4 Musterverträge für Übungsleiter im Sportverein
Wer Übungsleiter:innen im Verein beschäftigt, wird sich früher oder später die Frage stellen, ob es hierfür einen Vertrag braucht und wie dieser aussehen muss. Hierfür gibt es aber weder eine pauschale Antwort, noch den “einen” Mustervertrag. Schließlich sind die Bedingungen von Verein zu Verein und teilweise auch zwischen den einzelnen Übungsleiter:innen unterschiedlich.
Als Jugend- und Sportwart des TC Kirchzarten muss ich mich diesem Thema immer wieder widmen. In diesem Artikel stelle ich euch die Vertragsvorlagen zur Verfügung, die ich in meinem Verein für die verschiedenen Anstellungsverhältnisse (Übungsleiterpauschale, Mini-Job, Selbständig) einsetze. Dabei gehe ich auf die Unterschiede der Vertragsverhältnisse ein und zeige auf, wie ich Musterverträge der Landessportbünde miteinander kombiniert habe.
Konkret findet ihr hier Informationen und Vertragsvorlagen für:
Übungsleitertätigkeit auf Übungsleiterpauschale (bis 3.000 € / Jahr)
Übungsleitertätigkeit auf Minijob-Basis (520 € / Monat, früher 450 €)
Übungsleitertätigkeit auf selbständiger Basis
Vereinbarung zur Kostenübernahme von Trainerlizenzen
Schriftliche Erklärung zur Freibetragsnutzung
Diese Mustervereinbarungen sind unverbindliche Vorschläge von Julian Eckmann, Jugend- und Sportwart beim TV Kirchzarten und Gründer des Buchungssystems für Vereine Yolawo. Eine Haftung wird ausgeschlossen.
Vorlage für einen Übungsleitervertrag auf Übungsleiterpauschale
Du fragst dich, ob für Übungsleiter:innen auf Übungsleiterpauschale überhaupt ein Vertrag notwendig ist? In der Praxis werden für diese steuerfreien Aufwandsentschädigungen bis 3.000 € selten Verträge eingesetzt. Es besteht auch keine gesetzliche Verpflichtung dazu. Es kann aber durchaus sinnvoll sein, wenn man sich als Verein professioneller aufstellen will. Außerdem kann man sich als Verein so absichern, dass die Obergrenze von 3.000 € pro Übungsleiter nicht durch Einkünfte aus Tätigkeiten bei anderen Vereinen überschritten wird. Andernfalls drohen Nachzahlungen von Sozialabgaben.
Daher habe ich für diesen Fall zwei Musterverträge zum downloaden erstellt. Bei der ersten Vorlage handelt es sich um einen klassischen Vertrag für eine Übungsleitertätigkeit im Rahmen der Übungsleiterpauschale. Falls ihr keinen Vertrag aufsetzen wollt, solltet ihr dennoch eine schriftliche Erklärung zur Freibetragsnutzung erstellen, um Nachzahlungen zu vermeiden.
Welche Kriterien waren mir bei der Erstellung des Mustervertrags wichtig?
Mir war es wichtig, einen Mustervertrag zu erstellen, der alle relevanten Eckpunkte beinhaltet, aber trotzdem kompakt ist. Neue Übungsleiter:innen sollten nicht mit einem unübersichtlichen Vertragswerk abgeschreckt werden. Außerdem ist es auch für die Vereine besser, kompakte und übersichtliche Verträge zu verwenden, um die Verwaltung einfach zu halten.
Der Vertrag soll eindeutig festhalten, dass es sich um eine nebenberufliche Tätigkeit handelt, da nur hier die Übungsleiterpauschale von 3.000 € anwendbar ist. Es kommt immer häufiger vor, dass Übungsleiter:innen für mehrere Vereine aktiv sind. Daher war es mir ebenfalls wichtig, im Vertrag darauf zu verweisen, dass die 3.000 € auf die gesamte Tätigkeit einer Übungsleitung angerechnet werden, nicht die pro Verein. So möchte ich verhindern, dass eine Übungsleitung von mehreren Vereinen Zahlungen erhält, die die 3.000 € Freibetrag übersteigen. Denn in diesem Fall muss der Verein Sozialabgaben nachzahlen.
