🧭 Glossar: Die wichtigsten Begriffe rund um Buchungssystem & Kursverwaltung

Ein praktischer Überblick für Vereine, Kursanbieter, Schwimmschulen und Camps, die ihre Organisation digitalisieren möchten.

Hier findest du die wichtigsten Begriffe rund um Online-Buchungen, Kursverwaltung und Vereinsdigitalisierung – mit vielen Beispielen aus der Praxis und Tipps, wie Yolawo dabei hilft, deinen Verwaltungsalltag zu vereinfachen.

• 1. Grundbegriffe & Systeme
• 2. Technische Umsetzung & Einbindung
• 3. Buchung & Teilnahme
• 4. Teilnehmermanagement & Kommunikation
• 5. Darstellung & Nutzeroberfläche
• 6. Zahlung & Rechtliches
• 7. Spezielle Buchungsoptionen
• 8. Digitalisierung & Organisation

Buchungssystem

Ein Online-Buchungssystem ist eine Software, mit der Vereine, Kursanbieter oder Veranstalter ihre Kurse, Camps oder Veranstaltungen digital verwalten und online buchbar machen. Im Gegensatz zu einem klassischen Shop-System ist ein Buchungssystem speziell auf wiederkehrende Angebote mit Teilnehmerverwaltung ausgelegt. Es automatisiert viele Schritte: Anmeldung, Zahlung, Bestätigung, Rechnungsstellung und Teilnehmerlisten.

Yolawo bietet ein Komplettsystem, das all diese Prozesse abbildet und mit einem Blick zeigt, wer gebucht und gezahlt hat.

👉Beispiel: Ein Sportverein bietet Sommer- und Herbstcamps an. Eltern buchen online über Yolawo, zahlen direkt, und der Verein sieht sofort, wie viele Plätze frei sind.

Anmeldetool

Ein Anmeldetool ist eine einfache Online-Lösung, um Daten zu sammeln – meist ohne Teilnehmerverwaltung oder Automatisierung. Es ersetzt zwar Papierformulare, führt aber oft zu zusätzlicher Handarbeit.

👉Beispiel: Ein Verein nutzt ein Google-Formular, um Namen und Geburtsdaten abzufragen. Danach müssen alle Daten manuell in Excel übertragen werden – ein Schritt, der mit Yolawo komplett entfällt.

Kursverwaltung

Die Kursverwaltung beschreibt die Organisation und Pflege aller Kurs-, Teilnehmer- und Zahlungsdaten. Dazu gehören Teilnehmerlisten, Anwesenheitskontrolle, Rechnungen und Exporte.

Ein modernes System wie Yolawo digitalisiert all das: Von der Anmeldung bis zum Export für Krankenkassen oder Förderanträge.

👉Beispiel: Eine Yogaschule verwaltet ihre 8-Wochen-Kurse mit Yolawo. Nach jeder Buchung erstellt das System automatisch eine Liste und sendet die Teilnahmebestätigung an die Krankenkasse.

Mitgliederverwaltung

Eine Mitgliederverwaltung verwaltet Stammdaten, Beiträge und Kündigungen von Vereinsmitgliedern. Sie unterscheidet sich von der Kursverwaltung, überschneidet sich aber häufig im Vereinskontext.

👉Beispiel: Ein Fußballverein nutzt eine Mitgliederverwaltung für Mitgliedsbeiträge und Yolawo zusätzlich für Feriencamps, Schnuppertrainings oder Zusatzangebote.

„System“

Wenn jemand sagt „wir haben schon ein System“, ist oft nur Excel oder ein Formular gemeint. Ein echtes System automatisiert Prozesse – von der Anmeldung über Zahlung bis zur Kommunikation.

👉Beispiel: Mit Yolawo laufen Anmeldung, Bestätigungsmail und Rechnungsstellung automatisch ab – kein manuelles Nacharbeiten nötig.

Plugin

Ein Plugin erweitert eine bestehende Website um Zusatzfunktionen. Viele Vereine nutzen WordPress-Plugins für einfache Anmeldungen, stoßen aber schnell an Grenzen: Updates, Datensicherheit und fehlende Automatisierung.

👉Beispiel: Ein Webmaster baut sich ein Anmeldesystem mit mehreren Plugins. Rechnungen, Wartelisten und Stornierungen müssen jedoch manuell gepflegt werden. Mit Yolawo läuft das automatisiert.

Webformular

Ein Webformular sammelt Grunddaten online, etwa über Google Forms oder Jotform. Praktisch für kleine Abfragen, aber ohne Automatisierung oder Teilnehmerverwaltung.

