5 Dinge, die Vereine bei der Übungsleiterpauschale beachten sollten
Übungsleiter:innen im Rahmen des pauschalen Freibetrags von bis zu 3.000 € pro Jahr anzustellen, ist eine praktische Variante, um Trainerstellen mit geringem Bürokratie- und Kostenaufwand zu besetzen.
Natürlich kann man so keine hauptberufliche Tätigkeit abwickeln, aber insbesondere für Schüler, Studierende und andere, die nebenberuflich als Trainer:in arbeiten wollen, kann dies eine sinnvolle Lösung sein.
Schließlich fallen hierbei weder für den Verein noch die Übungsleitung Steuern oder Sozialabgaben an. Mit der Obergrenze von 3.000 € ist die Übungsleiterpauschale für Trainer:innen außerdem finanziell attraktiver als die Ehrenamtspauschale (bis zu 840 € jährlich). Welche Voraussetzungen zu beachten sind, damit der Übungsleiterfreibetrag angewendet werden darf und worauf sonst noch zu achten ist, erfährst du in diesem Artikel.
1. Wie viel kann man mit der Übungsleiterpauschale verdienen?
Grundsätzlich gilt, dass die jährliche Verdienstgrenze von 3.000 € nicht überschritten werden darf, da ansonsten Nachzahlungen an Steuern und Sozialabgaben fällig werden. Außerdem gilt diese Grenze nicht pro Anstellung, sondern bezieht sich auf den Gesamtverdienst einer Übungsleitung. Das heißt, wenn ein:e Übungsleiter:in bereits bei einem anderen Verein 2.000 € im Rahmen der Übungsleiterpauschale erhält, darf dein Verein nur noch 1.000 € auszahlen.
Ob die Summe am Jahresende in Gänze ausgezahlt wird, jeden Monat 250 € oder eine ganz andere Staffelung ist hierbei egal. Außerdem gilt hier nicht der gesetzliche Mindestlohn von aktuell 12 € pro Stunde.
2. Welche Voraussetzungen müssen bei der Auszahlung der Übungsleiterpauschale erfüllt sein?
Nur gemeinnützige Vereine und Organisationen dürfen vom Freibetrag Gebrauch machen. Das heißt, für eine Tätigkeit bei Fitnessstudios und anderen privaten Sportanbieter kommt diese Variante nicht in Frage.
Die Übungsleitung muss keine Lizenz oder ähnliches vorweisen können, um für den Übungsleiterfreibetrag in Frage zu kommen. Jedoch kann der Verein für Übungsleiter:innen mit Lizenz einen Zuschuss erhalten. Es ist aber wichtig, dass die Übungsleitung tatsächlich Personen oder Trainingsgruppen betreut. Geräteeinweisung oder Verwaltungsaufgaben dürfen nicht im Rahmen der Übungsleiterpauschale bezahlt werden. Für derartige Tätigkeiten sollte man bei Interesse die Ehrenamtspauschale verwenden. Allerdings muss man sich hier vorab entscheiden, denn als Verein darf man einer Person nicht sowohl die Ehrenamts- als auch die Übungsleiterpauschale für die exakt gleiche Tätigkeit auszahlen.
Außerdem dürfen maximal 13 Wochenstunden geleistet werden, da es sich sonst nicht mehr um eine nebenberufliche Tätigkeit handelt.
3. Welche Fehler sollte man vermeiden, wenn man die Übungsleiterpauschale verwendet?
Der vielleicht häufigste Fehler ist, dass Vereine nicht im Blick haben, ob und wie viel ein:e Übungsleiter:in bei anderen Vereinen im Rahmen der Übungsleiterpauschale verdient. Dies sollte unbedingt im Vorhinein abgeklärt werden, um nicht Gefahr zu laufen, Nachzahlungen tätigen zu müssen. Am besten sollte dies auch schriftlich festgehalten werden. Theoretisch besteht keine Verpflichtung dazu, die Rahmenbedingungen der Tätigkeit über eine vertragliche Vereinbarung festzuhalten, wir empfehlen dies aber dringend. Um auch hierbei den Aufwand für Vereine gering zu halten, haben wir hierzu Vertragsvorlagen für Vereine erstellt.
Ist absehbar, dass die 3.000 € der Übungsleiterpauschale nicht ausreichen, gibt es aber auch hierfür eine praktische Lösung: Sie lässt sich ohne weiteres mit einem Minijob oder einer selbständigen Tätigkeit kombinieren. Das heißt, dass zum Beispiel die ersten 3.000 € ganz einfach über den Freibetrag ausgezahlt werden. Erst für darüber hinaus anfallende Verdienste müsste eine Übungsleitung Rechnungen schreiben oder im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung angestellt werden.
