Checkliste für Ferienlager – Was muss ich beachten?
Ob im Sommer oder Winter – Ferienlager und Ferienfreizeiten gewinnen an immer größerer Beliebheit. Du möchtest für deinen Verein oder deine Organisation selbst eine Kinderfreizeit anbieten? Dein Verein bietet schon eine Ferienfreizeit an und du möchtest die durchgeführten Konzepte verbessern?
In diesem Artikel geben wir Dir in einer Checkliste für Ferienlager einen Überblick, worauf Du bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung achten musst.
Die Vorbereitung
Mit einer sauberen und umfassenden Vorbereitung legst Du den Grundstein für ein erfolgreiches Ferienlager. Nimm Dir also genug Zeit im Voraus, um in Ruhe die Planung voranzutreiben und nach hinten hinaus nicht in Verzug zu geraten. Im Klartext: Es schadet nicht, schon sechs bis neun Monate vor Freizeitbeginn die ersten Schritte einzuleiten.
Hier findest Du eine Checkliste der wichtigsten Punkte, die es als Organisator in der Vorbereitung zu beachten gilt:
Orga-Team formieren
Dein Orga-Team sollte nicht mehr als vier bis fünf Personen umfassen. Je nach Größe der Freizeit reichen auch zwei Personen aus. Teilt euch die Bereiche sinnvoll auf, sodass jeder für einen Bereich des Ferienlagers verantwortlich ist. Trefft euch regelmäßig, um euren Fortschritt zu besprechen und euch abzustimmen.
Time-Table der Planung anlegen
Wenn die Ferienfreizeit die heimischen Gefilde verlassen soll, sollte schon sechs Monate vorher das Hostel/Zeltplatz/Jugendherberge etc. gebucht werden.
Zwei Monate davor das Beförderungmittel (Zug, Bus, Mitfahrgelegenheiten) und einen Monat davor die Verpflegung.
Das Programm kannst Du danach erstellen. Oft ergeben sich eh noch Änderungen.
Betreuer gewinnen
Frage Trainer aus deinem Verein oder Personen aus dem Umkreis mit entsprechenden Lizenzen, ob Sie Lust haben, gegen eine geringe Aufwandsentschädigung eine Gruppe zu übernehmen. Studenten oder Schüler bieten sich als „Hilfskräfte“ an.
Achte darauf, dass alle Betreuer einen „pädagogischen Daumen“ haben. Auch ein Wochenendseminar mit Einführungen in pädagogische Methoden hift enorm.
Teilnehmer werben
Bewerbe gerade neue Freizeiten auf deiner Homepage, deinen Social-Media-Kanälen und durch Flyer. Diese kannst Du an Schulen, Kassen und Theken auslegen oder an Infowände hängen. Informiere auch deine lokale Zeitung oder das Gemeindeblatt!
Anmeldungen abwickeln
Die Anmeldung sollte schnell und einfach sein. Hier bietet sich z.B. ein Online-Buchungssystem an. Frage schon bei der Anmeldung Sachen ab wie „Alter“, „Vorkenntnisse“ oder „Essverhalten“ und „Tshirt-Größe“. Viele Kinder möchten auch mit einem Freund oder einer Freundin in eine Gruppe.
Hole hier schon sämtliche Einverständniserklärungen der Eltern ein (Bildrecht, Aufsichtspflicht, Versicherung etc.). Durch Fragen oder Check-Boxes mit Multiple-Choice-Möglichkeiten lässt sich das auch schnell und einfach online lösen.
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Wenn Du auf Nummer sicher gehen willst, dann lässt Du die Freizeit natürlich vorab bezahlen, am besten nachvollziehbar mit Überweisung oder Lastschrift.
Bei Kinderfreizeiten machen Stornierungsregeln Sinn, sodass Du bei kurzfristigen Absprüngen nicht auf den Kosten sitzenbleibst 😉 Auch für die Abwicklung der Bezahlung ist ein Online Buchungssystem von Vorteil.
Gruppen einteilen
Gruppen von 10-12 Kindern auf 1-2 Betreuer sind optimal.
Achte darauf, dass Du die Gruppe heterogen und ausgeglichen nach Persönlichkeiten, Geschlecht und Vorkenntnissen zusammenstellst. Dann sollte auch ein Verhältnis 20:1 kein Problem sein.