👉Beispiel: Eltern füllen ein Formular aus, der Anbieter überträgt die Daten manuell in Excel. Mit Yolawo entfällt dieser Zwischenschritt – Buchung, Zahlung und Bestätigung laufen direkt digital.

Widget / iFrame / Einbettungscode

Über ein Widget oder iFrame lässt sich ein Buchungssystem direkt in eine Website einbetten – ähnlich wie ein YouTube-Video. Besucher:innen bleiben auf der Vereinsseite, auch wenn sie buchen.

👉Beispiel: Auf der Seite eines Skivereins erscheint ein Kalender mit allen buchbaren Kursen – eingebettet über das Yolawo-Widget.

Gastbuchung

Eine Gastbuchung erlaubt Anmeldungen ohne Account. Ideal für Gelegenheitsbucher oder Eltern, die nur einmal im Jahr ein Camp buchen. Sie sorgt für eine niedrigere Einstiegshürde und mehr Buchungen.

Yolawo ermöglicht flexible Gastbuchungen, die in Sekunden abgeschlossen sind.

👉Beispiel: Eltern buchen ein Sommercamp für ihr Kind ohne Login – schnell, einfach, DSGVO-konform.

Teilnehmeraccount

Ein Teilnehmeraccount speichert persönliche Daten, Buchungen und Rechnungen. Ideal für Stammkund:innen oder Familien mit wiederkehrenden Buchungen.

👉Beispiel: Eine Mutter bucht regelmäßig Schwimmkurse für ihre Kinder. Im Yolawo-Account sieht sie alle Buchungen, Rechnungen und offenen Zahlungen.

Mehrfachanmeldung / Familienbuchung

Die Familienbuchung ermöglicht, mehrere Personen in einem Schritt anzumelden. Das spart Zeit und reduziert Fehler bei Gruppenteilnahmen.

👉Beispiel: Eltern melden ihre drei Kinder fürs Feriencamp an und hinterlegen Allergien und T-Shirt-Größen. Yolawo sammelt alle Infos in einer übersichtlichen Buchung.

Blockkurs

Ein Blockkurs umfasst mehrere aufeinanderfolgende Termine in einem festen Zeitraum.

👉Beispiel: Acht Einheiten Schwimmtraining, jeden Donnerstag um 17 Uhr – Yolawo zeigt automatisch alle Termine an und berücksichtigt Feiertage oder Ausfälle.

Drop-In

Ein Drop-In-Angebot ist eine flexible Einzelbuchung. Perfekt für spontane Teilnahmen ohne langfristige Verpflichtung.

👉Beispiel: Eine Teilnehmerin bucht spontan eine Yogastunde – direkt online über das Yolawo-Widget auf der Yogaseite.

Abo-Modell

Das Abo-Modell ermöglicht fortlaufende Teilnahme gegen regelmäßige Zahlung, etwa monatlich.

👉Beispiel: Eine Ballschule bietet ein Monatsabo für wöchentliche Sportstunden. Über Yolawo laufen alle Abbuchungen automatisiert.

Zusatzleistungen

Zusatzleistungen sind optionale Extras, die bei der Buchung hinzugebucht werden können.

👉Beispiel: Beim Fußballcamp können Eltern Frühbetreuung, Mittagessen oder ein Trikot direkt über das Yolawo-Anmeldeformular dazubuchen.

Teilnehmerliste / Export

Automatisch generierte Listen, die sich als Excel oder PDF exportieren lassen. Sie enthalten alle relevanten Daten – von Allergien bis Notfallnummern.

👉Beispiel: Die Trainerin druckt am ersten Tag die Yolawo-Teilnehmerliste aus und hat alle Infos griffbereit.

Buchungsverwaltung

Die Buchungsverwaltung ist das Herzstück eines Buchungssystems. Hier können Anbieter Buchungen einsehen, bearbeiten, stornieren oder umbuchen.

👉Beispiel: Ein Elternteil ändert nachträglich die T-Shirt-Größe des Kindes – direkt im Yolawo-Dashboard.

Stornierungsregeln

Stornierungsregeln legen fest, bis wann und unter welchen Bedingungen eine Buchung storniert werden kann.

👉Beispiel: Bis 14 Tage vor Camp-Beginn volle Rückerstattung, danach 50 % – Yolawo berechnet das automatisch.

Warteliste

Wenn ein Kurs ausgebucht ist, sorgt die Warteliste für automatische Nachrücker.

👉Beispiel: Im beliebten Tenniscamp wird ein Platz frei – Yolawo informiert und rückt automatisch das nächste Kind auf der Liste nach.

Trainerzugang

Trainer:innen und Betreuende erhalten eigene Zugänge, um ihre Teilnehmerlisten einzusehen – ohne Zugriff auf sensible Daten anderer Kurse.

