Die Aufgaben des Vereinsvorstands im Überblick

Was ist ein Vereinsvorstand?

Der Vereinsvorstand besteht in der Regel aus zwei bis fünf Personen, die gemeinsam ein leitendes Gremium für ihren Verein bilden. Die genaue Anzahl kann je nach Vereinsgröße und Bedarf schwanken. Das Vereinsrecht sieht keine genaue Anzahl vor. Meist wird die Größe des Gremiums in der Satzung festgelegt. Es wird aus Mitgliedern gebildet, welche durch Wahl der Mitgliederversammlung zu Vorstandsmitgliedern wurden. An der Wahl dürfen alle Vereinsmitglieder teilhaben. Der Vereinsvorstand ist also ein demokratisch gewählter Personenkreis. Eine feste Amtszeit ist nicht im Vereinsrecht festgelegt. Diese kann entweder bei der Wahl festgelegt oder durch die Vereinssatzung bestimmt werden. Ein Vorstand kann auch den Rücktritt erklären, um die Amtszeit vorzeitig zu beenden. Nach einem Rücktritt muss die freigewordene Rolle in der Regel neu besetzt werden.

Der Vereinsvorstand hat Aufgaben, die sich mit der strategischen Führung, der Repräsentation und der Verwaltung der Organisation befassen. Das leitende Gremium teilt unterschiedliche Rollen untereinander auf, die für die Leitung der Organisation notwendig sind. Wichtige Rollen sind der erste und zweite Vorstand, Schriftführer:in und Schatzmeister:in. Je nach Verein können auch noch weitere Rollen bestimmt werden, z. B. Kassenprüfer:in.

Die Zuständigkeiten teilen sich in etwa wie folgt auf:

• Erster Vorstand: Übernimmt die Geschäftsführung; führt und repräsentiert die Organisation gemäß Vereinssatzung.
• Zweiter Vorstand: Vertritt und unterstützt den ersten Vorstand; kann aus einer oder mehreren Personen gebildet werden.
• Schriftführer:in: Kümmert sich um alles, was schriftlich dokumentiert werden muss, z. B. Protokolle von Vostandssitzungen und Pressemitteilungen.
• Schatzmeister:in: Führt die Finanzen der Organisation und hält darüber Buch.
• Kassenprüfer:in: Kontrolliert die Arbeit von Schatzmeister:in.

Die rechtlichen Pflichten und Verantwortlichkeiten des Vereinsvorstands

Der Vereinsvorstand übernimmt verschiedene Pflichten und trägt die Verantwortung für eine Organisation. Einige Aufgaben sind gesetzlich vorgeschrieben und müssen deshalb unbedingt ordnungsgemäß erledigt werden.

Gesetzliche Verpflichtungen

Der Vorstand eines Vereins trägt die Verantwortung dafür, dass verschiedene steuerliche und rechtliche Vorschriften einwandfrei eingehalten werden. Besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang das Thema Haftung. Als Verantwortungsträger in einem Verein haftest du mit deinem privaten Vermögen, wenn du vorsätzlich oder grob fahrlässig deine Pflichten verletzt. Du kannst dich allerdings gegen dieses Risiko versichern.

Steuerrechtlich gibt es zu beachten, dass der Verein beim Finanzamt angemeldet sein muss. Achte darauf, dass die festgelegten Steuern pünktlich und vollständig bezahlt werden und dass die Steuererklärung fristgerecht und ordnungsgemäß erledigt wird. Bezüglich des Vereinsrechts ist zu beachten, dass der Verein ordnungsgemäß im Vereinsregister eingetragen sein muss. Zudem muss der Vorstand im Sinne der Vereinssatzung handeln und sich an alle dort getroffenen Regelungen halten. Ferner muss er die Mitgliederversammlung regelmäßig einberufen.

Mehr zum Thema Vereinssatzung findest du hier.

Weitere Verpflichtungen:

• Falls du Mitarbeitende in deiner Organisation beschäftigst, musst du als Vorstandsmitglied außerdem darauf achten, dass das Arbeitsrecht eingehalten wird.
• Offene Rechnungen und Verpflichtungen müssen gemäß den geschlossenen Verträgen erfüllt werden.
• Bietest du ein Programm für Kinder und Jugendliche an, musst du auf angemessenen Jugendschutz achten.
• Buchführung, Jahresabschluss und Rechenschaftsberichte müssen ordentlich erledigt werden.
• Sammelst du personenbezogene Daten deiner Mitglieder, musst du auf die Einhaltung des Datenschutzes nach DSGVO achten.
• Der Vorstand muss den Verein vor Gericht vertreten.
• Du musst jederzeit wahrheitsgemäß über deine Arbeit informieren, sei es gegenüber Vereinsmitgliedern oder deinen Vorstandskolleg:innen.

Organisatorische Aufgaben

Der Vorstand eines Vereins hat neben der Vertretung des Vereins und der Geschäftsführung auch eine Reihe von organisatorischen Aufgaben. Dazu gehören insbesondere die Planung, Koordination und Führung von Aktivitäten, Versammlungen und Sitzungen. Besonders wichtige Events im Vereinsleben sind die Jahreshauptversammlung und die Vorstandssitzung.

