Funktionen

Funktionen

Noch nie war die Organisation eurer Kurse, Gruppen oder Camps so einfach

Online Anmeldung

Schnelle Online-Anmeldung für eure Teilnehmende

Durch die Online-Anmeldung können sich eure Teilnehmende rund um die Uhr, in nur wenigen Sekunden, zu euren Angeboten anmelden. Im Anschluss erhalten sie eine automatische Buchungsbestätigung per E-Mail. In dieser werden die wichtigsten Daten zur Buchung aufgelistet. Zusätzlich kannst du einen individuellen Textabschnitt sowie PDF-Anhänge (z. B. Checklisten) einfügen. 

Außerdem haben die Teilnehmenden die Möglichkeit ihre Buchungsdaten zu verwalten und/oder ihre Buchung zu stornieren

Viele Fragen erübrigen sich dadurch, was dein E-Mail-Postfach enorm entlastet.

Buchungsbestätigung
Automatisierte Verwaltung

Intelligente Funktionen übernehmen für dich die Arbeit

Durch die eigenständige An- und Abmeldung der Teilnehmenden müssen Anmeldungen nicht mehr telefonisch, per E-Mail oder gar in Papierformat entgegengenommen und bearbeitet werden.

Die Teilnehmerlisten werden vom System automatisch erzeugt und müssen nicht händisch in Excel geführt werden.

Neben der Buchungsbestätigung werden die Teilnehmenden auch automatisch über eine Umbuchung, einen frei gewordenen Platz oder bei einer Kursabsage informiert.

Zudem sorgt die intelligente Warteliste für entspannte Anmeldephasen. Ihr entscheidet selbst, ob ihr eine Warteliste anbieten möchtet, oder ob bei Erreichen der maximalen Teilnehmerzahl, die Anmeldung automatisch gestoppt wird. 

Bei der Warteliste habt ihr die Wahl zwischen der automatisierten und der manuellen Variante.

Bei der automatisierten Warteliste, werden bei freigewordenen Plätzen die Personen auf der Warteliste chronologisch nach Ihrem Wartelistenplatz kontaktiert. Auch wenn du die Teilnehmer-Kapazität hochsetzt, wird die Warteliste chronologisch kontaktiert. Innerhalb einer von dir gewählten Zeitspanne (z. B. 24 Stunden) bleibt der Platz reserviert. Wird der Platz nicht angenommen, wird automatisch die nächste Person auf der Warteliste kontaktiert. Zu jeder Zeit kannst du das automatische Nachrücken stoppen. So verhinderst du zum Beispiel, dass kurz vor dem Start Angebots bei Stornierungen ungewollt neue Teilnehmer nachrücken.
Bei der manuellen Warteliste werden freie Plätze nicht automatisch Teilnehmern auf der Warteliste angeboten, sondern werden von dir über den freien Platz informiert. So kannst du selbst entscheiden, wem du einen Platz anbietest.
Individuelles Design

Moderne Angebotspräsentation auf eurer Homepage

Wir bieten dir vier unterschiedliche Ansichten die Yolawo-Buchungsmaske in deine Homepage einzubinden. Außerdem kannst du die Farben anpassen, so dass sich unser System gut in das Gesamtbild deiner Homepage einordnet und du deine Angebote bestmöglich präsentierst.

Die Buchungsmasken zeigen zudem die Anzahl freier Plätze in den einzelnen Angeboten an. Potenzielle und bestehende Mitglieder sehen somit immer übersichtlich, was ihr gerade anbietet und wo es noch freie Kapazitäten gibt.

