Teilnehmerlisten online erstellen
Die Verwaltung von Teilnehmerlisten kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Unsere DSGVO-konforme Teilnehmermanagement- Software von Yolawo vereinfacht die Verwaltung deiner Teilnehmerlisten, ob für Sportvereine, Schwimmschulen oder Yogastudios.
Über 1.400 Sportkursanbieter:innen vertrauen bereits auf Yolawo und sparen bis zu 70% an Verwaltungsaufwand.
Unsere automatische Teilnehmerliste ist perfekt geeignet für:
Sportvereine
Gewinne neue Mitglieder mit mit unserer modernen Software!
Schwimmschulen
Schwimmfähigkeiten maximieren, Verwaltungsaufwand minimieren!
Sportcampanbieter
Unkomplizierte Camp-Anmeldung für deine Sportbegeisterten!
Weitere Anbieter…
Du bist kein Sportkurs-Anbieter? Kein Problem!
Die Vorteile der Teilnehmermanagementsoftware auf einen Blick
Von der Kursplanung bis zur Abrechnung – alles aus einer Hand
Einfaches Kontrollieren der Anwesenheit deiner Teilnehmenden
Ab- und Anmeldungen zu deinen Angeboten erfolgen automatisiert
Einfache Erstellung von Anmeldeformularen
Automatisches Erstellen von Teilnehmer- und Wartelisten
Export der Teilnehmerlisten als Excel-Datei
DSGVO-konforme digitale Datenverwaltung und -verarbeitung
Smarte Funktionen für eine effektive Kommunikation mit deinen Teilnehmenden
Spare Zeit und reduziere die Fehlerhäufigkeit in deinem Teilnehmerlisten
Das Verwalten und Organisieren via Excel- und Papierlisten verschlingt wichtige Zeitressourcen, die du viel besser und effizienter bei der Vorbereitung deiner Kurse oder Veranstaltungen einsetzen kannst. Hinzu kommt aber noch ein weiteres Problem. Eigenständig erstellte Listen und die Verwaltung der Teilnehmenden sind sehr fehleranfällig. Es reicht schon, wenn ein Eintrag vergessen wird oder nicht in der richtigen Form erfasst werden. Auch das Aktualisieren von Daten kann hierbei schon einmal unter den Tisch fallen.
Die Folge davon sind Unübersichtlichkeit und damit hausgemachtes Chaos bei der Verwaltung und Organisation. Dank der Software von Yolawo lässt du dagegen ein intelligentes Programm für dich arbeiten. Dadurch sparst du dir dann nicht nur effektiv Zeit und reduzierst deutlich deinen Arbeitsumfang, sondern schlägst gleichzeitig auch dem nervigen Fehlerteufel ein Schnippchen. Und das Beste dabei: Neben dem Erstellen von automatischen Teilnehmerlisten optimierst du mit Yolawo als All-in-One-Lösung für eine intuitiv-moderne Veranstaltungsorganisation deine Kursplanung und dein Event-Management in sämtlichen Bereichen.
Einfache Verwaltung deiner Kurse und Teilnehmenden
Yolawo stellt dabei ganz unabhängig von der Kursart, Veranstaltungsform und teilnehmenden Personen eine umfassend effiziente Lösung dar, um deine Kurs- oder Seminarangebote zu erstellen, attraktiv anzubieten und ohne großen Aufwand zu verwalten. Dabei kannst du auf eine Vielzahl von intelligenten Funktionen und optimierenden Features zurückgreifen. Gerade die Kursplanung und die Teilnehmerverwaltung werden so nahezu zu einem Kinderspiel. Du gewinnst eine ganz neue Leichtigkeit rund um die notwendigen Organisations- und Verwaltungsaufgaben. Das sind beste Voraussetzungen für ein optimales Managen, Organisieren, Strukturieren und Verwalten deiner Angebote und den Teilnehmer:innen.
Biete deinen Teilnehmenden eine moderne Anmeldung
Veranstaltungen und Kurse erstellst du dabei mit lediglich zwei Klicks. Schneller und einfacher geht es nicht. Zudem bindest du direkt über das Programm individualisierbare Buchungs-Widgets in deine Onlinepräsenz ein. Wenn du möchtest, kannst du auch entsprechende Buchungsmöglichkeiten verlinken. Interessent:innen können sich dank dieser kundenfreundlich gestalteten Features ganz einfach und schnell anmelden und die Buchung bequem online bezahlen.
Dabei profitieren die angemeldeten Teilnehmer:innen von der transparenten Strukturierung. Denn diese erlaubt es ihnen, alle Details einzusehen. Weiterer Vorteil für die Teilnehmenden an deinen Kursen und Veranstaltungen: Die Online-Anmeldung dauert nur wenige Sekunden. Sofort nach der erfolgten Anmeldung erhalten sie die via E-Mail eine automatische Buchungsbestätigung mit allen relevanten Daten.