👉Beispiel: Die Schwimmtrainerin öffnet ihren Yolawo-Trainerzugang und sieht, wer heute im Kurs mit dabei ist.

Kommunikation

Ein professionelles Buchungssystem versendet automatische Bestätigungen, Infos und Erinnerungen.

👉Beispiel: Nach der Buchung erhalten Eltern über Yolawo sofort eine E-Mail mit allen Camp-Infos und einer Packliste.

Buchungskalender

Der Buchungskalender zeigt alle buchbaren Kurse und Camps übersichtlich in Kalenderform.

👉Beispiel: Ein Anbieter zeigt in Yolawo alle Angebote pro Ferienwoche im Monatskalender – farblich sortiert und filterbar.

Buchungswidget

Das Buchungswidget ist die interaktive Ansicht auf der Website, über die Nutzer:innen direkt buchen können.

👉Beispiel: Auf der Vereinswebsite steht neben jedem Termin ein „Jetzt buchen“-Button – eingebettet über das Yolawo-Widget.

Wochenplanansicht vs. Kalenderansicht

Je nach Angebot wählbar: Wochenplan eignet sich für wiederkehrende Kurse, Kalender für einmalige Veranstaltungen.

👉Beispiel: Das Fitnessstudio nutzt die Wochenplanansicht, während Feriencamps in der Kalenderansicht angezeigt werden.

Zahlungsanbieter / Payment Provider

Zahlungsanbieter wickeln Online-Zahlungen sicher ab. Beispiele sind Stripe, PayPal oder Klarna.

👉Beispiel: Ein Verein nutzt Yolawo mit Stripe, um Zahlungen per Kreditkarte, SEPA-Lastschrift und PayPal anzubieten.

Online-Zahlung

Online-Zahlungen ermöglichen sofortige Bezahlung bei der Anmeldung. Kein Bargeld, keine Überweisungsfehler.

👉Beispiel: Eltern zahlen das Camp direkt bei der Buchung online – Yolawo bestätigt den Zahlungseingang automatisch.

Automatisierte Rechnungsstellung

Automatisierte Rechnungsstellung bedeutet, dass Rechnungen automatisch aus einer Buchung erzeugt und per E-Mail verschickt werden.

👉Beispiel: Nach der Anmeldung erhalten Eltern sofort eine Yolawo-Rechnung als PDF. Kein manuelles Schreiben nötig.

Auftragsverarbeitung (AVV nach DSGVO)

Die Auftragsverarbeitung regelt den Datenschutz zwischen Verein und Softwareanbieter. Der Anbieter verarbeitet Daten im Auftrag, nicht für eigene Zwecke.

👉Beispiel: Yolawo stellt jedem Verein einen rechtssicheren AVV bereit – DSGVO-konform und geprüft.

Vorbuchungsrecht

Mit einem Vorbuchungsrecht können bestimmte Gruppen sich vor allen anderen anmelden.

👉Beispiel: Kinder aus dem letzten Schwimmkurs dürfen sich zwei Tage vor allen anderen für den Folgekurs anmelden – Yolawo regelt das automatisch.

Versteckte Links

Versteckte Buchungslinks ermöglichen interne oder exklusive Buchungen.

👉Beispiel: Ein Verein schickt nur Mitgliedern einen versteckten Yolawo-Link zum Sommercamp.

Leihmaterial / Zusatzoptionen

Teilnehmende können zusätzliches Material oder Extras hinzubuchen.

👉Beispiel: Beim Skikurs buchen Eltern gleich Ski und Helm über Yolawo mit.

Vereinsdigitalisierung

Die Vereinsdigitalisierung beschreibt den Übergang von Papierlisten zu digitalen Abläufen. Das spart Zeit, minimiert Fehler und macht Angebote professioneller.

👉Beispiel: Ein Verein ersetzt Excel-Listen durch Yolawo – Anmeldungen, Zahlungen und Kommunikation laufen automatisch.

Automatisierung

Automatisierung bedeutet, dass Abläufe wie Anmeldung, Zahlung und Kommunikation ohne manuelle Eingriffe ablaufen.

👉Beispiel: Mit Yolawo läuft alles automatisch – während der Verein sich auf Training und Betreuung konzentriert.

Self-Service für Teilnehmende

Im System können Teilnehmende ihre Buchungen, Rechnungen und Daten selbst verwalten.

👉Beispiel: Eltern laden im Yolawo-Account ihre Rechnungen herunter oder ändern Kontaktdaten selbst.

Auswertungen & Statistik

Digitale Buchungssysteme liefern Einblicke in Buchungen, Einnahmen und Auslastung.

👉Beispiel: Im Yolawo-Dashboard sehen die Vereinsverantwortlichen sofort, welche Camps am beliebtesten sind.