Kassenbericht für Vereine: Ein Leitfaden für die Finanztransparenz in deinem Verein

Was ist ein Kassenbericht?

Es handelt sich um eine schriftliche Aufstellung aller Einnahmen und Ausgaben des Vereins. Der Bericht spiegelt die finanzielle Situation der Organisation nachvollziehbar wider. Außerdem informiert er über den aktuellen Kassenbestand.

Warum ist ein Kassenbericht wichtig?

Der Kassenbericht für Vereine ist gesetzlich nicht unbedingt erforderlich, sollte aber dennoch gewissenhaft geführt werden. Die Berichterstattung bereitet zwar Arbeit, schafft aber auch Klarheit. Deshalb entscheiden die meisten Vereine sich dazu, Schatzmeister:innen zu ernennen, die sich um die Buchführung und Berichterstattung kümmern.

Der Bericht bietet Vereinen mehrere Vorteile. Er schafft Transparenz und bessere Kontrolle über die finanziellen Aktivitäten und erleichtert das Liquiditätsmanagement. Zudem hilft der Bericht bei der Entscheidungsfindung, z. B. wenn über neue Investitionen oder Förderprogramme entschieden werden soll. Herrscht jederzeit Klarheit über die Finanzen, können informierte Entscheidungen getroffen werden, die dem finanziellen Spielrahmen des Vereins gut entsprechen. Hinzu kommt, dass der Vereinsvorstand eine Rechenschaftspflicht gegenüber den Mitgliedern hat. Das bedeutet, dass Mitglieder Auskunft über die finanziellen Mittel des Vereins verlangen dürfen. Liegt ein sorgfältig geführter Bericht über die Finanzen vor, kann dieser Pflicht mühelos nachgekommen werden.

Welche Informationen gehören in einen Kassenbericht?

Ein Kassenbericht für Vereine muss nicht kompliziert sein. Im Prinzip handelt es sich um eine simple Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Der Bericht listet alle Einnahmen und Ausgaben auf und informiert über den Kassenstand zu Beginn und Ende des Betrachtungszeitraums. Außerdem muss er das Datum der Berichterstattung enthalten.

Wie oft sollte ein Kassenbericht erstellt werden?

Der ideale Zeitraum hängt vom Bedarf deines Vereins ab. In der Regel genügt es, wenn der Kassenbericht einmal im Jahr erstellt wird. Dieses Intervall stimmt bei den meisten Vereinen auch mit der Jahreshauptversammlung überein. Das ist deshalb relevant, weil der Bericht üblicherweise dort den Mitgliedern präsentiert wird. Du kannst aber auch einen anderen Zeitraum mit dem Verein abstimmen. Das könnte z. B. dann notwendig sein, wenn in deinem Verein sehr viele Transaktionen stattfinden, weil der Verein besonders groß oder aktiv ist. Ein kleineres Intervall könnte in solchen Fällen dabei helfen, dauerhaft einen besseren Überblick über die Finanzen zu behalten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines Kassenberichts

Am besten gelingt dir die Kassenführung im Verein, wenn du Buchhaltungssoftware oder Vereinsverwaltungsprogramme nutzt. Hier sind bereits alle nötigen Schritte enthalten, die du für deine Buchhaltung benötigst. Zudem können solche Programme automatisch einen Kassenbericht für dich generieren. Du kannst dich natürlich auch gegen die Verwendung eines Tools entscheiden, z. B. um zusätzliche Ausgaben zu vermeiden. In diesem Fall kannst du deinen Bericht manuell erstellen. Wir erklären dir die notwendigen Schritte. Wenn du diese Regeln befolgst, kannst du deinen Bericht unkompliziert und ohne Spezialsoftware erstellen.

Schritt 1: Sammle alle relevanten Unterlagen

Die Grundlage für deinen Bericht sind Nachweise über die Einnahmen und Ausgaben. Sammle deshalb alle diesbezüglich relevanten Dokumente und bewahre sie sorgfältig auf. Wenn du die Belege nummerierst, kannst du sie anschließend im Kassenbuch referenzieren. Relevante Unterlagen können sein:

• Kontoauszüge des aktuellen Berichtszeitraums
• Informationen über laufende Daueraufträge
• Rechnungen über Einkäufe und Dienstleistungen
• Laufende Verträge wie Mietverträge oder Versicherungen
• Belege über Einnahmen wie Mitgliedsbeiträge oder Erlöse von Veranstaltungen
• Belege über Zuwendungen wie staatliche Fördermittel oder Spenden
• Spendenquittungen

Tipp: Diese Dokumente solltest du auch nach der Erstellung deines Berichts aufbewahren. So bist du gut auf Nachfragen vorbereitet, die z. B. während der Vorstellung des Berichts auf der Mitgliederversammlung auftreten können. Und auch für die Kassenprüfer:in sind diese Unterlagen relevant.

Schritt 2: Bestimme den Berichtszeitraum

Der Berichtszeitraum sagt aus, für welchen Zeitraum die Aufstellung gilt. Die meisten Vereine legen einen Berichtszeitraum von einem Jahr fest. Unabhängig davon, welches Intervall du wählst, sollte der Berichtszeitraum in der Vereinssatzung festgehalten werden. So besteht jederzeit Klarheit.

