Einladung zur Vorstandssitzung im Sportverein: Diese 3 Dinge solltest du beachten!

Du sollst zu einer Vorstandssitzung deines Sportvereins einladen und weißt nicht, wie du das form- und fristgerecht machst? In diesem Blog-Artikel erfährst du, was du bei der Einladung zur Vorstandssitzung beachten musst. 

1. Rechtzeitig zu den Vorstandssitzungen einladen

Zu den Vorstandssitzungen muss in der Regel der erste Vorsitzende rechtzeitig alle Vorstandsmitglieder einladen. Ist in der Satzung eine Einladefrist festgelegt, muss diese auch eingehalten werden. Andernfalls liegt es im Ermessen des ersten Vorsitzenden, mit wie viel Vorlauf er zum Treffen einlädt. Die Sportvereine, mit denen wir im regen Austausch stehen, verschicken ihre Einladungen in der Regel 7-14 Tage vor der Sitzung. Viele Vereine, unter anderem der FTSV Komet Blankenese, haben für ihre Sitzungen auch einen festen Termin im Monat festgelegt, wie beispielsweise jeden ersten Donnerstag im Monat. So können sich alle Vorstandsmitglieder schon langfristig darauf einstellen und sich diese Termine freihalten.

2. Form der Einladung beachten

Die Form der Einladung ist nicht gesetzlich geregelt, kann aber in der Vereinssatzung festgelegt werden. Ist dies der Fall, muss diese auch eingehalten werden. Am besten erfolgt die Einladung per E-Mail oder Post. Eine weitere Möglichkeit wäre das telefonische Einberufen der Sitzung. Laut einer Umfrage, welche wir auf Instagram gemacht haben, berufen 83 % der Vereine ihre Vorstandssitzungen per E-Mail ein, während nur 17 % die Einladungen per Post verschicken. Wichtig ist, dass die Einladung alle Vorstandsmitglieder des Sportvereins erreicht. Werden nicht alle Mitglieder des Vorstandes dazu eingeladen, sind alle getätigten Beschlüsse der Sitzung hinfällig. 

3. Vorläufige Tagesordnung mit der Einladung versenden

Die Einladung zur Vorstandssitzung sollte neben allen wichtigen Informationen zu Datum, Zeit und Ort der Sitzung auch die Tagesordnung enthalten. Dadurch wird die Sitzung effizienter und schneller. Alle Mitglieder des Vorstands können die Tagesordnung ergänzen und sich bereits vor der Sitzung auf alle Themen der Tagesordnung vorbereiten. Außerdem gibt die Tagesordnung während der Sitzung einen roten Faden, an dem sich entlang gehangelt werden kann.

Eine Vorlage für die Einladung zur Vorstandssitzung findest du hier.

Im nächsten Blog-Artikel erfährst du, wie du ein formgerechtes Protokoll der Vorstandssitzung führst und bekommst eine kostenlose Vorlage für ein Protokoll zum Download von uns.

Hast du schon unseren letzten Blog-Artikel gelesen? Wir haben in diesem Beitrag die 8 meist gestellten Fragen über Vorstandssitzungen beantwortet.

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