Vorstandssitzungen im Sportverein - Wir beantworten die 8 meist gestellten Fragen!

Regelmäßig finden Vorstandssitzungen in den Sportvereinen statt. Doch was ist eigentlich der Zweck dieses Treffens?, wer nimmt an den Sitzungen teil? Und wie laufen Vorstandssitzungen ab? Wir beantworten in diesem Blog-Artikel die 8 meist gestellten Fragen über Vorstandssitzungen im Sportverein.

1. Was ist der Zweck einer Vorstandssitzung?

In den Sitzungen des Vorstandes werden aktuelle Themen und anstehende Ereignisse diskutiert und besprochen. Außerdem werden wichtige Entscheidungen für die Zukunft des Vereins getroffen.

2. Wie häufig finden Vorstandssitzungen statt?

Es gibt keine gesetzlichen Regelungen dazu, wie und wann Vorstandssitzungen stattfinden müssen. Wichtig ist nur, dass der Verein handlungsfähig bleibt. Bei vielen Vereinen ist in der Satzung festgelegt, wie oft Vorstandssitzungen stattfinden müssen und welche Regeln dafür gelten. Der Vorstand tagt bei den meisten Vereinen monatlich.

3. Wer nimmt an den Vorstandssitzungen teil?

An den Sitzungen nehmen in der Regel alle Mitglieder des Vorstands teil. Aus wie vielen Personen der Vorstand besteht, entscheidet jeder Verein selbst und legt dies in seiner Satzung fest. Gesetzlich ist nur festgelegt, dass jeder Verein einen Vorstand haben muss, d.h. das er mindestens aus einer Person bestehen muss. Die Anzahl der Vorstandsmitglieder richtet sich oft nach der Größe des Vereins. Denn je mehr Mitglieder ein Verein hat, desto mehr Arbeit hat der Vorstand. Er übernimmt die gesamte Verantwortung für den Verein, führt die Geschäfte des Vereins und vertritt den Verein nach außen hin. 

Unterschieden wird hierbei zwischen dem geschäftsführenden und dem erweiterten Vorstand. Nur der geschäftsführende Vorstand (auch BGB-Vorstand genannt), wird ins Vereinsregister eingetragen und kann den Verein gerichtlich und außergerichtlich vertreten. Hat der Verein darüber hinaus einen erweiterten Vorstand, kann dieser den geschäftsführenden Vorstand nur intern unterstützen. Im erweiterten Vorstand können beispielsweise ein*e Jugendwart*in, Schriftführer*in, Sportwart*in, Kassenwart*in, Pressewart*in und Beisitzer*innen sein.

4. Wer kann Mitglied im Vorstand werden?

Jedes Vereinsmitglied kann sich selbst oder andere Vereinsmitglieder für einen Vorstandsposten auf der Mitgliederversammlung vorschlagen. Anschließend muss er durch die Vereinsmitglieder gewählt werden. Die Amtszeit ist in der Satzung geregelt. Sie beträgt meistens zwei bis drei Jahre. Nach Ablauf der Amtszeit findet eine Neuwahl statt. Der ehrenamtliche Vorstand kann aber auch zu jeder Zeit während seiner Amtszeit zurücktreten.

Ihr habt Probleme dabei Nachfolger*innen für offene Vorstandsposten zu finden? Wir haben die besten 5 Tipps, um offene Vorstandsposten im Verein schneller zu besetzen, zusammengefasst.

5. Wird die Vorstandstätigkeit vergütet?

Die Mitgliedschaft im Vorstand ist generell eine ehrenamtliche Tätigkeit. Die Aufwendungen, welche die Vorstandsmitglieder haben, können mit der Ehrenamtspauschale entschädigt werden. Die Ehrenamtspauschale beträgt 840€ im Jahr/Person (Stand: 08/2022).

6. Wie laufen Vorstandssitzungen ab?

  • Vor der Vorstandssitzung: fristgerechte Einladung inklusive vorläufiger Tagesordnung 
  • Begrüßung der anwesenden Vorstandsmitglieder durch den Versammlungsleiter, der in der Regel der 1. Vorsitzende ist  
  • Bestimmung der protokollführenden Person  
  • Feststellung der satzungsgemäßen Einberufung und der Beschlussfähigkeit 
  • Genehmigung des Protokolls der letzten Versammlung und Prüfung offener Aufgaben 
  • Diskussion aller Tagesordnungspunkte der Reihenfolge nach  
  • Ausblick auf die nächsten Termine, wie beispielsweise die nächste Vorstandssitzung, falls dieser schon feststeht

     

    Tipp: Viele Vereine haben für die Sitzung auch einen festen Termin im Monat festgelegt wie z.B. immer der erste Montag im Monat.  

  • Verabschiedung  
  • Nach der Sitzung: Aufbereitung und Versendung des Protokolls an alle Vorstandsmitglieder durch die protokollführende Person

7. Wann ist der Vorstand beschlussfähig?

Sofern die Beschlussfähigkeit nicht anders in der Vereinssatzung geregelt ist, gilt folgendes:  Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn formgerecht zur Sitzung eingeladen wurde und mindestens ein stimmberechtigtes Vorstandsmitglied an der Sitzung teilnimmt.

8. Kann die Vorstandssitzung auch digital durchgeführt werden?

Steht in der Vereinssatzung nicht drin, dass digitale Vorstandssitzungen zugelassen sind, ist eine virtuelle Sitzung nur mit Zustimmung aller Vorstandsmitglieder durchführbar. Bei einigen Vereinen, wie beispielsweise dem Tennisclub Kirchzarten, hat es sich bewehrt, die Vorstandssitzung hybrid stattfinden zu lassen. So kann jedes Vorstandsmitglied für sich entscheiden, ob es lieber in Präsenz oder digital an der Sitzung teilnehmen möchte. Gerade für junge Vorstandsmitglieder, die andernorts studieren oder arbeiten, sind hybride Vorstandssitzungen ideal.

Im nächsten Blogartikel erfährst du, was du bei der Einberufung einer Vorstandssitzung beachten musst und bekommst eine kostenlose Vorlage für die Einladung zum Download von uns.

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