Schritt 3: Erstelle eine Tabelle in einem Tabellenkalkulationsprogramm

Tabellen sind ideal, um deine Einnahmen und Ausgaben gut aufzubereiten. Nutze Programme wie Microsoft Excel, LibreOffice Calc oder Google Tabellen, um deine Tabellenkalkulation anzulegen. Du möchtest keine eigene Tabelle anlegen? Online kannst du für deinen Kassenbericht Vorlagen finden.

In der einfachsten Variante hat deine Kassenbuchtabelle Spalten für das Datum, Einnahmen, Ausgaben und den aktuellen Kassenbestand. Du nutzt in dieser Tabelle für jede einzelne Transaktion eine neue Zeile. Es kann hilfreich sein, wenn du außerdem Spalten für den Verwendungszweck und den zugehörigen Beleg anlegst. So kannst du die einzelnen Buchungen später besser zuordnen.

Als Excel herunterladen

Diese Muster sind unverbindliche Vorschläge von Julian Eckmann, Jugend- und Sportwart beim TV Kirchzarten und Gründer des Buchungssystems für Vereine Yolawo. Eine Haftung wird ausgeschlossen.

Schritt 4: Erfasse alle Transaktionen in der Tabelle

Für deinen Kassenbericht musst du all deine Unterlagen durchgehen und die Einnahmen und Ausgaben in deiner Tabelle erfassen. Fülle alle Felder vollständig und gewissenhaft mit Datum, Betrag und Verwendungszweck aus. Wann und wie du die Informationen erfasst, bleibt dir überlassen. Nimm dir am besten regelmäßig etwas Zeit für diese Aufgabe, um dein Kassenbuch so aktuell wie möglich zu halten.

Schritt 5: Berechne den Kassenbestand und erstelle den Bericht

Wenn du nicht bereits laufend den aktuellen Kassenbestand in deiner Tabelle mitführst, musst du diesen vor der Berichterstattung noch berechnen. Für deinen Bericht brauchst du die Informationen aus deinem Kassenbuch nur zusammenzufassen. Falls in deinem Berichtszeitraum besondere Ausgaben (z. B. Baumaßnahmen) angefallen sind, kannst du diese gesondert erwähnen, um für mehr Transparenz zu sorgen.

3 Tipps zur Prüfung und Genehmigung des Kassenberichts

Die Kassenprüfung ist im Verein wichtig, damit der Bericht im Anschluss genehmigt werden kann. So garantierst du, dass alle Mitglieder mit dem Bericht übereinstimmen.

Tipp 1: Unabhängige Überprüfung

Dein Kassenbericht sollte von einer unabhängigen Person geprüft werden. Der oder die Kassenprüfer:in hat diese Aufgaben:

• Liest die Kassenberichte gegen.
• Nimmt sie ab bzw. beanstandet sie.

Durch dieses Vieraugenprinzip garantierst du, dass die Berichte fehlerfrei sind.

Erfahre hier mehr über den Kassenprüfer und seine Aufgaben.

Tipp 2: Vergleich mit Unterlagen und auf Plausibilität

Alle Transaktionen sollten sorgfältig mit den gesammelten Belegen und Bankauszügen abgeglichen werden, um Unstimmigkeiten auszuschließen. Dies fällt in den Zuständigkeitsbereich der Kassenprüfer:in im Verein.

Tipp 3: Formales Genehmigungsverfahren durch die Mitgliederversammlung

Nur gemeinsam kann der Verein den Vorstand entlasten. Dazu zählt auch die Genehmigung des Kassenberichts. Viele Vereine entscheiden sich deshalb dafür, dass der Kassenbericht während der Jahreshauptversammlung präsentiert wird. Zu diesem Termin müssen alle Mitglieder eingeladen werden, sodass der Bericht im Zuge der Veranstaltung genehmigt werden kann. Die Formalitäten hierzu können in der Vereinssatzung festgelegt werden.

Mögliche Softwarelösungen zur Vereinfachung des Kassenberichts

Mit einer passenden Software werden dir nach einmaliger Einrichtung viele Aufgaben abgenommen und du musst nur noch alle Buchungen in die vorgesehenen Felder eintragen. Häufig ist auch eine Anbindung an das Bankkonto des Vereins möglich. Du kannst Buchhaltungssoftware dafür verwenden (z.B. von DATEV oder Lexware) oder auf spezielle Vereinsverwaltungssoftware (z.B. SevDesk oder easyVerein) zurückgreifen.

Außerdem kann dich die Kursverwaltungssoftware von Yolawo dabei unterstützten, die Abwicklung deiner Kurse zu vereinfachen und Zahlungen deiner Mitglieder zu dokumentieren. Viele Programme wie Yolawo kannst du kostenlos und unverbindlich testen, um die ideale Lösung für deinen Verein zu finden.

Fazit

Obwohl der Kassenbericht für Vereine freiwillig ist, sollte kein Verein darauf verzichten. Er informiert über die Einnahmen, Ausgaben und Kassenbestand und schafft Klarheit über die finanzielle Situation des Vereins. Er kann wahlweise manuell oder mit einer Buchhaltungssoftware gemacht werden und dient als wichtige Grundlage für die Entlastung des Vorstands und die finanzielle Planung des Vereins.