In 5 Schritten das Wartelistenmanagement in eurer Schwimmschule optimieren 

Als Leiter oder auch als Schwimmtrainer:in eurer Schwimmschule kennst du bestimmt auch schon das folgende Problem; die Nachfrage nach Schwimmkursen ist riesig, die Kapazitäten sind jedoch begrenzt. Wartelisten sind daher oft die unvermeidliche Lösung! Aber wie behältst du den Überblick, optimierst dein Wartelistenmanagement und sorgst dafür, dass jeder deiner Teilnehmer:innen die bestmögliche Chance bekommt, an einem eurer Schwimmkurse teilzunehmen. In diesem Artikel erklären wir dir in 5 einfachen Schritten, wie auch du das Wartelisten-Management in deiner Schwimmschule effizienter gestalten kannst.

Du nutzt bis jetzt noch keine Warteliste in deiner Schwimmschule? 

• Schritt 1: Digitale Wartelisten führen
• Schritt 2: Wartelisten transparent kommunizieren
• Schritt 3: Automatische Benachrichtigungen einrichten
• Schritt 4: Kapazitäten flexibel anpassen
• Schritt 5: Wartelisten Teilnehmer Reihenfolge bestimmen
• Fazit

Nutzt du bereits Wartelisten auf Papier, hast du bereits den ersten Schritt in die richtige Richtung für perfekt ausgelastete Kurse gemacht. Jedoch weißt du auch, dass Papierlisten, aber auch geführte Listen über Excel schwer zu verwalten sind und diese auch mal schnell unübersichtlich werden. Zudem benötigt die händische Verwaltung von Wartelisten meist auch viele Stunden an Arbeit. 

Lösung: Führe deine Wartelisten ganz einfach digital! Dadurch sparst du dir den stundenlangen Verwaltungsaufwand, hast immer von überall Zugriff darauf und verlierst ab sofort nicht mehr den Überblick darüber. Digitale Wartelisten kannst du zum Beispiel über das Kurstool Yolawo ganz einfach erstellen und auch verwalten lassen. 

Yolawo kostenlos testen!

Auch bei der Nutzung von Wartelisten können Missverständnisse gegenüber von Interessenten bestehen. Darum ist auch beim Wartelisten Management eine klare Kommunikation sehr wichtig und schafft zudem noch Vertrauen. 
Auch wenn ihr bei händisch geführten Wartelisten, diese unter dem Kurs zur Verfügung stellt, kann diese aufgrund von zu langsamer Aktualisierung zu Missverständnissen bezüglich der Wartelisten Position führen. 

Lösung: Stelle die aktuelle Warteliste als Excel neben deinem ausgebuchten Kursangebot deinen Interessenten zur Verfügung. Da dies durch zu langsamer Aktualisierung ebenso zu Missverständnissen führen kann, empfehlen wir dir die Warteliste digital direkt beim Schwimmkurs anzeigen zu lassen, welche sich automatisch aktualisiert. 

Durch automatische Benachrichtigungen kannst du den manuellen Aufwand vom Schriftverkehr vermeiden und sorgst zugleich dafür, dass keiner deiner Nachrückenden Teilnehmer:innen ihren Platz im Schwimmkurs verpassen. 

Lösung: Nutze dafür ein System, welches dir ermöglicht automatische Benachrichtigungen an deine Teinehmer zu versenden, wenn ein Platz freigeworden ist. Mit Yolawo kannst du zudem auch noch deinen einzelnen Schwimmtrainer:innen einen eigenen Zutritt über den Übungsleiterzugang zu dem Kurstool ermöglichen, wodurch auch diese mit deren Teilnehmern aus deren Kursen direkt kommunizieren können. 

Flexibilität ist der Schlüssel zur optimalen Auslastung. 

Lösung: Sofern du die Chance auf kurzfristige Erhöhung deiner Kapazitäten deiner einzelnen Schwimmkurse hast, solltest du dies bei besonders hoher Nachfrage in Erwägung ziehen. Stehen dir zu dieser Zeit auch weitere Personen aus deinem Trainerteam zur Verfügung, empfiehlt es sich auch ein spontanes Kursangebot für die Interessenten der Warteliste zu erstellen.

Manchmal will man als Schwimmschule bestimmte Interessenten aus der Warteliste aus bestimmten Gründen, wie Mitglieder der Schwimmschule, oder auch Geschwisterkinder vor anderen priorisieren oder auch bestimmte Interessenten mit einer hohen No-Show Rate oder Interessenten die bereits in vielen anderen Kursen Teilnehmer sind eher später nachrücken lassen als Neue. 

Lösung: Mit der digitalen Warteliste vom Kurstool Yolawo für Schwimmschulen kannst du selbst entscheiden, ob du eine automatische oder eben eine manuelle Warteliste bei deinen Angeboten anbieten möchtest. Zudem kannst du dir mit Yolawo bis zu 70% deines Verwaltungsaufwandes sparen. 

Für dich als Schwimmschule vielleicht auch interessant? In unserem kostenlosen Workbook findest du 10 Best Practices Rund um die Organisation und Abwicklung von Schwimmkursen.