Wer möchte, kann als Teilnehmer:in sogar selbst die Verwaltung der eigenen Buchungsdaten in die Hand nehmen. Das vereinfacht zum Beispiel die Stornierung einer Buchung. Außerdem können sie sich selbst ein Bild von den Daten und Informationen machen. Diese Option innerhalb einer modernen Teilnehmerverwaltung via Yolawo entlastet dich als Kursanbieter:in oder Veranstaltungsorganisator:in noch ein Stück mehr.
Jetzt Anmeldeprozess vereinfachen!
Behalte den Überblick über deine Teilnehmerzahlen
Auch dieses Positivum ist nicht zu unterschätzen: Ganz ohne stressiges Telefonieren in Dauerschleife und umständlichen Excellisten behältst du durch eine automatisch generierte Teilnehmerliste jederzeit den Überblick über die Teilnehmerzahl und Kursbelegung. Gerade die automatisierten Features bringen dir dabei einen echten Mehrwert. So versendet Yolawo zum Beispiel automatisierte Bestätigungsmails, erfasst automatisch sämtliche An- bzw. Abmeldungen, informiert die auf der Teilnehmerliste aufgeführten Personen über Kursänderungen und nimmt selbstständig Updates vor.
Auch Stornierungen seitens der Teilnehmer:innen verarbeitet die Teilnehmermanagementsoftware. Falls Bedarf besteht, kannst du dir von Yolawo zusätzlich eine Warteliste für einen bestimmten Kurs oder ein geplantes Event anlegen lassen. Das erlaubt dir einen klaren Blick darauf, wie viele Personen tatsächlich beispielsweise an deinem Yogakurs gerne teilnehmen würden. Dadurch bekommst du die Möglichkeit, gegebenenfalls verschiedene Zusatzveranstaltungen zu initiieren. So effektiv kann im 21. Jahrhundert moderne Organisation und Verwaltung funktionieren.
Schöpfe die Kapazitäten deiner Kurse mit der intelligenten Warteliste aus
Die Effektivität der Option auf automatische Warteliste eröffnet dir zudem weitere Potenziale. Denn durch die Kombination von automatischen Teilnehmer- und Wartelisten kannst du stets zeitnah offene Kapazitäten durch interessierte Personen zuverlässig besetzen. Unerwartet frei werdende Kurs- oder Seminarplätze können auf diese Weise sofort von Nachrücker:innen neu besetzt werden. Yolawo bietet dir hier die Möglichkeit, sowohl eine manuelle als auch eine automatisierte Warteliste zu erstellen.
Was ist besser: die manuelle oder die automatische Warteliste?
Im Rahmen der manuellen Warteliste informierst du selbst bestimmte Wartende über die frei gewordenen Plätze. Es kommt in diesem Fall also nicht zu einer automatisch generierten Benachrichtigungen an alle Personen, die sich in die Warteliste eingeschrieben haben. Das bedeutet zwar ein wenig Mehrarbeit für dich, aber du hast in diesem Fall die volle Kontrolle darüber, wer letztendlich auf die Teilnehmerliste nachrückt und einen Platz bei der jeweiligen Veranstaltung nachträglich erhält. Entscheidest du dich stattdessen für eine automatisierten Warteliste, rücken bei freigewordenen Plätzen in der Regel stets die Personen auf den ersten Wartelistenplätzen nach.
Das Nachrücken erfolgt hier also in chronologischer Abfolge gemäß der Reihenfolge bzw. eben der Wartelistenplatzierungen. Genauso chronologisch kontaktiert das System auch dann die Wartenden, falls du die Teilnehmer-Kapazität erhöhst. Empfehlenswert ist es diesbezüglich, dass du den frei gewordenen Platz immer nur für einen gewissen Zeitraum für eine Person reservierst. 24 bis 48 Stunden stellen hier erfahrungsgemäß eine faire Befristung dar. Möchtest du kurz vor Anmeldeschluss nicht mehr, dass automatisch Nachrücker unerwartet frei gewordene Kursplätze einnehmen, stoppst du einfach das automatische Nachrücken auf die Teilnehmerliste.
Synchronisiere die Teilnehmerlisten mit deiner Mitgliederverwaltung
Du verwaltest deine Teilnehmer:innen und Wartenden dabei in einer expliziten Teilnehmerdatenbank. Durch diesen zentralen Speicherort hast du immer sofort Zugriff auf alle archivierten Daten. Das ermöglicht dir zum einen eine gezielte Filterung und Auswertung des vorliegenden Datenmaterials. Hinsichtlich der jeweiligen Buchungshistorie oder auch gezielter Newsletter-Infos kann dies für dich sehr wichtig werden. Die Teilnehmerdatenbank lässt sich in Yolawo zudem ganz einfach und schnell mit deiner Mitgliederverwaltung abgleichen bzw. synchronisieren, was das Teilnehmermanagement zusätzlich optimiert.