Auch wenn es in den Vorlagen des DOSB und den Landessportbundes NRW nicht Teil der Vertragsvorlagen ist, habe ich eine vertragliche Regelung zur Einreichung eines erweiterten polizeilichen Führungszeugnisses ergänzt, sofern die Trainer:innen im Kinder- und Jugendsport aktiv sind. Hierzu besteht eine gesetzliche Pflicht und mein Gedanke war, dass sich dies dann direkt mit der Vertragserstellung abwickeln lässt.
Übrigens: Vereine können Übungsleiter:innen ein Schreiben ausstellen, mit dem das Führungszeugnis kostenlos beantragt werden kann. Auch hierfür habe ich dir eine Vorlage zum Herunterladen erstellt.
Zu guter Letzt ist auch eine klare Regelung der tatsächlichen Vergütung Teil meiner Mustervorlage für den Übungsleitervertrag.
An welchen Vorlagen habe ich mich bei der Erstellung des Mustervertrags orientiert?
Bei der Erstellung der Musterverträge habe ich mich hier im wesentlichen auf die Vorlagen des Landessportbundes Nordrhein-Westfalen, des Landessportverbands für das Saarland und von Ehrenamt24 bezogen.
Insbesondere die Formulierungen der Vergütung pro Stunde als auch der Vergütung pro Jahr, so wie die Klarstellung, dass es sich um eine steuer- und sozialversicherungsfreie Abgabe handelt, habe ich übernommen. Außerdem noch die klare Formulierung, dass die Erklärung zur Verwendung des Freibetrags durch den Verein auch für folgende Kalenderjahre gilt. Neben der Auflistung der Pflichten einer Übungsleitung sind auch eine Klausel zur Kündigung und Vertragsänderungen und der vertraulichen Verwendung personenbezogener Daten aus den Vorlagen in meinen Mustervertrag geflossen.
Schwachstellen der bestehenden Vorlagen waren meiner Meinung nach, die fehlende Klausel zur Einreichung des erweiterten polizeilichen Führungszeugnisses und dass teilweise veraltete Werte zu den Freibeträgen aufgeführt werden. Außerdem fehlt eine downloadbare Word-Version, die sich noch an die eigenen Bedürfnisse anpassen lässt.
Vorlage für einen Übungsleitervertrag auf Minijob-Basis
Theoretisch muss man für Übungsleiter:innen, die geringfügiger Basis beschäftigt werden, keine vertragliche Vereinbarung aufsetzen. In diesem Fall muss man aber spätestens einen Monat nach Aufnahme der Tätigkeit einen schriftlichen Nachweis über die wesentlichen Arbeitsbedingungen einreichen. Daher ist es auch hier sinnvoller, von vornherein auf einen Übungsleitervertrag zu setzen und ich habe auch eine spezielle Vertragsvorlage für geringfügig beschäftigte Übungsleiter:innen erstellt.
Welche Kriterien waren mir bei der Erstellung des Mustervertrags wichtig?
Ich wollte eine Vertragsvorlage erstellen, die nicht nur für den Minijob gilt, sondern auch die Übungsleiterpauschale in Höhe von 3.000 € berücksichtigt. So können wir nebenberuflich tätigen Übungsleitern ermöglichen, in Summe 9.240 € pro Jahr zu verdienen, ohne dafür steuerliche oder sozialversicherungspflichtige Abgaben zu leisten. Diese Summe setzt sich aus den 3.000 € Übungsleiterpauschale und 12 mal 520 € für den Minijob zusammen.
Da wir beim TC Kirchzarten Übungsleiter:innen im Einsatz haben, die das ganze Jahr tätig sind und andere Übungsleiter:innen nur in der Sommersaison aktiv sind, habe ich die Vorlage so gestaltet, dass sie für beide Fälle anwendbar ist. Man muss nur die nicht benötigte Formulierung aus der Vorlage löschen.
