So gestaltest du einen Übungsleitervertrag vollständig und fehlerfrei!

Es ist dir gelungen, ein:e Übungsleiter:in für eine Tätigkeit in deinem Verein zu begeistern? Dann hast du die vielleicht größte Hürde auf der Suche nach einer neuen Übungsleitung bereits genommen! Jetzt gilt es noch, die formale Abwicklung fehlerfrei zu gestalten und den Übungsleitervertrag richtig aufzusetzen. Hier erfährst du, welche Anstellungsformen überhaupt infrage kommen, welche Unterschiede es dort gibt und wie sich das auf die Gestaltung des Übungsleitervertrags auswirkt.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um Übungsleiter:in werden zu können?

Es kann natürlich nicht schaden – ganz im Gegenteil, aber es ist trotzdem nicht zwingend notwendig, dass neue Übungsleiter:innen bereits über eine abgeschlossene Lizenz, Ausbildung oder ein Studium verfügen.


Sofern Vorstand und Abteilungsleitung eine neue Übungsleitung für ausreichend befähigt halten, kann eine Übungsleitertätigkeit auch ohne Lizenzen und Ähnliches begonnen werden. In der Regel muss der/die neue Übungsleiter:in jedoch den DOSB Ehrenkodex unterschreiben und ein erweitertes Führungszeugnis einreichen. Insbesondere die letztgenannte Maßnahme sollte von jedem Verein unbedingt durchgeführt werden, um den Schutz der Kinder zu gewährleisten. Mit einem entsprechenden Dokument vom Verein über die ehrenamtliche Tätigkeit mit Kindern und Jugendlichen ist dies auch nicht mit zusätzlichen Kosten verbunden.

Welche vertraglichen Regelungen gelten je nach Anstellungsart?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Übungsleitertätigkeit formal zu regeln. Jede Anstellungsart hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, aber vor allem andere Ansprüche an die Vertragsgestaltung. Soll ein:e Übungsleiter:in als Teil- oder Vollzeitkraft angestellt werden, gilt es, einen klassischen Arbeitsvertrag aufzusetzen. Wenn eine Anstellung in diesem Umfang nicht gewünscht oder möglich ist, gibt es natürlich auch die Variante, eine neue Übungsleitung auf Basis einer geringfügigen Beschäftigung anzustellen. Hierbei reicht dann ein etwas weniger umfangreicher Minijobvertrag aus.


Ebenso ist es möglich, auf Basis einer Honorartätigkeit zusammenzuarbeiten. Dies hat für den Verein den Vorteil, die Übungsleitung nicht beim Finanzamt oder der Sozialversicherung melden zu müssen oder Steuern und Sozialabgaben zu zahlen. Hierfür ist die Honorarkraft selbst verantwortlich. Die Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit werden in diesem Fall in einem Honorarvertrag festgehalten.


Insbesondere um auch jüngere Leute für eine Übungsleitertätigkeit zu begeistern, kann es sinnvoll sein, dies im Rahmen eines Freiwilligen Sozialen Jahres zu ermöglichen und in einer Vereinbarung zum FSJ festzuhalten.

Wo liegt der Unterschied zwischen Honorarkräften und Festangestellten?

Vor der Ausgestaltung der vertraglichen Vereinbarung zur Übungsleitertätigkeit ist es wichtig, korrekt zu beurteilen, ob es sich um eine selbstständige oder abhängige Beschäftigung handelt. Ob beabsichtigt oder nicht, bei einer Scheinselbstständigkeit kann es zu hohen Nach- und Strafzahlungen kommen.


Eine Honorarkraft zeichnet sich dadurch aus, dass sie nicht in einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis steht, sondern selbstständig ist. Konkret bedeutet das, sie hat einerseits unternehmerische Entscheidungsfreiheit, muss aber andererseits selbst (monatliche) Rechnungen an den Verein stellen. Außerdem führt eine Honorarkraft das Training in eigener Verantwortung durch und ist hierbei nicht weisungsgebunden.