Maximale Sicherheit und Datenschutz für deine Teilnehmerdaten
Zum anderen erlaubt dir eine zentrale Speicherung das Implementieren umfassender Sicherheitsstandards. Selbstverständlich verarbeitet und verwaltet Yolawo alle personenbezogenen Daten von Anfang an strikt DSGVO-konform. Auch ansonsten nimmt die Datensicherheit bei unserer funktionellen Teilnehmerverwaltungssoftware den größtmöglichen Stellenwert ein. Du legst zum Beispiel explizit fest, welche Personen online Zugriff auf die Teilnehmerliste haben und etwa Seminar- oder Kursänderungen vornehmen dürfen. Außerdem lassen sich ganz unkompliziert alle sensiblen Daten in der Yolawo App hinterlegen und verwalten. Durch diesbezüglich umfassende Schutzmaßnahmen minimierst du das Risiko von Datendiebstählen.
Effiziente Teilnehmerverwaltung für Sportvereine
Da Yolawo speziell für Sportvereine entwickelt wurde, profitieren diese erheblich von der automatisierten Teilnehmerlistenerstellung und den speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Funktionen. Unsere DSGVO-konforme Lösung reduziert den Verwaltungsaufwand von Sportvereine um bis zu 70%.
Automatische Bestätigungsmails und die effiziente Verwaltung von Wartelisten verbessern die Kommunikation und nutzen offene Kapazitäten optimal. Dank zentralisierter Teilnehmerdatenbanken und hoher Sicherheitsstandards bleiben die Daten der Mitglieder stets geschützt. So können sich Sportvereine voll und ganz auf das Training und die Betreuung ihrer Mitglieder konzentrieren.
Über 1.400 Kursanbieter:innen generieren ihre Teilnehmerlisten mit Yolawo!
Welche Kosten entstehen während der Testphase?
Keine! In der Testphase kannst du die Funktionalität von Yolawo kostenlos testen.
Wann endet die kostenlose Testphase?
Die Testphase ist zeitlich unbegrenzt. Wenn du Yolawo mit echten Teilnehmenden einsetzen möchtest, musst du deinen Test-Account in einen aktiven Account umwandeln. Der Preis wird im System individuell nach deinen Bedürfnissen und gewählten Add-ons berechnet.
Fragen zur Teilnehmermanagement-Software
Kann ich Teilnehmerlisten für meine Kurse automatisch generieren?
Ja, unser System erstellt automatisch Teilnehmerlisten aus allen Personen, die sich für den Kurs angemeldet haben. Diese Listen werden in Echtzeit aktualisiert, sodass du stets auf dem neusten Stand bist. Du kannst diese Listen digital weiterverarbeiten oder ausdrucken.
Wie verwalte ich mehrere Kurse und Teilnehmerlisten gleichzeitig?
Mit Yolawo kannst du problemlos mehrere Kurse und Teilnehmerlisten gleichzeitig verwalten. Unser Buchungssystem ermöglicht es dir, für jeden deiner Kurse, sei es Schwimmen, Yoga oder Fitness, ein separates Angebot zu erstellen. Dabei kannst du aus verschiedenen Angebotstypen wählen und alle wichtigen Details wie Datum, Uhrzeit und Ort festlegen. Sobald ein Angebot erstellt ist, kannst du es auf deiner Website zur Buchung anbieten. Nach jeder Anmeldung wird der Teilnehmer automatisch der entsprechenden Liste hinzugefügt.
Wie kann ich die Anwesenheit bei Kursen überprüfen?
Du kannst die Anwesenheit deiner Kursteilnehmer:innen, dank des mobilen Zugangs, direkt vor Ort bequem über dein Smartphone oder Tablet überprüfen. Nutze die Option „Starte Checkin“, um alle anwesenden Personen einfach durch das Anklicken einer Check-Box als anwesend markieren.
Ist es möglich, Teilnehmerlisten über das System an Trainer:innen zu versenden?
Nein, das Versenden von Teilnehmerlisten an Trainer:innen ist über Yolawo nicht direkt möglich. Du hast jedoch die Möglichkeit, über die Nutzerverwaltung deinen Trainer:innen Zugriff auf ihre Kurslisten zu gewähren. So können sie mithilfe des mobilen Zugangs stets auf aktuelle Listen zugreifen und die Anwesenheit kontrollieren. Alternativ kannst du die Teilnehmerliste als Excel-Datei exportieren und per E-Mail an die entsprechenden Trainer:innen senden.
Wie kann ich meine Teilnehmerlisten sicher speichern?
Kann ich meine Teilnehmerlisten flexibel anpassen?
Gibt es eine Möglichkeit, die Teilnehmenden automatisch über die Teilnahme an einem Angebot zu informieren?
Ja, unser System bietet eine automatische Benachrichtigungsfunktion. Nach erfolgreicher Anmeldung zu einem Kurs, verschickt Yolawo direkt eine Buchungsbestätigung per E-Mail, in der nochmal alle wichtigen Kursdetails übersichtlich aufgelistet sind.
Kann ich die Teilnehmerlisten exportieren und weiterverarbeiten?
Natürlich! Yolawo unterstützt den Export von Teilnehmerlisten im Excel-Format. Diese Dateien können anschließend in anderen Programmen weiterverarbeitet oder ausgedruckt werden.