bleibt der Platz reserviert. Wird der Platz nicht angenommen, wird automatisch die nächste Person auf der Warteliste kontaktiert. Zu jeder Zeit kannst du das automatische Nachrücken stoppen. So verhinderst du zum Beispiel, dass kurz vor dem Start Angebots bei Stornierungen ungewollt neue Teilnehmer nachrücken.
Manuell
Bei der manuellen Warteliste werden freie Plätze nicht automatisch Teilnehmern auf der Warteliste angeboten, sondern werden von dir über den freien Platz informiert. So kannst du selbst entscheiden, wem du einen Platz anbietest.

INDIVIDUELLES DESIGN

Moderne Angebotspräsentation auf eurer Homepage

Wir bieten dir vier unterschiedliche Ansichten, die Yolawo Buchungsmaske in deine Homepage einzubinden. Außerdem kannst du die Farben anpassen, sodass sich unser System gut in das Gesamtbild deiner Homepage einordnet und du deine Angebote bestmöglich präsentierst.
Die Buchungsmasken zeigen zudem die Anzahl freier Plätze in den einzelnen Angeboten an. Potenzielle und bestehende Mitglieder sehen somit immer übersichtlich, was ihr gerade anbietet und wo es noch freie Kapazitäten gibt.

Angebotsübersicht
Die Angebotsübersicht eignet sich am besten, um Interessenten einen Gesamtüberblick über deine Angebote zu geben und diese ausführlich mit Bild und Beschreibung darzustellen.
Kalenderliste
Mit der Kalenderliste informierst du deine Homepage-Besucher schnell und übersichtlich über deine Angebote, sortiert nach den Kalendermonaten.
Wochenplan
Der Wochenplan ist ein digitaler Kursplan, der einen Überblick über die verschiedenen Angebote innerhalb einer Woche gibt und eignet sich damit perfekt für wöchentlich stattfindende Angebote.
Terminliste
Mit der Terminliste kannst du die Yolawo Buchungsmaske ganz schlicht in deine Homepage integrieren, da keine Bilder und Beschreibungen, sondern nur Buchungs-Buttons dargestellt werden.
Testbuchung durchführen
Übersichtliche Buchungsansichten: Angebotsübersicht, Terminkalender, Wochenplan
Verwaltung der Angebote und Teilnehmer

DIGITALE VERWALTUNG

Behalte stets den Überblick über eure Anmeldungen

Das Yolawo Verwaltungstool gibt dir zu jedem Zeitpunkt einen genauen Überblick über deine Angebote. Wie viele Plätze sind noch frei? Wie viele Personen sind auf der Warteliste? Wie hoch sind meine Einnahmen?
Im Verwaltungstool kannst du immer auf die Daten der Teilnehmenden zugreifen, sie bearbeiten, als Excel oder XML-Datei exportieren oder die Teilnehmenden schnell per E-Mail kontaktieren.

INDIVIDUELLER ANMELDEPROZESS

Konfiguriere die Anmeldung nach euren Bedürfnissen

Gestaltet den Anmeldeprozess frei nach euren Bedürfnissen. Mit Yolawo konfigurierst du schnell und einfach neue Fragen, die von den Teilnehmenden im Anmeldeprozess abgefragt werden. Die Buchungen erfolgen direkt auf deiner Website. Die Anmeldedaten werden verschlüsselt übertragen (SSL-Verschlüsselung).

Anmeldeformular
Konfiguriere dein Anmeldeformular selbst. Ob Geburtsdatum, Krankenkasse oder Allergie-Hinweise. Du kannst unbegrenzt Fragen in deinem Anmeldeformular hinzufügen und so alle nötigen Information vor Angebotsbeginn einsammeln.
Du kannst auch Bedingungen für einzelne Fragen erstellen und somit Verzweigungen in deinen Formularen einbauen.
Tarife
Lege verschiedene Tarife für deine Angebote an. Dadurch kannst du dein Angebot sowohl für Mitglieder und Gäste zu unterschiedlichen Konditionen anbieten.
Stornierungsregeln
Yolawo ermöglicht es dir, deine individuellen Stornierungsregeln für deine Angebote einzustellen.
Stornierungsregeln werden im folgenden Format angelegt:

Bei Stornierungen…
x – Stunden/Tage/Wochen vor Terminbeginn werden…
y – Prozent des Preises erstattet.
Einwilligungen
Ob AGBs, Datenschutzerklärungen, Einwilligungen der Eltern oder ein Lastschriftmandat – mit Yolawo holst du dir ganz einfach online die Zustimmungen deiner Teilnehmenden.
Zusatzleistungen
Du möchtest eine Frühbetreuung eines Vereins, T-Shirt oder ein Busticket zusätzlich zum Angebot anbieten? Kein Problem. Mit einer Zusatzleistung können deine Teilnehmenden solche Optionen zusätzlich bei der Anmeldung hinzubuchen.
Rabatte
Erstelle Rabattcodes, die von deinen Teilnehmenden bei der Anmeldung eingelöst werden können, um eine Vergünstigung ihre Buchung zu erhalten.
Anmeldeformular für eine neue Buchung
Zur Auswahl stehende Zahlungsmethoden: Barzahlung, Überweisung, SEPA-Lastschrift, Onlinezahlung

FLEXIBLE ABRECHNUNGSMÖGLICHKEITEN

Bestimme ob und welche Bezahlmethode angeboten wird

Unser System ermöglicht euch eine Vielzahl an Abrechnungsmöglichkeiten. So steht dir offen, ob ihr selbst mit den Teilnehmenden via Barzahlung, Überweisung oder Lastschrift abrechnet oder den Yolawo-Zahlservice nutzt. 
Eine einfache Anmeldung, z. B. für Angebote, die in der Vereinsmitgliedschaft bereits enthalten sind, ist ebenso möglich. 

Barzahlung
Möchtest du die Teilnahmegebühr von deinen Teilnehmern in Bar einsammeln, werden im Buchungsprozess keine Zahldaten, jedoch aber die Rechnungsdaten (Name, Adresse) abgefragt. Sollte ein Teilnehmer nicht erscheinen, hast du somit immer noch die Möglichkeit eine Rechnung zu stellen.
Überweisung
Wählst du die Bezahlmethode „Überweisung“ wählst, erhalten deine Teilnehmer in der Buchungsbestätigung die Anweisungen zur Überweisung auf dein Konto.
Lastschrift
Mit der Bezahlmethode „Lastschrift“ werden Kontoinhaber, IBAN und BIC während des Buchungsprozesses abgefragt. Diese Daten kannst du anschließend per Excel-Datei herunterladen und in deine Bankingsoftware (z. B. sfirm) einspielen.
Onlinezahlung
Für die Onlinezahlung nutzen wir den zertifizierten Online-Bezahldienst Stripe. Dieser ermöglicht eine schnelle, zuverlässige und sichere Zahlung direkt bei der Buchung. Stripe bietet alle relevanten Zahlungsmethoden, wie SEPA-Lastschrift, Kreditkartenzahlung, PayPal usw. Bei der Buchung eines Angebotes, können deine Teilnehmenden also selbst entscheiden, mit welcher Zahlungsmethode sie bezahlen möchten.

Teilnehmerdatenbank

Alle Teilnehmer:innen in einer Datenbank

Verwalte alle deine Teilnehmer:innen in einer integrierten Teilnehmerdatenbank, in der alle Personen gelistet werden, die sich zu einem deiner Angebote angemeldet haben.

Buchungshistorie
Schau dir die Buchungshistorie der einzelnen Teilnehmer:innen an und verfolge damit, wie sie deine Angebote annehmen.
Filterung und Auswertung
Du möchtest wissen, welche Personen im vergangenen Jahr an deinen Fitnesskursen teilgenommen haben, um ihnen eine Newsletter-Info über neue Kurse zu schicken? Dann erstelle dir in unserer Datenbank einen passenden Filter und exportiere dir die Liste dieser Personen als Excel-Datei.
Teilnehmerdatenbank im Verwaltungsbereich
Teilnehmerdatenbank mit Mitgliederverwaltung synchronisieren

Keine Insellösung

Synchronisiere Yolawo mit deiner Mitgliederverwaltung

Wir wissen, wie wichtig es ist, dass die Daten eurer Teilnehmer und Mitglieder stets auf dem neuesten Stand sind. Deshalb haben wir eine einfache Lösung geschaffen, um deine Teilnehmerdatenbank in Yolawo mit deiner Mitgliederverwaltung zu synchronisieren.