Die Angebotsübersicht eignet sich am besten, um Interessenten einen Gesamtüberblick über deine Angebote zu geben und diese ausführlich mit Bild und Beschreibung darzustellen.
Mit der Kalenderliste informierst du deine Homepage-Besucher schnell und übersichtlich über deine Angebote, sortiert nach den Kalendermonaten.
Der Wochenplan ist ein digitaler Kursplan, der einen Überblick über die verschiedenen Angebote innerhalb einer Woche gibt und eignet sich damit perfekt für wöchentlich stattfindende Angebote.
Mit der Terminliste kannst du die Yolawo-Buchungsmaske ganz schlicht in deine Homepage integrieren, da keine Bilder und Beschreibungen, sondern nur Buchungs-Buttons dargestellt werden.
Digitale Verwaltung

Behalte stets den Überblick über eure Daten

Das Yolawo-Verwaltungstool gibt dir zu jedem Zeitpunkt einen genauen Überblick über deine Angebote. Wie viele Plätze sind noch frei? Wie viele Personen sind auf der Warteliste? Wie hoch sind meine Einnahmen?

Im Verwaltungstool kannst du immer auf die Daten der Teilnehmenden zugreifen, sie bearbeiten, als Excel oder XML-Datei exportieren oder die Teilnehmenden schnell per E-Mail kontaktieren.

Des Weiteren könnt ihr über einen speziellen Übungsleiter-Zugang auch von unterwegs (ob in der Turnhalle oder am Skihang) auf die Teilnehmerlisten zugreifen und eine Anwesenheitskontrolle durchführen.

Individueller Anmeldeprozess

Konfiguriere die Anmeldung nach euren Bedürfnissen

Gestaltet den Anmeldeprozess frei nach euren Bedürfnissen. Mit Yolawo konfigurierst du schnell und einfach neue Fragen die von den Teilnehmenden im Anmeldeprozess abgefragt werden. Die Buchungen erfolgen direkt auf deiner Website. Die Anmeldedaten werden verschlüsselt übertragen (SSL-Verschlüsselung).

Konfiguriere dein Anmeldeformular selbst. Ob Geburtsdatum, Krankenkasse oder Allergiehinweise. Du kannst unbegrenzt Fragen in deinem Anmeldeformular hinzufügen und so alle nötigen Information vor Angebotsbeginn einsammeln.
Du kannst auch Bedingungen für einzelne Fragen erstellen und somit Verzweigungen in deinen Formularen einbauen.

Lege verschiedene Tarife für deine Angebote an. Dadurch kannst du dein Angebot sowohl für Mitglieder und Gäste zu unterschiedlichen Konditionen anbieten.

Yolawo ermöglicht es dir deine individuellen Stornierungsregeln für deine Angebote einzustellen.
Stornierungsregelen werden im folgenden Format angelegt:

Bei Stornierungen…
x – Stunden/Tage/Wochen vor Terminbeginn werden…
y – Prozent des Preises erstattet.

Ob AGBs, Datenschutzerklärungen, Einwilligungen der Eltern oder ein Lastschriftmandat – mit Yolawo holst du dir ganz einfach online die Zustimmungen deiner Teilnehmenden.

Du möchtest eine Frühbetreuung, eine Vereins T-Shirt oder ein Busticket zusätzlich zum Angebot anbieten? Kein Problem. Mit einer Zusatzleistung können deine Teilnehmenden solche Optionen zusätzlich bei der Anmeldung hinzubuchen.

Erstelle Rabattcodes die von deinen Teilnehmenden bei der Anmeldung eingelöst werden können um eine Vergünstigung ihre Buchung zu erhalten.

Flexible Abrechnungsmöglichkeiten

Bestimme ob und welche Bezahlmethode angeboten wird

Unser System ermöglicht euch eine Vielzahl an Abrechnungsmöglichkeiten. So steht dir offen, ob ihr selbst mit den Teilnehmenden via Barzahlung, Überweisung oder Lastschrift abrechnet oder den Yolawo-Zahlservice nutzt. 

Eine einfache Anmeldung, z.B. für Angebote die in der Vereinsmitgliedschaft bereits enthalten sind, ist natürlich ebenso möglich. 

Möchtest du die Teilnahmegebühr von deinen Teilnehmern in Bar einsammeln, werden im Buchungsprozess keine Zahldaten, jedoch aber die Rechnungsdaten (Name, Adresse) abgefragt. Sollte ein Teilnehmer nicht erscheinen, hast du somit immer noch die Möglichkeit eine Rechnung zu stellen.