Die Jahreshauptversammlung oder Mitgliederversammlung muss regelmäßig stattfinden und ist an bestimmte formelle Kriterien gebunden. Als Vorstand ist die Organisation deine Aufgabe, sprich, du musst Aspekte wie Zeitpunkt, Ort und Tagesordnung festlegen. Außerdem muss der Vorstand die Einladung für alle Mitglieder ausstellen und fristgerecht zustellen. Ferner ist der Vorstand als Vorsitzender für den reibungslosen Ablauf der Versammlung zuständig. Während der Versammlung finden wichtige Abstimmungen aus dem Vereinsleben statt. Darunter auch die Vorstandswahl, sofern es die Vereinssatzung nicht anders vorsieht. Ein weiteres wichtiges Element der Sitzung ist die Entlastung des Vorstands. Bei der Entlastung wird der Jahresbericht des Vorstands durch die Mitgliederversammlung akzeptiert, um den Vorsitzenden zu entlasten. Außerdem stellt der oder die Kassenprüfer:in den Kassenprüfbericht als Teil der Entlastung vor.

Die Vorstandssitzung findet zwischen den Mitgliedern des Vereinsvorstands statt. Hier werden Entscheidungen über den Verein getroffen, die nicht durch die Mitgliederversammlung beschlossen werden müssen, z. B. das Genehmigen von finanziellen Fördermitteln für Veranstaltungen.

Finanzielle Verwaltung

Die Finanzen im Verein müssen nicht nur gewissenhaft verwaltet, sondern sauber dokumentiert und sorgfältig überprüft werden. Der Vorstand ist dafür zuständig, dass Budgetierung und Finanzplanung sorgfältig durchgeführt werden. Außerdem müssen Buchführung und Berichterstattung gewissenhaft erledigt werden. Viele Vereine entscheiden sich dazu, für diese Aufgaben eine Schatzmeister:in bzw. eine Kassenwart:in zu wählen. Das ist zwar nicht vorgeschrieben, verteilt jedoch die Aufgaben innerhalb des Vorstands eindeutiger. Zusätzlich empfiehlt sich die Wahl einer Schatzmeister:in. Bei der Kassenprüfung werden die Bücher und Berichte der Kassenwart:in gegengeprüft und entweder beanstandet oder abgenommen. Die Kassenprüfung im Verein und die Entlastung der Schatzmeister:in obliegt der Kassenprüfer:in.

Mitgliederbindung und Kommunikation

Gute Kommunikation ist enorm wichtig, um deine Mitglieder an deinen Verein zu binden und neue Mitglieder zu gewinnen. Für deine interne Kommunikation ist wichtig, dass du deinen Mitgliedern aktuelle Informationen effizient zukommen lässt und damit das Interesse am Verein lebendig hältst. Du kannst soziale Medien nutzen, Neuigkeiten per Newsletter und Homepage verkünden oder eine Vereinszeitung einberufen, auf der ihr über aktuelle Themen sprecht. Möchtest du noch mehr über gute Kommunikation mit deinen Mitgliedern erfahren? In unserem kostenlosen Ratgeber haben wir viele nützliche Tipps zusammengefasst, die dir die Mitgliedergewinnung und -bindung erleichtern. Auch die externe Kommunikation ist für dich als Vorstand wichtig. Du musst immer wieder mit Partnern, Sponsoren und der Öffentlichkeit interagieren, um deinen Verein zu beleben.

Entwicklung und Wachstum des Vereins

Als Vorstand ist es deine Aufgabe, deinen Verein langfristig zu entwickeln und lebendig zu halten. Dazu gehört auch, dass du eine Strategie planst, um für Wachstum zu sorgen – andernfalls kann es passieren, dass im Laufe der Zeit das Interesse schwindet, die Mitglieder ausbleiben und der Sportverein aufgelöst werden muss. Sorge dafür, dass Mitglieder sich gerne für den Verein engagieren. Eine positive Vereinskultur, in der sich alle Mitglieder als wertvoller und geschätzter Teil des Vereins fühlen können, hilft dir dabei. Binde die Mitglieder in die Vereinsarbeit ein und gib ihnen die Möglichkeit, ihre Ideen und individuellen Fähigkeiten einzubringen.

Eine weitere wichtige Rolle spielt die Bekanntheit deines Vereins. Wenn viele Menschen deinen Sportverein kennen, kannst du leichter neue Mitglieder gewinnen. Steigere die Bekanntheit, indem du offene Veranstaltungen organisierst, Öffentlichkeitsarbeit betreibst oder in sozialen Medien über aktuelle Neuigkeiten aus dem Vereinsleben berichtest.

Zusätzlich kannst du dir die Vorteile der Digitalisierung zunutze machen, z. B. indem du moderne Tools wie das Buchungssystem von Yolawo verwendest, um deine Kursabwicklung für dich und deine Mitglieder zu vereinfachen. Wenn du dein Buchungssystem auf deiner Website einbindest, kannst du außerdem mit minimalem Aufwand neue Mitglieder für deine Angebote gewinnen.

Fazit: Effektive Vorstandsarbeit ist für einen erfolgreichen Verein unerlässlich!

Die Aufgaben des Vorstands sind sehr vielfältig und dienen der Entwicklung und Verwaltung deines Vereins. Wenn dein Sportverein erfolgreich sein und langfristig gleichgesinnte Menschen verbinden soll, ist eine effektive Vorstandsarbeit unerlässlich. Als Vorstand musst du dafür sorgen, dass der Verein gut organisiert ist und dass die Aktivitäten des Vereins reibungslos ablaufen. Außerdem gehören verschiedene geschäftsführende Tätigkeiten zu den typischen Aufgabenbereichen. Die genauen Tätigkeiten des Vorstands können in der Satzung des Vereins individuell festgelegt sein. Als Geschäftsführer:in solltest du dich unbedingt auch mit dem Thema Haftung auseinandersetzen und dich absichern, da du andernfalls mit deinem Privatvermögen haftest.