Was Vereine beachten sollten, wenn sie selbständige und freiberufliche Übungsleiter einsetzen
Ob in Sportvereinen, Fitnessstudios oder sonst wo: Die Popularität von flexiblen Kursangeboten steigt. Gerade hierfür werden häufig externe Übungsleiter:innen eingesetzt, die nicht zwangsläufig beim Verein oder der anbietenden Organisation angestellt sind. Hierbei handelt es sich um selbstständige Trainer:innen, die auf Basis von Honorarvereinbarungen arbeiten.
Dieses Modell ist mit einigen Vorteilen verbunden. Zum Beispiel muss der Verein hierbei in der Regel keine zusätzlichen Abgaben neben dem Honorar einplanen und hat kaum bürokratischen Aufwand. Die Übungsleiter:innen hingegen bleiben durch die Selbständigkeit flexibler und können höhere Stundensätze verlangen, müssen sich aber auch selbst versichern und Steuern abführen.
Hier erfährst du, worauf es beim Einsatz von Übungsleitern auf Rechnung ankommt, welche Fehler man unbedingt vermeiden sollte und wie eine Scheinselbständigkeit vermieden werden kann.
Worauf kommt es bei der Selbständigkeit an?
Man sollte sich im Vorhinein genau anschauen, ob tatsächlich eine selbständige oder doch eine abhängige Beschäftigung vorliegt. Sollte sich bei einer Prüfung eine Scheinselbständigkeit feststellen lassen, muss der Verein damit rechnen, Sozialabgaben und Steuern nachzahlen. Das können bis zu 30 % des Honorars sein. Es gibt aber einige Kriterien, anhand derer sich gut prüfen lässt, ob es sich tatsächlich um eine freiberufliche Tätigkeit handelt:
- Die Übungsleitung ist für mehrere Vereine tätig und dementsprechend nicht von einem Auftraggeber abhängig
- Die Übungsleitung ist nicht weisungsgebunden, das heißt, sie muss keinen Vorgaben für Kurszeiten und -inhalten folgen
- Die Übungsleitung muss die Stunden nicht zwangsläufig selbst leisten, sondern kann eine vergleichbare Kraft einsetzen
- Die Übungsleitung hat keinen Anspruch auf bezahlten Urlaub, muss Abwesenheiten aber auch nicht vom Verein absegnen lassen
- Die Übungsleitung erhält lediglich für tatsächlich geleistete Stunden ein Honorar und hat keinen Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
Wichtig ist, dass es nicht reicht, im Honorarvertrag darauf hinzuweisen, dass es sich um eine selbständige Tätigkeit handelt. Die tatsächlichen Sachverhalte müssen einer Prüfung der oben genannten Kriterien standhalten, damit es sich nicht um eine Scheinselbständigkeit handelt. Falls dies nicht gegeben ist, sollte man sich überlegen, die Übungsleitung zum Beispiel auf Basis einer geringfügigen Beschäftigung anzustellen.
Ist man sich als anstellender Verein unsicher, ob es sich um eine selbständige Tätigkeit handelt, oder doch ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis vorliegt, gibt es noch eine Möglichkeit, sich Klarheit zu verschaffen: Bei der Clearingstelle kann man ein Statusfeststellungsverfahren machen. Hierbei wird von der Rentenversicherung geprüft, ob es sich um eine selbständige oder freiberufliche Tätigkeit handelt. Dies sollte am besten vor der Vertragsunterzeichnung passieren, um gegebenenfalls noch reagieren zu können.
Wie viel kann eine freiberufliche Übungsleitung verdienen?
Prinzipiell gibt es keine definierte Obergrenze für das Honorar und dieses liegt meistens über dem Stundensatz von angestellten Übungsleiter:innen. Die tatsächliche Verdiensthöhe ist aber von verschiedenen Faktoren abhängig und muss immer dem Einzelfall angepasst sein.
Wichtig ist für selbständige Übungsleiter:innen und die betreffenden Vereine aber die so genannte Kleinunternehmerregelung. Hier wird festgelegt, dass ab einem jährlichen Verdienst von 22.000 € die Mehrwertsteuer fällig wird. Das müssen die Übungsleiter:innen bei der Rechnungsstellung berücksichtigen und entsprechend aufführen.
Außerdem ist es eine Überlegung wert, den freiberuflichen Trainer:innen einen kleinen Betrag des stündlichen Honorars für die Platz- oder Hallennutzung zu berechnen, da sie diesen als externe Dienstleister lediglich mitbenutzen. Außerdem kann dies auch als Indiz für eine selbständige Tätigkeit ausgelegt werden, auch wenn es im Falle einer Prüfung natürlich keine Garantie darstellt.
Wie steht es bei selbständigen Trainer:innen um die Unfall- und Haftpflichtversicherung?
