Alles rund um die Mitgliederversammlung im Verein
Jeder eingetragene Verein muss laut Gesetz mindestens zwei Organe haben: den Vorstand und die Mitgliederversammlung. Die Mitgliederversammlung oder MV ist in Vereinen das oberste Organ. Sie wird auch Hauptversammlung oder Jahresversammlung genannt. Die Mitglieder des Vereins treffen sich, um über anstehende Vereinsangelegenheiten zu entscheiden. In diesem Artikel erfährst du alles Wissenswerte rund um die Mitgliederversammlung im Verein. Wir erklären dir, wie eine MV abläuft, wie man sie richtig vorbereitet, wie Beschlüsse gefasst und beurkundet werden und welche Besonderheiten es bei der Mitgliederversammlung im Verein zu beachten gibt.
Das Wichtigste auf einen Blick
Wir haben die wichtigsten Informationen rund um die Mitgliederversammlung für dich zusammengefasst:
Zweck
Die Mitgliederversammlung im Verein trifft demokratische Entscheidungen, die das Vereinsleben betreffen. Dadurch erhalten alle Vereinsmitglieder die Gelegenheit, ihren Verein aktiv mitzugestalten. So wird garantiert, dass sich der Verein im Sinne der Mitglieder entwickelt.
Gesetzliche Vorgabe
Die MV ist laut § 32 ff des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) Pflicht für einen eingetragenen Verein. Die MV muss regelmäßig einberufen und durchgeführt werden.
Intervalle
Das Intervall für die MV wird in der Vereinssatzung festgelegt. Häufig wird dort ein jährlicher Termin für die ordentliche Mitgliederversammlung vorgesehen, wobei dieses Intervall bei Bedarf auch kürzer gefasst werden kann. Zusätzlich kann eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen werden, wenn außerhalb des Intervalls dringende Entscheidungen getroffen werden müssen.
Zuständigkeitsbereiche
In § 32 des BGB ist festgelegt, dass die MV all diejenigen Angelegenheiten regeln muss, die nicht durch andere Vereinsorgane übernommen werden. In der Vereinssatzung können verschiedene Aufgaben zwar an andere Vereinsorgane wie den Vorstand verteilt werden, doch die vollständige Abschaffung der MV ist gesetzlich nicht gestattet.
Aufgaben
Typische Aufgaben der MV können sein:
- Änderungen an der Vereinssatzung
- Beschluss der Beitragshöhe, Beitragsordnung, Vereinsordnung
- Änderung des Vereinszwecks
- Entscheidungen über Haushaltspläne und Vergütung des Vorstandes
- Wahlen von Vorstand, Kassenprüfer, Beirat und anderen Vereinsorganen
- Entlastung des Vorstands
- Kontrolle der Vereinsorgane und Entgegennahme von Rechenschaftsberichten
- Entscheidungen über Auflösung oder Fusion des Vereins
Ob die MV diese oder abweichende Aufgaben übernimmt, kann in der Vereinssatzung individuell bestimmt werden.
Einladung
Die Einladung zur MV muss penibel den Regelungen folgen, die in der Vereinssatzung festgelegt wurden. Andernfalls können die gefassten Beschlüsse angefochten werden. Die Vereinssatzung bestimmt, wer zur Einladung berechtigt ist, in welcher Form die Einladung erfolgen muss und wie lange vor dem Termin die Einladung herausgegeben werden muss.
Abstimmungen
Jedes Mitglied hat in der Regel eine Stimme, mit der es in der MV abstimmen darf. Für die meisten Entscheidungen genügt eine relative Mehrheit. Alle Mitglieder dürfen abstimmen.
Der Ablauf einer Mitgliederversammlung
Die Mitgliederversammlung wird vom Versammlungsleitenden geführt und erfolgt gemäß einer festgelegten Tagesordnung. Ziel ist, dass alle Aufgaben des Vereins erfüllt und alle anstehenden Entscheidungen getroffen werden. Alle Vereinsmitglieder dürfen vorab Anträge stellen, ihre Meinung frei äußern und an Abstimmungen teilhaben.
Versammlungsleitung
Die Versammlungsleitung übernimmt eine gewählte Person innerhalb des Vereins. Versammlungsleiter:innen haben die Aufgabe, die Versammlung zu planen und die Teilnehmenden durch die MV zu führen. Sie:
- eröffnen und schließen die MV
- stellen fest, ob die Einberufung ordnungsgemäß erfolgt ist
- stellen fest, ob die MV beschlussfähig ist
- geben die Tagesordnung bekannt und genehmigen sie
- führen die MV durch die Tagesordnungspunkte
- regeln Redezeiten und erteilen Vereinsmitgliedern das Wort
- greifen bei Störungen ein, z. B. durch Mahnung oder Ausschluss
- achten auf Gleichbehandlung aller Mitglieder
Tagesordnung
Für jede MV muss eine Tagesordnung festgelegt werden. Im Idealfall wird sie bereits in der Einladung an alle Mitglieder weitergegeben. So wird sichergestellt, dass alle Mitglieder die Chance bekommen, sich genügend auf die Versammlung vorzubereiten.
