Vorlagen für die Übungsleiterabrechnung zum Download
Spätestens wenn eine neue Übungsleitung angestellt ist und die Arbeit aufnimmt, muss man sich mit der Dokumentation von geleisteten Stunden befassen.
Um hier Missverständnisse und Chaos zu vermeiden, empfiehlt es sich, für die Abrechnung Stundenzettel führen zu lassen. Diese können dann am Monatsende von der Übungsleitung beim Verein eingereicht werden.
Hier findest du zwei Vorlagen zum kostenlosen Download. Es handelt sich einerseits um einen klassischen Stundenzettel als Word-Datei, damit du diese noch an die Bedürfnisse deines Vereins anpassen kannst. Dieser eignet sich zum Beispiel perfekt, um nachzuhalten, wie viele Stunden im Rahmen der Übungsleiterpauschale geleistet wurden und wie viel des Freibetrags bereits ausgeschüttet wurde. Auch für unregelmäßige Abrechnungen lässt sich diese Word-Vorlage gut verwenden. Außerdem findest du hier eine Excel-Tabelle, die sich besonders eignet, wenn die Übungsleitung zum Beispiel auf Minijob-Basis arbeitet und eine monatliche Abrechnung fällig wird.
Stundenzettel (Word)
Stundenerfassung (Excel)
Diese Muster sind unverbindliche Vorschläge von Julian Eckmann, Jugend- und Sportwart beim TV Kirchzarten und Gründer des Buchungssystems für Vereine Yolawo. Eine Haftung wird ausgeschlossen.
Außerdem haben wir hier die wichtigsten Fragen und Antworten rund um die Dokumentation der Übungsleiterabrechnung für dich:
- Ist es verpflichtend, einen Stundenzettel zu führen?
Eine gesetzliche Verpflichtung hierzu gibt es nicht. Jedoch empfiehlt es sich trotzdem, die geleisteten Stunden nachzuhalten, um Missverständnisse und Unstimmigkeiten zu vermeiden. - Für welche Anstellungsformen können die Stundenzettel eingesetzt werden?
Unsere Vorlagen eignen sich sowohl für die Anstellung auf Basis der Übungsleiterpauschale als auch einer geringfügigen Beschäftigung. Einzig für eine selbständige Übungsleitung sind sie nicht verwendbar. Hier muss die Übungsleitung Rechnungen schreiben. - Wie lange sollte man die Aufzeichnungen aufbewahren?
Es gibt eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zwei Jahren. Unsere Empfehlung ist, die Dokumente länger aufzubewahren, um im Falle einer Steuerprüfung ohne Weiteres alle Fragen über geleistete Zahlungen beantworten zu können. - Wie viel sollte ein:e Übungsleiter:in im Verein verdienen?
Die Bezahlung von Übungsleiter:innen hängt von vielen Faktoren wie zum Beispiel der Qualifikation und Sportart der Übungsleitung oder der Konkurrenzsituation im näheren Umkreis ab. Eine pauschale Honorarempfehlung lässt sich daher nicht aussprechen. Allerdings findest du ausführliche Informationen zu den relevanten Faktoren der Übungsleitervergütung und einen Vergleich durchschnittlicher Verdienstmöglichkeiten in unserem Blog.
Wissenswert
In unserem Blog findest du außerdem Vertragsvorlagen für die Anstellung von Übungsleiter:innen und Informationen dazu, wieso dein Verein hauptamtliche Stellen einführen sollte.
Informiere dich außerdem darüber, wie du ein erfolgreiches Kurssystem in deinem Verein einführst.