Ein weiterer üblicher Fehler ist, den Einsatzbereich der Übungsleitung nicht eindeutig und im Rahmen der vorab beschriebenen Voraussetzungen zu gestalten oder die Anzahl der erlaubten Wochenstunden zu überschreiten. Auch hierfür empfehlen wir die Verwendung einer vertraglichen Vereinbarung.
Zu guter Letzt sollte man sich vorab genau anschauen, ob tatsächlich alle Voraussetzungen für die Verwendung der Übungsleiterpauschale für nebenberuflich tätige Übungsleiter:innen erfüllt werden, oder es doch sinnvoller ist, die Ehrenamtspauschale zu verwenden. Man darf zwar gleichzeitig für eine Übungsleitertätigkeit den Freibetrag von 3.000 € erhalten und zusätzlich noch auf Basis der Ehrenamtspauschale von 840 € zum Beispiel als Jugendwart arbeiten – hierbei sollte man aber genau darauf achten, die Tätigkeitsbereiche mit der entsprechenden Bezahlung sauber zu trennen.
4. Sind Übungsleiter über die Übungsleiterpauschale automatisch versichert?
In der Regel nicht, denn: Ist die Übungsleitung Vereinsmitglied, ist die Versicherung hierdurch bereits abgewickelt. Da die Übungsleiterpauschale meistens für angehende Trainer aus der eigenen Jugend oder Studierende und Auszubildende angewendet wird, die sich etwas dazu verdienen möchten, handelt es sich meistens bereits um Vereinsmitglieder.
Falls eine externe Übungsleitung im Rahmen des pauschalen Freibetrags von 3.000 € pro Jahr angestellt werden soll, kann es sein, dass dies in der regulären Vereinsversicherung bereits abgedeckt ist. Dies sollte unbedingt geprüft werden, um andernfalls eine entsprechende Zusatzversicherung zu buchen. Dies ist in der Regel aber ohne Weiteres möglich und nicht mit größeren Zusatzkosten verbunden. Übrigens: Es ist nur ein Mythos, dass Übungsleiter:innen eine Lizenz brauchen, damit sie versichert sind.
5. Welche Formalitäten muss ich bei der Übungsleiterpauschale sonst noch berücksichtigen?
Keine! Wir empfehlen zwar, einen Vertrag aufzusetzen und einen Stundenzettel zu führen, damit es nicht zu Missverständnissen kommt und der Aufwand hierfür sehr gering ist, jedoch ist beides nicht verpflichtend. Auch die Auszahlung des Freibetrags an die Übungsleitung unterliegt, wie zuvor dargestellt, keinen Regelungen.
Zusammenfassend lässt sich also sagen: Wenn man im Vorhinein genau hinschaut, ob die (überschaubaren) Voraussetzungen erfüllt sind ist die Auszahlung des Übungsleiterfreibetrags von bis zu 3.000 € kaum mit Aufwand oder bürokratischen Hürden verbunden. Wer dann noch den geringen Aufwand betreibt, alle Vereinbarungen schriftlich festzuhalten, vermindert auch die Gefahr, dass im Nachhinein noch Probleme auftreten.
Sonderfälle und häufig gestellte Fragen
Bevor ihr zum Abschluss noch ein Beispiel aus der Praxis bekommt, haben wir hier einige Sonderfälle und häufig gestellte Fragen für euch gesammelt:
Was ist, wenn eine Übungsleitung zum Beispiel im Rahmen eines Feriencamps kurzzeitig mehr als 13 Stunden pro Woche arbeitet? Verfällt dann sofort der Status einer nebenberuflichen Tätigkeit?
Hier brauchen sich Verein und Übungsleitung keine großen Sorgen machen! Entscheidend für den Status als nebenberufliche Tätigkeit ist, dass diese im Jahresschnitt nicht mehr als 13 Stunden pro Woche in Anspruch nimmt. Es gibt zwar keine explizite Gesetzesnorm hierzu, jedoch ist die bisherige Rechtsprechung sehr arbeitnehmerfreundlich. Einzelne Ausnahmen, bei denen der zeitliche Umfang der nebenberuflichen Tätigkeit mehr als 13 Stunden pro Woche in Anspruch nimmt, sind also kein Problem!
Können Rentner die Übungsleiterpauschale in Anspruch nehmen, obwohl sie keinen Hauptberuf mehr haben? Wirkt sich der Erhalt einer Übungsleiterpauschale auf die Rentenansprüche aus?
Auch hier ist die Rechtslage sehr günstig für Vereine und Übungsleiter:innen! Für die Nebenberuflichkeit einer Tätigkeit ist nicht entscheidend, ob sie tatsächlich neben einem Hauptberuf ausgeübt wird, sondern ob sie eine hauptberufliche Tätigkeit weiterhin erlauben würde. Das heißt, auch Rentner können nebenberuflich als Übungsleiter:in tätig sein und die Übungsleiterpauschale in Anspruch nehmen, selbst wenn diese ihre einzige Tätigkeit ist.