Die Tagesordnung könnte folgende Punkte umfassen:
- Begrüßung durch Versammlungsleiter
- Geschäftsbericht des Vorstandes für das abgelaufene Geschäftsjahr
- Kassenbericht des Kassenwarts oder Schatzmeisters
- Berichte der Prüfer (z. B. Kassenprüfer)
- Diskussionen zu den Berichten
- Entlastung des Vorstandes
- Genehmigung des aktuellen Haushaltsplans
- Abstimmungen
- Wahlen
- Abschluss der Versammlung
Abstimmungen
Auf der MV werden alle wichtigen Entscheidungen getroffen, die das Wirken und die Ausprägung des Vereins bestimmen. Alle Mitglieder dürfen über Beschlüsse abstimmen.
Die Vorbereitung und Einladung zur Versammlung
Die Vereinssatzung regelt, wie die Einladung Mitgliederversammlung aussehen soll und wann diese erfolgen muss. Diese Formalitäten zu beachten hat oberste Priorität – denn wenn sich ein Fehler im Einladungsprozess herausstellen sollte, kann dies dazu führen, dass alle während dieser MV gefassten Beschlüsse nachträglich ungültig werden. Die Folge wäre, dass eine neue und korrekte Einberufung zur MV erfolgen müsste, um die Beschlüsse erneut zu fassen.
Einladungsfrist
Im Gesetz ist nicht fix vorgegeben, wie lange vor der Mitgliederversammlung du die Einladungen versenden musst. Hier heißt es nur, dass du eine angemessene Frist wählen sollst. In der Praxis hat sich eine Frist von mindestens zwei Wochen etabliert – du kannst aber selbstverständlich auch einen längeren Zeitraum einplanen. In der Vereinssatzung kann eine exakte Frist festgelegt werden, an die du dich dann halten musst. Wichtig ist, dass alle Mitglieder die gleiche Chance bekommen, sich auf die Veranstaltung vorzubereiten. Sie müssen den Termin sinnvoll einplanen können, weshalb du nicht zu kurzfristig einladen solltest. In manchen Fällen möchten sich Mitglieder auch noch auf den Termin vorbereiten, z. B. um einen Antrag einzubringen oder ein Thema zu recherchieren.
Versand der Einladung
Egal, wie die Frist im Einzelfall festgelegt wurde: Wichtig ist, dass ausnahmslos alle Mitglieder ihre Einladung rechtzeitig erhalten. Andernfalls werden die Beschlüsse der MV anfechtbar. Die Ausnahme von dieser Regel ist, wenn ein Mitglied umgezogen ist oder die E-Mail-Adresse gewechselt hat, ohne diese Änderung bei dir zu melden. Du bist nur in der Pflicht, Einladungen an die letzte bekannte Adresse zuzustellen.
Die Einladung musst du an alle teilnahmeberechtigten Mitglieder schicken. In der Regel schließt das neben den aktiven Mitgliedern auch fördernde oder passive Mitglieder sowie Ehrenmitglieder ein. Auch minderjährige Mitglieder erhalten eine Einladung zur MV. Obwohl die Einladung per Zeitungsannonce oder mündlich am Telefon möglich ist, stellst du sie am besten für jedes Mitglied schriftlich aus. So kann jede Person in Ruhe alle Details nachlesen und sich angemessen vorbereiten.
Die schriftliche Einladung kann per Brief oder per E-Mail zugestellt werden. Da die elektronische Zustellung per Mail am schnellsten geht, wählen viele Vereine bevorzugt diese Variante. Versendest du die Einladung über einen Verteiler, der alle Vereinsmitglieder enthält, stellst du sicher, dass alle Schreiben ungefähr zeitgleich ankommen. Außerdem dauert der Versand nur kurze Zeit, sodass dir die Einhaltung der Einladungsfrist auf diesem Weg leichter fällt. Zudem kannst du später elektronisch nachweisen, dass du alle Einladungen korrekt verschickt hast. Beim Versand per Brief solltest du einige Tage früher beginnen, um die rechtzeitige Zustellung für alle Schreiben zu gewähren. Generell spricht nichts dagegen, dass die Einladungen schon einige Zeit vor der Einladungsfrist verschickt werden, wenn du mit den entsprechenden Vorbereitungen fertig bist.