Grundsätzlich gilt auch hier: Ist die Übungsleitung Vereinsmitglied, ist darüber auch der Versicherungsschutz abgedeckt. Da es sich häufig aber um externe Trainer:innen handelt, sollte man unbedingt prüfen, ob in der Vereinsversicherung auch Übungsleiter:innen abgedeckt sind, die nicht Mitglied im Verein sind. Ist das nicht der Fall, kann man in der Regel jedoch eine günstige Zusatzversicherung abschließen. Andernfalls kann man den betreffenden Trainer:innen auch eine Vereinsmitgliedschaft zu Spezialkonditionen anbieten, sodass sie unter den Schutz der bestehenden Vereinsversicherung fallen.
Können für selbständige Übungsleitungen die Übungsleiterpauschale und Zuschüsse verwendet werden?
Grundsätzlich spricht nichts dagegen, auch für selbstständige Übungsleiter:innen zunächst den Freibetrag von 3.000 € zu verwenden. Erst, wenn diese Summe vollständig ausgeschöpft ist, muss für weitere Honorarzahlungen eine entsprechende Honorarvereinbarung abgeschlossen werden. Zum Beispiel könnte eine Übungsleitung monatlich ein Honorar von 1.000 € erhalten. In diesem Fall wären die ersten 3 Monate über die Übungsleiterpauschale abgedeckt. Ab dem 4. Monat müsste die Honorarvereinbarung abgeschlossen sein.
Kommt eine selbständige Übungsleitung über die 3.000 € im Rahmen der Übungsleiterpauschale, sollte die Selbständigkeit dem Finanzamt gemeldet werden, auch wenn man hierfür noch kein Gewerbe anmelden muss.
Vom Einsatz der Übungsleiterpauschale gänzlich ausgeschlossen sind jedoch hauptberufliche Trainer:innen im Verein, da der Freibetrag nur für nebenberufliche Tätigkeiten vorgesehen ist.Die meisten Landessportbünde fördern die Bezahlung von lizenzierten Trainer:innen. Dies gilt auch für selbständige Übungsleiter:innen und es lohnt sich definitiv, zusätzliche Informationen beim zuständigen Landessportbund einzuholen.
Beispiel aus der Praxis des TC Kirchzarten
Zum Abschluss habe ich noch ein Beispiel aus meiner Tätigkeit als Jugendwart des TC Kirchzarten, mit dem du dein Wissen auf die Probe stellen kannst:
Folgenden neuen Übungsleiter möchte ich einsetzen:
- Nur bei uns im Verein als Trainer tätig
- Wir stellen Trainingsmaterial und weisen ihm Trainingsinhalte und Zeiten zu
- Im Nebenberuf tätig, da er einen “normalen” Hauptjob ausübt
Er wollte bei uns 6 Stunden pro Woche Training anbieten. Bei 6 Stunden pro Woche und einem üblichen Stundensatz ist durchaus zu erwarten gewesen, dass die Obergrenze der Übungsleiterpauschale nicht ausreichen würde und wir uns über eine darüber hinausgehende Anstellung einigen mussten.
Was denkst du? Ist eine selbständige Trainertätigkeit auf Basis einer Honorarvereinbarung hier die richtige Lösung?
Wir haben uns schlussendlich dazu entschieden, alles über die Übungsleiterpauschale hinausgehende im Rahmen eines Minijobs abzuwickeln. Dadurch, dass der Übungsleiter nur bei uns Training geben wollte und sich an die bestehenden Trainingszeiten für die Jugend halten muss, hätte es sich wohl um eine Scheinselbständigkeit gehandelt. Auch da er als Trainer noch unerfahren war, war es uns wichtig, die Möglichkeit zu haben Impulse zu geben und ihn zu Beginn anzuleiten. Auch dies wäre nicht damit zu vereinbaren gewesen, dass selbständige Trainer:innen nicht weisungsgebunden sind. Zu guter Letzt bekommt er auch Trainingsmaterial von uns gestellt. Insgesamt kann man also sagen, dass dieser Trainer stark in das Vereinsleben und die Vereinsprozesse eingespannt wäre und eine abhängige Beschäftigung deutlich besser passt, als eine freiberufliche Tätigkeit.
Nach diesem Muster muss man immer den Einzelfall prüfen. Mit diesem Artikel habt ihr aber die nötigen Informationen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen, ob eure nächste Übungsleitung auf selbständiger Basis angestellt werden kann oder nicht.
Wissenswert:
In unserem Blog verraten wir dir auch, von welchen Faktoren die Bezahlung von Übungsleiter:innen abhängt und wie ein Übungsleitervertrag aussehen sollte.
Informiere dich außerdem darüber, wie du ein erfolgreiches Kurssystem in deinem Verein einführst.