Für ganzjährig tätige Trainer:innen sollen die 3.000 € der Übungsleiterpauschale mit je 250 € auf alle 12 Monate verteilt werden. Ist eine Übungsleitung nur zu Saisonzeiten aktiv, wird die Übungsleiterpauschale auf vier Monate zu je 750 € angerechnet und zusätzliche Stunden können über den Minijob abgerechnet werden. Das hat den Vorteil, dass wir die Anmeldung bei der Minijob-Zentrale nur machen müssen, wenn die 3.000 € tatsächlich erreicht werden.
In beiden Fällen sollte aber auch hier natürlich vertraglich festgehalten werden, dass die 3.000 € vollumfänglich oder nur zu einem gewissen Betrag genutzt werden können, je nachdem wie es um andere Trainertätigkeiten der betreffenden Person steht.
Außerdem war es mir auch für die Vertragsvorlage bei dieser Anstellungsform wichtig, die Pflichten der Übungsleitung klar zu definieren und die Einreichung eines erweiterten polizeilichen Führungszeugnisses zu sichern, sofern im Kinder- und Jugendbereich trainiert wird.
An welchen Vorlagen habe ich mich bei der Erstellung des Mustervertrags orientiert?
Bei der Erstellung meiner Vertragsvorlage habe ich mich erneut an der Mustervereinbarung für eine geringfügige Beschäftigung des Landessportbund NRW orientiert. Außerdem noch an der Vertragsvorlage zwischen Verein und Übungsleiter/in des LSB Berlin.
Hier hat mir gut gefallen, dass Regelungen getroffen werden, bis wann die Gehaltszahlung zu erfolgen hat und dass sich diese nicht auf Vor- und Nachbereitung anwenden lässt. Außerdem gab es in den bestehenden Vorlagen bereits die Möglichkeit, einen Stundensatz festzulegen und die Höhe von Fahrtkostenerstattung aufzuführen.
Ergänzt habe ich die unterschiedlichen Anrechnungen der Übungsleiterpauschale und klare Regelungen zu Krankheitsfällen und Urlaubsansprüchen. Außerdem sind in den betreffenden Vorlagen bisweilen veraltete Werte aufgeführt und es fehlt die Möglichkeit, eine bearbeitbare Word-Datei herunterzuladen.
Vorlage für eine Honorarvereinbarung mit selbständigen Übungsleiter:innen
Bevor du diese Vorlage für eine Honorarvereinbarung mit selbstständigen Übungsleiter:innen nutzt, solltest du zweifelsfrei sicherstellen, dass es sich hierbei tatsächlich um eine selbständige Tätigkeit handelt. Falls sich im Nachhinein herausstellt, dass es sich um Scheinselbstständigkeit handelt und doch eine abhängige Beschäftigung besteht, muss dein Verein Sozialabgaben nachzahlen. Daher war es mir in der Vorlage für meinen Verein wichtig, dass der Vertrag die Selbstständigkeit der Übungsleitung klar widerspiegelt. Im Netz findet man zahlreiche Vorlagen, die Klauseln enthalten, die deutliche Hinweise für eine abhängige Beschäftigung darstellen. Dazu liest du im nächsten Abschnitt mehr.
Welche Kriterien waren mir bei der Erstellung des Mustervertrags wichtig?
Folgende Merkmale definieren eine selbstständige Tätigkeit und sind dementsprechend in meine Vertragsvorlage geflossen:
1. Die Übungsleitung ist nicht exklusiv für meinen Verein tätig, sondern hat auch andere Auftraggeber.
2. Es besteht keine Weisungsgebundenheit. Das heißt, der Verein gibt der Übungsleitung keine Stundenzeiten, -orte, und -inhalte vor. Die Kursgestaltung obliegt der Übungsleitung.
3. Die Übungsleitung muss die Stunden nicht zwangsläufig selbst leisten, sondern kann eine vergleichbare Übungsleitung entsenden.