Auf den Rentenanspruch wirkt sich dies auch nicht aus! Die Übungsleiterpauschale wird nicht als Einkommen gewertet, sondern als eine Aufwandsentschädigung. Daher hat sie keinen Einfluss auf den Rentenanspruch.
Dürfen Geflüchtete als Übungsleiter:in tätig sein und den Freibetrag erhalten?
Insbesondere für Geflüchtete, deren Asylverfahren noch läuft oder die nur einen Duldungsstatus haben, gelten sehr starre Grenzen. In der Regel ist eine Tätigkeit, auch nebenberuflich, nur zulässig, wenn die zuständige Ausländerbehörde dem zustimmt. Um den Antrag nicht zu gefährden, sollte man als Verein auch davon absehen, Aufwandsentschädigungen bar unter der Hand auszuzahlen! Hier empfiehlt es sich viel eher, die geflüchtete Person dabei zu unterstützen, bei der zuständigen Behörde die Erlaubnis für eine entsprechende Tätigkeit zu erhalten.
Erst wenn der Status “anerkannter Flüchtling” oder “Asylberechtigt” vorliegt, ist ein regulärer Zugang zum Arbeitsmarkt möglich, ohne dies separat zu beantragen.
Da es sich hier um ein sehr heikles Thema handelt, sollte man sich in jedem Fall mit der Ausländerbehörde absprechen, um folgenschwere Fehler zu vermeiden!
Muss der Verein die Übungsleiterpauschale auch auszahlen, wenn die Übungsleitung diese ohne Spenden möchte?
Theoretisch: Nein. Entscheidend für die Zulässigkeit einer Spende bzw. der zugehörigen Spendenquittung für die Übungsleitung ist nicht der tatsächliche Geldfluss.
Wichtig ist, dass der Verein ohne die Spende in der Lage gewesen wäre, die volle Summe zu zahlen, dass die Übungsleitung einen tatsächlichen Anspruch gegenüber dem Verein hatte und dass die Spende freiwillig erfolgt ist. Bestehen an einem dieser Punkte im Falle einer Wirtschaftsprüfung Zweifel, droht dem Verein im schlimmsten Fall der Entzug der Gemeinnützigkeit!
Was der Verein daher in jedem Fall vermeiden sollte, ist zum Beispiel, zuerst eine Spendenüberweisung seitens der Übungsleitung zu erhalten, um damit anschließend die Übungsleiterpauschale zu finanzieren. Auch eine Klausel im Übungsleitervertrag, die zum Verzicht auf die Auszahlung der Übungsleiterpauschale verpflichtet, sollte auf keinen Fall verwendet werden.
Rechtssichere Varianten der Rückspende sind entweder, die Übungsleiterpauschale ganz regulär auszuzahlen. Wenn die Übungsleitung anschließend den entsprechenden Betrag spendet, kann eine Spendenquittung ausgestellt werden. Oder aber, wenn Verein und Übungsleitung gänzlich auf die Auszahlung und Rücküberweisung verzichten wollen, sollte eine entsprechende Verzichtserklärung, aus der sowohl der bestehende Anspruch als auch die Freiwilligkeit der Spende hervorgehen, aufgesetzt werden.
Die Übungsleiterpauschale in der Praxis
Als Jugendwart des TC Kirchzarten bin ich neben meiner Rolle als Gründer der Yolawo Buchungsplattform auch persönlich intensiv im Kontakt mit Vereinsthemen, wie der Anstellung und Bezahlung von Übungsleiter:innen.
Beim TC Kirchzarten nutzen wir die Übungsleiterpauschale in der Praxis als Einstiegsvehikel für Schüler und Studierende, die sich als Trainer:innen erproben und entwickeln möchten. Es gibt aber auch einige nebenberufliche Trainer, die insgesamt mehr als 3.000 € Honorar für ihr Training erhalten. Hier schöpfen wir zunächst den Freibetrag von 3.000 € aus und melden sie für alle weiteren Tätigkeiten danach als Minijobber an.
Handelt es sich hierbei um Nicht-Mitglieder, sind sie über unsere Arag-Sportversicherung ebenfalls mit abgedeckt.
Mit allen Übungsleiter:innen vereinbare ich schriftlich, in welcher Höhe die Übungsleiterpauschale in Hinblick auf weitere Trainertätigkeiten ausgeschöpft werden kann.
Wissenswert:
In unserem Blog verraten wir dir auch, von welchen Faktoren die Bezahlung von Übungsleiter:innen abhängt und wie ein Übungsleitervertrag aussehen sollte.
Mehr Tipps und Tricks zur Bezahlung von Übungsleiter:innen bekommst du in unserem kostenlosen Workbook.