Die Synchronisation funktioniert unabhängig davon, welche Mitgliederverwaltung du nutzt. Unsere Lösung ist flexibel: Die Daten können ganz leicht per Excel-Export und Import synchronisiert werden.

Papierlose Verwaltung

Mobile Nutzung für Übungsleiter:innen

Übungsleiter:innen bieten wir einen speziellen Zugang, der für mobile Geräte ausgelegt ist. Darin können sie:

  • Teilnehmerlisten und -Daten von ihren Kursen einsehen
  • Anwesenheiten der Teilnehmenden erfassen
  • Teilnehmerlisten als Excel-Liste downloaden
  • Teilnehmer hinzufügen & stornieren
  • Teilnehmer kontaktieren
  • Termine absagen
Mobile Verwaltung der Teilnehmenden

ZUSATZFUNKTION

Yolawo Onlinezahlung

SEPA-Lastschrift
EU Kreditkarten
Sofort Überweisung
Giro-Pay
PayPal
Verschiedene Zahlmethoden
Mit dem Yolawo-Zahlservice bezahlen deine Teilnehmer bequem online – direkt bei der Anmeldung. Dabei können sie aus verschiedenen Zahlmethoden auswählen. Du bestimmst jedoch, welche Zahlmethoden ihnen zur Verfügung stehen. Es stehen SEPA-Lastschrift, Kreditkartenzahlung, Giropay, Sofortüberweisung sowie PayPal zur Auswahl.
Automatische Rückerstattung
Storniert ein Teilnehmer seine Buchung, wird ihm die Buchungsgebühr automatisch auf sein Konto zurückerstattet. Du musst dich um nichts kümmern.
Mithilfe von vorher festgelegten Stornierungsregeln, definierst du, wie hoch der Rückerstattungsbetrag, im Falle einer Stornierung, ausfällt. Es können mehrere Regeln für eine Veranstaltung definiert werden.
Beispiel:
90 % Rückerstattung bei einer Stornierung bis 14 Tage vor Terminbeginn.
50 % Rückerstattung bei einer Stornierung bis 2 Tage vor Terminbeginn.
Danach 0 % Rückerstattung.
Transparente Kontoführung
Für die Abwicklung der Zahlung nutzen wir den zertifizierten Zahlungsdienstleister Stripe, der für führende Unternehmen weltweit (z. B. Booking.com, Axel Springer oder ASOS) Online-Bezahlungen abwickelt.
Um die Online-Zahlung zu nutzen, erstellst du zu Beginn ein Stripe-Account, den du dir als ein eigenes Bankkonto vorstellen kannst. Darauf fließen alle Zahlungen deiner Teilnehmer. Das Konto verwaltest du natürlich selbst.
Im Yolawo System kannst du deinen aktuellen Kontostand und alle Kontobewegungen deines Stripe Kontos einsehen.
Außerdem kannst du das Geld, das sich auf deinem Konto befindet, jederzeit von deinem Stripe Konto auf dein verbundenes Bankkonto auszahlen.
100% Sicherheit
Unser Zahlungspartner Stripe ist Level 1 des PCI-Standards zertifiziert (DSS 3.2) – dem wichtigsten Sicherheitsstandard der Zahlungsbranche.

Häufig gestellte Fragen

Ist eine Bezahlung via Paypal über Yolawo möglich?​

Ja, ist es! Mit der Onlinezahlung (via Stripe) kannst du deinen Teilnehmenden verschiedene Zahlungsmethoden anbieten – darunter auch Paypal. Beachte dabei, dass für Paypal-Zahlungen höhere Gebühr anfallen, als bei anderen Zahlungsmethoden. Du kannst jedoch selbst entschieden, welche Zahlungsmethoden du deinen Teilnehmenden anbieten möchtest.

Weitere Fragen und Antworten findest du in unserem Help-Center

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