4. Selbstständige Übungsleiter:innen haben keinen Urlaubsanspruch und müssen Abwesenheiten nicht vom Verein absegnen lassen.
5. Selbstständige Übungsleiter:innen erhalten keine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.
An welchen Vorlagen habe ich mich bei der Erstellung des Mustervertrags orientiert?
Für meinen Mustervertrag war die Vorlage des DOSB maßgeblich.
Insbesondere die Klausel, dass die selbständigen Trainer:innen gewährleisten müssen, dass ihrerseits eine gültige Lizenz vorliegt, halte ich aus meiner Erfahrung für sinnvoll.
Was mir an der Vorlage des DOSB gefehlt hat, war, dass sie ausschließlich für nebenberuflich tätige Freiberufler genutzt werden kann. Bei uns im Verein zum Beispiel sind aber auch hauptberufliche Trainer aktiv. Außerdem werden bei uns Anfahrts- und Reisekosten im Honorar abgegolten, was ich für sinnvoller erachte, als dies separat abzurechnen. Zuletzt fehlt er Vorlage des DOSB meiner Meinung nach eine Klausel, die es ermöglicht, den Freibetrag in Höhe von bis zu 3.000 € zu verwenden.
Vorlage für eine Vereinbarung zur Kostenübernahme von Ausbildungen und Lizenzen
Als Jugend- und Sportwart ist es mir sehr wichtig, unsere Übungsleiter:innen dazu zu motivieren, sich mit Lizenzen und Ausbildungen weiter zu qualifizieren. Zum einen erhöht das die Trainingsqualität in unserem Verein und zum anderen kann dies für Interessierte und Außenstehende ein ausschlaggebendes Argument sein, sich für einen Verein zu entscheiden. Außerdem kann die Chance erhöhen, dass Trainer:innen dem eigenen Verein treu bleiben, wenn man sie auf diesem Weg aktiv unterstützt.
Viele Vereine haben mündliche Vereinbarungen mit Übungsleiter:innen, was die Übernahme von Lizenzierungskosten betrifft. Teil einer solchen Vereinbarung ist es meistens, dass die geförderte Übungsleitung nach dem Lizenzerwerb eine gewisse Zeit für den Verein als Trainer:in aktiv sein muss.
Aber auch hier halte ich es für sinnvoll, das Ganze mit einer schriftlichen Vereinbarung abzusichern. So vermeidet ihr die Gefahr von Missverständnissen.
In meiner Vorlage für eine Vereinbarung zur Kostenübernahme von Aus- und Fortbildungen, habe ich eine konkrete Anzahl an Trainingsstunden festgesetzt, die zu leisten sind. Viele Vereine setzen zum Beispiel eine Trainertätigkeit von zwei Jahren voraus.
Diese Angabe ist im Zweifelsfall eher hinderlich, je nachdem was die Lebenspläne eurer Nachwuchstrainer:innen vorsehen. Außerdem könnte ein:e Trainer:in bei dieser Formulierung in zwei Jahren entweder jeweils einen Tag trainieren, oder zwei Jahre lang täglich Training geben und hätte in beiden Fällen die Abmachung eingehalten. Zuletzt habe ich eine Klausel aufgeführt, dass für alle Stunden, die innerhalb von zwei Jahren nicht geleistet wurden, ein fester Satz an den Verein zurückgezahlt werden muss.
Im folgenden Schaubild wird deutlich, wie ein solches Modell zur Kostenübernahme aussehen kann:
Bitte beachte, dass es sich hierbei um exemplarische Werte handelt.
Mehr Tipps und Tricks rund um die Bezahlung von Übungsleiter:innen findest du in unserem kostenlosen Workbook.
Wissenswert:
In unserem Blog verraten wir dir auch, von welchen Faktoren die Bezahlung von Übungsleiter:innen abhängt und wie du in deinem Verein die Bereitschaft zur ehrenamtlichen Arbeit steigern kannst.
Informiere dich außerdem darüber, wie du ein erfolgreiches Kurssystem in deinem Verein einführst.