Kundenbeispiel
VHS Lauchringen
Über „VHS Lauchringen“:
- Die VHS Lauchringen existiert in ihrer jetzigen Form seit 2009 offiziell unter der Leitung des Rathauses
- 11 wöchentliche Kurse
- 8 Kursleiter:innen
Yolawo im Einsatz für:
- Sprachkurse
- Kreativkurse
- Gesundheitskurse
- Workshop/Vorträge
Vor welchen Herausforderungen stand „Volkshochschule Lauchringen“?
Die Kommunikation per E-Mail war sehr herausfordernd, da zahlreiche Nachrichten individuell beantwortet werden mussten. Dies führte zu einem hohen Arbeitsaufwand und häufigen Missverständnissen in der Korrespondenz.
Das Anmeldeprozedere war umständlich und zeitaufwendig, da viele Schritte manuell abgewickelt werden mussten. Teilnehmer:innen mussten ihre Daten oft mehrfach eingeben, was zu Fehlern und Verzögerungen führte.
Auch die Bezahlung stellte ein Problem dar. Ohne automatisierte Zahlungsabwicklung musste jede Transaktion einzeln überprüft werden, was den administrativen Aufwand erheblich erhöhte und oft zu Verzögerungen bei der Buchungsbestätigung führte.
Wie nutzt „Volkshochschule Lauchringen?
Die Volkshochschule Lauchringen nutzt unser Buchungssystem seit Juli 2024 erfolgreich, um eine Vielzahl an Kursen in den Bereichen Sprachen, kreative Gestaltungsarbeiten, Workshops etc. zu verwalten. Diese werden übersichtlich chronologisch in einer Kalenderlisten-Ansicht dargestellt.
Interessierte sehen auf einen Blick, wie viele Plätze in einem Kurs noch frei sind, und wann und wo dieser stattfindet. Dank der farblichen Markierungen wird die Auslastung sofort deutlich: In diesem Beispiel sind die meisten Kurse noch wenig besucht und daher grün markiert.
Wenn ein Kurs ausgebucht ist (grau markiert), wird automatisch eine Warteliste aktiviert. Interessierte können sich unkompliziert eintragen und werden vom System informiert, sobald ein Platz frei wird.
Nach Auswahl eines passenden Kurses zeigt das System alle wichtigen Details sowie die individuelle Kursbeschreibung der Volkshochschule und ein Vorschaubild zum Kurs.
Die Anmeldung erfolgt einfach über ein benutzerfreundliches Formular, das je nach Kurs spezifisch angepasst werden kann mit obligatorischen oder optionalen Abfragen.
Sobald Anmeldungen eingehen, erstellt das System automatisch Teilnehmerlisten, auf die die Kursleiter:innen bequem per Smartphone zugreifen können, um Anwesenheiten zu überprüfen und wichtige Informationen jederzeit zur Hand zu haben.
„Wir nutzen Yolawo zwar erst seit 3 Monaten, aber es hat unseren Organisationsalltag schon enorm erleichtert – von der Anmeldung bis zur Verwaltung ist alles reibungslos und effizient.“
Carmen Huber – Leiterin der Volkshochschule Lauchringen
Welche Vorteile haben sich durch das Buchungssystem für „Volkshochschule Lauchringen“ ergeben?
- Die SEPA-Zahlung sorgt für einen reibungslosen und sicheren Zahlungsvorgang, wodurch der Verwaltungsaufwand deutlich reduziert wird.
- Das einfache Anmeldeprozedere, kombiniert mit der automatischen Versendung von Anmeldebestätigungen, macht den gesamten Registrierungsprozess effizienter und stressfreier – sowohl für die Teilnehmenden als auch für die Organisatoren.
- Die verbesserte Kursverwaltung bietet eine klare Übersicht über alle Kurse und Anmeldungen, was die Planung und Organisation erheblich erleichtert.