Auf Kommunikationskanäle festlegen
Die meisten Menschen schätzen die Kommunikation über Mail. Von Whatsapp-Gruppen ist der Übersicht halber abzuraten. Dann lieber den Whatsapp-Broadcast.
Stelle dich aber auch darauf ein, dass viele Eltern Infos über Allergien oder Verhalten ihrer Kindern gerne persönlich überbringen. Halte also Bleistift (regenfest) und Papier immer griffbereit. Infos zu 40 Kindern behält auch der erfahrenste Betreuer nicht im Kopf 😉
Gebt die Infos an jeden im Betreuer-Team weiter! Dafür bieten sich Listen an, die auch online abruf- und änderbar sind.
Letzte Infos verschicken
Circa zwei Wochen vor Beginn solltest Du die finale Info-Mail verschicken. Wann und wo ist Abfahrt oder täglicher Treffpunkt? Was soll mitgebracht werden? Was ist verboten? Stecke die Grund- und Verhaltensregeln fest, lass aber auch die Vorfreude bei den Teilnehmern/innen steigen.
Denn bald geht es los! 🙂
Sichere Dich ab
Denke auch an Dinge wie Foto-Einverständniserklärung, Jugendschutz, Impfungen, Allergien, Versicherung, Notfallnummern, usw.
Geheimtipp
Die Erfahrung hat zwei Dinge gezeigt:
1) Man unterschätzt, wie viel Zeit die Gruppeneinteilung klaut. Bis jedes Kind zufrieden und die Gruppe trotzdem ausgeglichen ist kannst Du schon etwas ins Schwitzen kommen.
Plane also gerade am ersten Tag ein bisschen mehr Luft ein beim Programm.
2) Man über- oder unterschätzt, wie lange Kinder an einer Tätigkeit Spaß haben. Das Pausenspiel will plötzlich nicht mehr beendet werden und bei der Hauptunternehmung ist die Luft nach 15 Minuten raus. Hier musst Du flexibel und spontan bleiben.
Habe immer einen Plan B für kurzfristige Veränderungen an der Tagesplanung parat.
Die Durchführung der Freizeit
Wenn Du die Checkliste der Vorbereitung durchgegangen bist, dann solltest Du für die Durchführung der Ferienfreizeit gut aufgestellt sein. Denn der Großteil der Arbeit ist nunmal die Vorbereitung. Natürlich ergeben sich immer wieder spontane Änderungen im Ablauf, aber das ist ja auch die Herausforderung und der Reiz als Betreuer, nicht wahr?
Damit Du aber keine Reiz-Überflutung erleidest, haben wir hier noch eine Checkliste mit Tipps, die während der Kinderfreizeit praktisch sein werden:
Mit Übersicht organisieren und leiten
Eine Kinderferienzeit ist auch für Dich ein kleines Abenteuer. Jedoch trägst Du zusätzlich nun die Verantwortung über viele junge Menschen. Es ist also wichtig, dass Du den Überblick behältst.
Führe eine Anwesenheitsliste und dokumentiere, was ihr wann macht und ob es besondere Vorfälle gab. Bei Nachfragen von z.B. den Eltern kannst Du dann entspannt nachschlagen.
Wichtig ist bei der Durchführung – im Gegensatz zur Planung -, dass ihr Betreuer euch im Team auf eine hauptverantwortliche Freizeit-Leitung einigt. Diese muss rund um die Uhr ansprechbar sein und bei Uneinigkeit die finale Entscheidungen treffen.
Auf das Programm achten
Das Programm solltest Du ausgeglichen gestalten. Neben den sportlichen Programmpunkten sind auch Freizeitblöcke sinnvoll. Wie wäre es z.B., wenn Du kleine Workshops (Malen, Basteln, Schnitzeljagd, Gesellschaftsspiele usw.) anbietest?
Baue auch genug Trink- und Essenspausen ein.
Einen Plan B haben
Es schadet nie, wenn Du ihn in der Hinterhand hast – den Plan B. Wenn das Wetter umschlägt, die Kinder überraschenderweise schnell die Lust an einer Unternehmung verlieren oder sonstige Umstände die geplante Durchführung über den Haufen werden: Behalte die Nerven und greife auf einen vorher grob festgelegten Plan B zurück. Es regnet? Dann auf ins nächste Hallenbad. Der Bus fällt aus? Gut, dass Du die Eisdiele 20 Gehminuten entfernt ausgecheckt hattest…
Im Endeffekt wirst Du nicht immer einen Plan B haben können, aber auch improvisieren kann man trainieren 😉
Auf alles vorbereitet sein
Es gibt ein paar Dinge, die solltest Du als Betreuer von Kinderfreizeiten einfach immer dabei haben.