Inhalt der Einladung
Die Einladung zur Mitgliederversammlung muss alle wichtigen Informationen enthalten. Dazu zählen:
- Termin der Veranstaltung
- Ort der Veranstaltung
- Tagesordnung
- Information über Einreichung von Anträgen
- Information über geplante Satzungsänderungen
- ggf. Anleitung für die Teilnahme an virtuellen Veranstaltungen
Beschlüsse korrekt fassen und beurkunden
Die korrekte Beschlussfassung ist wichtig, damit Entscheidungen im Nachhinein nicht anfechtbar sind.
Mehrheiten
Für allgemeine Entscheidungen muss eine relative Mehrheit vorliegen, damit diese beschlossen werden können. Das bedeutet, dass der Vorschlag gewinnt, der die meisten Stimmen bekommt. Satzungsänderungen werden nur mit einer Mehrheit von 75 % angenommen. Soll der Vereinszweck geändert werden, müssen alle Mitglieder diesem Vorhaben zustimmen.
Stimmabgabe
Grundsätzlich sind sowohl offene Abstimmungen per Handzeichen als auch schriftliche oder geheime Abstimmungen für Vereine zulässig. In der Satzung kann festgelegt werden, welche Art der Stimmabgabe genutzt werden soll. Die Versammlungsleitung hat die Aufgabe, das Ergebnis der Abstimmung festzustellen.
Anzahl der Stimmen
Jedes Mitglied hat eine Stimme für jede Abstimmung. Ausnahmen sind möglich, z. B. für besondere Rollen im Verein.
Beurkundung
Die Veranstaltung sollte in einem Protokoll festgehalten werden, welches zumindest die wichtigsten Eckpunkte wie Beschlüsse und Wahlergebnisse enthält. Außerdem sollten Datum und Ort der Veranstaltung enthalten sein. So kann später zweifelsfrei nachvollzogen werden, welche Entscheidungen getroffen wurden. Durch die Unterzeichnung von Protokollführer:in und Versammlungsleiter:in wird das Protokoll beurkundet. Änderungen sind möglich, dürfen jedoch nur nach Zustimmung aller Unterzeichner:innen erfolgen.
Besonderheiten der Mitgliederversammlung im Verein
Regulär bedeutet Mitgliederversammlung im Verein, dass sich die Mitglieder einmal im Jahr zu einer ordentlichen MV treffen, um über die anstehenden Angelegenheiten zu sprechen. Diese Intervalle sind in der Satzung festgehalten und müssen regelmäßig stattfinden. Die Versammlung kann persönlich oder als digitale oder hybride Veranstaltung stattfinden. Zudem kann eine außerordentliche MV einberufen werden. Die Protokollierung der Veranstaltung ist in jedem Fall zu empfehlen, auch wenn keine wichtigen Entscheidungen getroffen werden.
Digitale und hybride Veranstaltungen
Eine digitale oder virtuelle Veranstaltung findet vollständig ohne persönliche Anwesenheit vor Ort statt und wird über digitale Kommunikationsmittel durchgeführt, z. B. als Videokonferenz, Chat oder Telefonkonferenz. Eine hybride Veranstaltung findet vor Ort statt, bietet aber zusätzlich die Möglichkeit, dass Teilnehmende sich auf elektronischem Weg zuschalten, statt persönlich zu erscheinen. Beide Varianten sind zulässige Alternativen zur herkömmlichen MV vor Ort. Wichtig für dich ist, dass die hybride Veranstaltung immer möglich ist, sofern du in der Einladung darauf hinweist. Die rein virtuelle Variante hingegen muss zuerst durch einen Beschluss der Mitgliederversammlung genehmigt werden.
Außerordentliche Mitgliederversammlung
Außerordentliche MVs können notwendig werden, wenn zwischen den regulären Terminen dringende Entscheidungen anfallen. Die außerordentliche MV kann von Mitgliedern per Antrag eingefordert oder vom Vorstand verordnet werden. Per Gesetz genügt es, wenn 1/10 der Mitglieder die Einberufung fordert. Wichtig: Auch für außerordentliche MVs gilt die Einladungsfrist aus der Vereinssatzung. Es darf jedoch eine abweichende Frist für außerordentliche Veranstaltungen festgelegt werden.
Mit einer Vereinssoftware den Vereinsalltag managen
Neben der Mitgliederversammlung stehen im Vereinsalltag natürlich noch viele organisatorische Aufgaben an. Hierzu zählt neben der Mitgliederwerbung und -bindung natürlich auch die Kommunikation mit Bestandsmitgliedern, die Angebotsverwaltung, das Marketing und der Kernbereich jeder Vereinstätigkeit: Die Durchführung der Vereinsangebote.
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