8 Tipps für ein form- und fristgerechtes Protokoll der Vorstandssitzung im Sportverein

Das Protokoll der Vorstandssitzung hat den Zweck, dass alle Beschlüsse und Absprachen, welche im Verlauf der Sitzung getroffen werden, im Nachgang noch einmal nachgelesen werden können. Außerdem bildet das Protokoll die Grundlage für Eintragungen ins Vereinsregister des Registergerichts, wenn Änderungen angemeldet werden müssen. Wir geben dir in diesem Blog-Artikel 8 Tipps für ein form- und fristgerechtes Protokoll der Vorstandssitzung im Sportverein.

1. Beachte mögliche Vorgaben in der Vereinssatzung!

Das BGB gibt keine Vorgaben zur Protokollführung bei Vorstandssitzungen. Es besagt aber, dass die Vereinssatzung eine Bestimmung über die Beurkundung von Beschlüssen enthalten muss. In der Vereinssatzung können auch weitere Vorgaben zur Protokollführung wie Fristen, Zuständigkeiten und Protokollart gemacht werden. Diese müssen dann natürlich auch eingehalten werden. Sollen Satzungsänderungen vorgenommen werden, so muss der Vorstand die Satzungsänderung auf der Mitgliederversammlung vorstellen. Nachdem sie auf der Mitgliederversammlung beschlossen wurde, muss sie noch ins Vereinsregister eingetragen werden.

2. Wähle die am besten geeignete Protokollform!

Es gibt grundsätzlich 3 verschiedene Arten von Protokollen, zwischen denen unterschieden wird. 

  1. Wortprotokoll: In diesem Protokoll wird jedes gesprochene Wort dokumentiert. Es ist daher sehr aufwändig und setzt einen schnellen Protokollanten voraus. 
  2. Ereignisprotokoll: Im Ereignisprotokoll werden neben den formalen Angaben wie Ort, Zeitpunkt, Zahl der erschienen Mitglieder etc., auch Auskunft über Diskussionen, Anträge und Redebeiträge gegeben sowie alle Beschlüsse und Entscheidungen festgehalten.
  3. Ergebnisprotokoll: Im kürzesten Protokoll werden neben den formalen Angaben nur die Beschlüsse und Entscheidungen, welche gefällt werden, festgehalten. 

Die Vereine, mit denen wir im regen Austausch stehen, führen ein Ereignisprotokoll. Unter Punkt 4 findest du zwei kostenlose Vorlagen für das Protokoll zum Download.

3. Berücksichtige alle Punkte, die das Protokoll enthalten sollte!

Wir haben alle Punkte, die das Protokoll enthalten sollte, zusammengefasst.

  • Datum, Ort, Vereinsname 
  • Namen der anwesenden Vorstandsmitglieder 
  • Name des Versammlungsleiters (grundsätzlich 1. Vorsitzender) 
  • Name des Protokollanten
  • Feststellung der Beschlussfähigkeit
  • Feststellung der satzungsgemäßen Einberufung
  • Zeitpunkt des Beginns der Sitzung
  • Verlauf der Sitzung (mindestens die Ergebnisse müssen festgehalten werden -> siehe Protokollarten )
  • Zeitpunkt der Schließung der Sitzung
  • Unterschrift des Versammlungsleiters und des Protokollführers

4. Nutze eine Protokollvorlage!

Das Protokoll formgerecht und vollständig während der Sitzung zu führen, ist aus zeitlichen Gründen kaum möglich. Am besten nutzt du eine Protokollvorlage und hältst während der Sitzung erst mal nur das Wichtigste fest. Im Nachgang kannst du das Protokoll dann noch ausarbeiten. Eine Möglichkeit, um sich den Stress der Protokollführung während der Sitzung ganz zu sparen, ist das Aufnehmen des Tones der Sitzung. Dieser darf allerdings nur aufgenommen werden, wenn alle Vorstandsmitglieder zustimmen. 

Zwei Vorlagen für das Protokoll einer Vorstandssitzung findest du hier: 

5. Schreibe das Protokoll schnellstmöglich fertig!

Das Protokoll sollte schnellstmöglich fertiggestellt und an die anderen Vorstandsmitglieder geschickt werden. Es dient als wichtige Arbeitsgrundlage für den Vorstand. Spätestens in der jeweils nächsten Vorstandssitzung sollte das Protokoll genehmigt werden. Dafür ist es notwendig, dass alle Vorstandsmitglieder davor genug Zeit hatten, um das Protokoll zu lesen.

6. Denke immer daran, das Protokoll genehmigen zu lassen!

Das Protokoll der letzten Vorstandssitzung sollte immer zu Beginn der aktuellen Vorstandssitzung genehmigt werden. Dies geschieht in der Regel durch eine offene Abstimmung per Handzeichen. So handhaben das auch viele andere Vereine wie beispielsweise der FTSV Komet Blankenese. Es kann aber auch schon vorher ein Zeitraum festgelegt werden, in dem Widerspruch geleistet werden kann. Geschieht dies nicht, ist das Protokoll rechtskräftig. 

7. Schreibe sachlich!

Ein Protokoll wird in der Regel im Präsens verfasst. Formuliere das Protokoll so, dass es für alle verständlich ist. Jegliche Wertungen gehören nicht in das Protokoll. Das Protokoll soll ganz sachlich wiedergeben, was in der Vorstandssitzung besprochen worden ist.

8. Schaffe Verbindlichkeit!

Bei allen Aufgaben, die erledigt werden müssen, sollte immer festgehalten werden, wer dafür zuständig ist und bis wann diese Aufgabe zu erledigen ist. Das schafft Verbindlichkeit und sorgt dafür, dass alle Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.

Hast du schon unsere beiden letzten Blog-Artikel zum Thema Vorstandssitzungen gelesen? Wir haben die 8 meist gestellten Fragen zu Vorstandssitzungen im Sportverein beantwortet und 3 Dinge, die du bei der Einladung zu Vorstandssitzungen beachten solltest, zusammengefasst. 

 

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