Dazu gehören: Pflaster, Kühlpacks, Gummibärchen, Taschentücher/Frischetücher, Sonnencreme und eine stabile Auswahl an Gesellschafts- und Bewegungsspielen. Das muss ja nicht das 100-teilige Carcasson-Spiel sein, sondern auch UNO oder ein handlicher Ball können Abhilfe schaffen und passen in jeden Rucksack.
Halte auch die Adressen und Telefonnummern der nächsten Ärzte und Krankenhäuser griffbereit. Vorsicht ist besser als Nachsicht…
Die Nachbereitung
Geschafft! Das Ferienlager ist vorbei und alle sind wieder gesund bei den Eltern 🙂 Ein bisschen gibt es für Dich als Organisator aber noch zu tun…
Im letzten Teil geben wir Dir ein paar Tipps, wie Du die Akte „Ferienlager“ sauber schließen kannst. Nur um Dich dann natürlich mit riesiger Motivation in die Planung der nächsten Freizeit zu stürzen… 😛
Feedback einholen
Konstruktive Kritik ist gesund. Gebt einen (einfachen) Feedbackzettel an die Kinder heraus oder einen etwas umfänglicheren an die Eltern. Diese bekommen ja durch die Erzählungen ihrer Sprösslinge aus erster Hand ein ehrliches Feedback, dass sie euch bestimmt gerne zukommen lassen.
Auch intern sollten Du und die anderen Betreuer euch zusammensetzen und austauschen. Was lief gut, was schlecht? Wo müsst ihr euch verbessern und was kann man nächstes Mal vielleicht weglassen? Wie war die Zusammenarbeit? Wie die Atmosphäre?
So ist sichergestellt, dass eurer nächstes Ferienlager noch besser wird, als das vergangene.
Final abrechnen
Die finale Abrechung ist der letzte Punkt, den Du nicht unterschätzen darfst. Hier geht bestimmt nochmal ein Nachmittag oder Abend bei drauf. Die finale Abrechnung sollte von nur einer Person übernommen werden, sodass sie den Überblick hat.
Checke, ob alle Teilnehmer bezahlt haben. Prüfe, ob unvorhergesehene Kosten enstanden sind. Vergess auch nicht die Aufwandsentschädigung für die Betreuer und Hilfskräfte.
Dokumentiere alles für kommende Orga-Teams.
Fotos teilen
Wenn ihr zu Beginn eine Foto-Einverständniserklärung eingeholt und fleißig Fotos geschossen habt, dann ist es jetzt an der Zeit, sie allen zugänglich zu machen.
Erstell dazu doch einen Ordner bei Dropbox. Nur Du musst dazu einen Account haben. Die Teilnehmer können nach Erhalt eines Links zum Foto-Ordner auch ohne Login die Fotos sehen und herunterladen.
Geheimtipp
Zu so einem Ferienlager für Kinder gehört sehr viel Equipment. Das fängt bei den Sportutensilien an und geht über die Gesellschaftsspiele bis hin zur Gemeinschaftssonnencreme.
Sichtet euer Material und macht eine Bestandsaufnahme. Fehlendes sollte sofort nachgekauft werden, sodass alles wieder komplett ist. Und: Aufräumen nicht vergessen. Alles Material muss dorthin zurück, wo ihr es hergeholt habt. So können die nachfolgenden Orga-Teams alles schnell wiederverwenden.
Zusammenfassung
So eine Kinderfreizeit bedeutet jede Menge Vorbereitung, welche sich aber auch immer wieder auszahlt. Wenn Du dich ein bisschen durch unsere Checkliste für Ferienlager gearbeitet und inspirieren hast lassen, dann wird deine nächste Ferienfreizeit bestimmt super!
Bedenke einfach möglich Eventualitäten, behalte auch bei unvorhergesehenen Änderungen einen kühlen Kopf und habe immer Gummibärchen in der Tasche – dann kann nichts mehr schiefgehen.
Viel Spaß und Erfolg!
Yolawo dankt dem SV Kirchzarten und der Tenniswelt Süd für den wertvollen Input!
Autor: Jonas Kellner