Kundenbeispiel
Ballettschule Zimmermann
Über „Ballettschule Zimmermann“:
- Gegründet 1977 von Liliane Zimmermann
- Mehrere wöchentliche Tanzkurse
- 6 ausgebildete Tanzlehrer:innen
- ca. 180 Mitglieder
Yolawo im Einsatz für:
- Ballettkurse (Erwachsene + Kinder)
- Yoga- & Pilateskurse
- Tänzerische Früherziehung
Vor welchen Herausforderungen stand „Ballettschule Zimmermann“?
Vor der Nutzung von Yolawo war es schwer nachzuvollziehen, ob genügend Teilnehmer:innen für einen Kurs angemeldet waren, um ihn durchzuführen. Besonders bei Kinderkursen war oft unklar, ob die Mindestteilnehmerzahl erreicht wird. Diese Ungewissheit führte nicht selten dazu, dass Kurse kurzfristig abgesagt oder Trainer:innen umsonst erschienen sind.
Es war sehr aufwendig, den Überblick über Anmeldungen und die tatsächliche Anwesenheit der Teilnehmer:innen zu behalten. Oft gingen wichtige Teilnehmerdaten verloren, was es erschwerte, nachzuvollziehen, wer tatsächlich am Kurs teilnimmt.
Vor der Einführung der 10er-Karten und des Buchungssystems gab es keine klare Struktur, wie die Kursplätze verwaltet werden konnten, insbesondere für Probestunden. Das führte zu einer unübersichtlichen Organisation und zusätzlichen Verwaltungsaufwänden.
Wie nutzt „Ballettschule Zimmermann“ Yolawo?
Die Ballettschule nutzt unser Buchungssystem erfolgreich für ihre Tanzkurse seit September 2020. Während der Corona-Pandemie wurde die Ballettschule auf Yolawo aufmerksam, als es notwendig wurde, Zugangsbeschränkungen einzuhalten und die Teilnahme an den Kursen genau zu dokumentieren.
In dieser Zeit war es besonders wichtig, jederzeit nachvollziehen zu können, wer an welchem Kurs teilgenommen hatte, um den behördlichen Vorgaben zur Datenerfassung gerecht zu werden.
So fand die Ballettschule eine Lösung, die ihr nicht nur während der Pandemie half, sondern auch darüber hinaus ihre Abläufe optimierte.
Alle Tanzkurse werden in der Wochenplan-Ansicht dargestellt.
Die farbliche Kennzeichnung (grün) dient dazu, dass Mitglieder sowie Interessenten auf einen Blick erkennen, wie ausgelastet der jeweilige Kurs ist und wie viele Teilnehmer:innen sich noch anmelden können.
Sind bereits alle Plätze belegt (dann grau markiert), können sich die Teilnehmer:innen auf die Warteliste setzen lassen. Sie werden dann automatisch durch das Buchungssystem informiert, wenn ein Platz freigeworden ist.
Nach Auswahl des gewünschten Kurses, wie z. B. „Yoga bei Bettina – für Fortgeschrittene“, bietet das System eine klare Übersicht über alle relevanten Kursdaten, einschließlich Datum, Uhrzeit und verfügbarer Optionen für die Teilnahme.
Teilnehmer:innen können zwischen verschiedenen Buchungsoptionen wie Einzelstunden, Probestunden oder der Nutzung einer 10er-Karte wählen. Diese flexible Auswahl ermöglicht es den Teilnehmenden, die passende Option für ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.
Die Anmeldung erfolgt über ein benutzerfreundliches Formular, das die Eingabe obligatorischer und optionaler Teilnehmerinformationen wie Vorname, Nachname, E-Mail und Telefonnummer erfordert. Dabei entscheidet die Ballettschule allein, welche Informationen sie in welchem Ausmaß sammeln wollen. Zusätzlich zur Erfassung dieser wichtigen Details wird der Gesamtbetrag für die Buchung direkt im Formular berechnet und angezeigt, was den Anmeldeprozess transparent und einfach gestaltet.
Sobald die Anmeldungen eingegangen sind, erstellt das System automatisch Teilnehmerlisten, auf die die Trainer:innen über einen speziellen Zugang zugreifen können. Über ihre mobilen Geräte können sie so die Anwesenheit direkt vor Ort kontrollieren und alle relevanten Informationen einsehen. Das sorgt für eine effiziente und reibungslose Organisation der Kurse.
„Mit Yolawo läuft unsere Kursverwaltung endlich reibungslos: Alle Teilnehmerdaten sind sofort verfügbar, die Kursplanung ist deutlich einfacher und die Anmeldung über unsere Homepage ist für alle bequem. Das System spart uns Zeit und sorgt für absolute Transparenz.“
Marlene Helfen – Schulleitung von „Ballettschule Zimmermannn“
Welche Vorteile haben sich durch das Buchungssystem für „Ballettschule Zimmermann“ ergeben?
- Alle wichtigen Kontaktdaten der Teilnehmenden werden automatisch und zentral im System gespeichert, was die Nachverfolgung und Verwaltung deutlich erleichtert.
- Yolawo ermöglicht eine reibungslose Planung der Kurse, einschließlich der flexiblen Anpassung an Ferienzeiten oder kurzfristige Terminausfälle, wodurch eine klare und effiziente Kursübersicht gewährleistet wird.
- Die Einbindung der Buchungsoptionen auf der Webseite bietet Teilnehmer:innen einen klaren und übersichtlichen Zugang zu allen verfügbaren Kursen, was den gesamten Buchungsprozess transparent und nutzerfreundlich macht.