Was sollte der Honorarvertrag beinhalten?

Einen Honorarvertrag kann man natürlich auch selbst aufsetzen, wenn Vorlagen nicht ganz passgenau für die spezifischen Rahmenbedingungen sind. Es gibt einige Inhalte, die jedoch in keinem Honorarvertrag fehlen sollten. Dazu zählen:

 

  • Kontaktdaten des Auftraggebers und Auftragnehmers
  • Beginn des Vertrages
  • Länge der Gültigkeit des Vertrags und Frist zur Auflösung
  • Zeitlicher Rahmen der Tätigkeit
  • Beschreibung der Tätigkeit
  • Festlegung des Honorars
  • Klausel, dass dafür monatlich eine Abrechnung vorzulegen ist
  • Kontodaten des freien Mitarbeiters
  • Klausel dazu, dass es sich um eine nebenberufliche, selbstständige Tätigkeit handelt
  • Bestätigung, dass der Begünstigte nicht bereits bei einem anderen Verein oder Auftraggeber von dem Freibetrag von 3000 Euro profitiert, da die Übungsleiterpauschale jährlich nur einmal angerechnet werden kann
  • Versicherung, dass Angaben wahrheitsgemäß sind und Verpflichtung, Änderungen mitzuteilen

 

Falls der Verein außerdem eine gültige Lizenz zur Voraussetzung hat, sollte eine Klausel ergänzt werden, dass die Übungsleitung selbst für die fristgerechte Erneuerung der Lizenz verantwortlich ist. Auch über die Lizenznummer sollte sich der Verein informieren lassen, da er nur so einen Lizenzzuschuss für die Bezahlung erhalten kann.

Wie gestaltet man eine Vereinbarung zur Bezahlung der Lizenz?

Es ist nicht unüblich, neuen Übungsleiter:innen Lizenzen und Übungsleiterscheine zu bezahlen, sofern diese noch nicht vorhanden sind. Das kann einerseits ein wichtiges Argument sein, um neue Übungsleiter:innen zu überzeugen und andererseits auch im Interesse des Vereins sein, da so die Trainingsqualität noch gesteigert werden kann. Häufig wird dies an eine Mindestdauer geknüpft, die eine Übungsleitung für den Verein tätig sein muss. So kann sich der Verein absichern, dass eine Übungsleiter:in nicht nur die Unterstützung für den Lizenzerwerb in Anspruch nimmt und anschließend zum Beispiel zu einem kommerziellen Sportanbieter wechselt.

 

Diese Vereinbarung sollte auf jeden Fall ebenfalls schriftlich festgehalten werden und folgende Punkte beinhalten:

  • Kontaktdaten der Parteien, zwischen denen die Vereinbarung geschlossen wird
  • Name der Lizenz und Höhe der Kosten
  • Klausel, dass die Vereinbarung nur bei erfolgreichem Abschließen der Lizenz und Vorlage beim Verein gilt
  • Länge der Mindestdauer der Übungsleitertätigkeit
  • Klausel, dass bei Nichterfüllung die Kosten dem Verein zurückgezahlt werden müssen

 

Bei der Vertragserstellung und der Auswahl der richtigen Anstellungsform gibt es also einige Formalitäten zu beachten. Jedoch ist dies auch ohne juristische Kenntnisse möglich. Mit diesem Blogartikel hast du bereits die wichtigsten Informationen und Hilfestellungen erhalten, um deine nächste Übungsleitung rechtssicher anzustellen.

Wissenswert:

In unserem Blog verraten wir dir auch, von welchen Faktoren die Bezahlung von Kindersportrainer:innen abhängt und wie du in deinem Verein die Bereitschaft zur ehrenamtlichen Arbeit steigern kannst.


Informiere dich außerdem darüber, wie du ein erfolgreiches Kurssystem in deinem Verein einführst.

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