Wählst du die Bezahlmethode “Überweisung” wählst, erhalten deine Teilnehmer in der Buchungsbestätigung die Anweisungen zur Überweisung auf dein Konto.

Mit der Bezahlmethode “Lastschrift” werden Kontoinhaber, IBAN und BIC während des Buchungsprozess abgefragt. Diese Daten kannst du anschließend per Excel-Datei herunterladen und in deine Bankingsoftware (z. B. sfirm) einspielen.

Sicher und zuverlässig Bezahlen mit dem Yolawo-Zahlservice. Hierbei bezahlen deine Teilnehmer direkt online über deine Homepage mit der Angabe Ihrer IBAN & BIC.
Abrechnungen und Rechnungstellungen werden von uns übernommen und für dich automatisiert.

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EXTRA-ZUsatzfunktion

Yolawo Online-Zahlung

Mit dem Yolawo-Zahlservice zahlen deine Teilnehmer direkt online über deine Homepage mit der Angabe Ihrer IBAN & BIC. Für die Abwicklung der Zahlung nutzen wir den zertifizierten Zahlungsdienstleister Adyen, der für führende Unternehmen weltweit (z. B. Booking.com, Easyjet, Ebay, Flixbus) Online-Bezahlungen abwickelt. Storniert ein Teilnehmer, wird ihm die Teilnahmegebühr abzüglich der von dir festgelegten Stornierungsgebühr zurückerstattet.

Die Teilnahmegebühren werden auf dem Adyen-Zahlkonto gebündelt und an dich mit jeweils einer Überweisung je Kurs/Camp/Workshop/Turnier ausgezahlt. Der Zeitpunkt der Auszahlung ist in der Regel zum Starttermin des jeweiligen Angebots. Eine Auszahlung kann auch früher initiiert werden. Zu beachten: Ab dem Zeitpunkt der Auszahlung kann unser System keine Rückerstattungen an Teilnehmer mehr handeln.

Innerhalb von 3 – 5 Tagen nach einer durchgeführten Aktivität hast du das Geld auf deinem Konto.

Deine Teilnehmer erhalten nach erfolgter Online-Zahlung mit der Buchungsbestätigung eine automatisch generierte Rechnung. Diese Rechnung erstellen wir im Auftrag von dir. Hier kannst du eine Muster-Rechnung einsehen. So hast du auch für jede Buchung einen ordnungsgemäßen Beleg.

Für die Verbuchung der Einnahmen bekommst du von uns eine monatliche Rechnungsaufstellung. Hier kannst du eine Muster-Rechnungsaufstellung einsehen.

Unser Zahlungspartner Adyen ist Level 1 des PCI-Standards zertifiziert (DSS 3.2) – dem wichtigsten Sicherheitsstandard der Zahlungsbranche.
Eine Auflistung aller Funktionen findest du hier noch einmal kompakt zusammengefasst.

Häufig gestellte Fragen

Warum ist aktuell noch keine Bezahlung via Paypal über Yolawo möglich?

Paypal wird immer beliebter. Daher steht die Implementierung auch auf unserer To-Do-Liste. Da wir bei der Priorisierung neuer Features auf das Feedback unserer aktuellen Partner vertrauen, steht Paypal als Bezahlmethode allerdings nicht ganz oben auf der Liste. Die hohen Kosten für Paypal (2,49% + 0,35€ / Transaktion), die wir analog zu den 0,35€ / Transaktion bei SEPA an dich weiterleiten, bremst bei vielen unserer Partner die Euphorie, Paypal sofort anbieten zu müssen. Das liegt auch daran, dass die Online-Zahlung über die einfache Eingabe der IBAN von Teilnehmern sehr gut angenommen wird.

Dennoch ist es unser Ziel, Paypal zeitnah als Zahlmittel verfügbar zu machen, sodass jeder Anbieter selbst entscheiden kann, ob er es anbieten möchte oder nicht.​

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