Wie nutzt die Schneesportschule des SV Kirchzarten Yolawo?

Der SV Kirchzarten und Wintersport – das gehört einfach zusammen. Neben der hervorragenden Jugendarbeit im alpinen und nordischen Wettkampfbereich, ist dem Verein die breitensportliche Ausbildung von Kindern, Jugendlichen und Erwachsenen extrem wichtig. So hat sich der Verein auch einen Namen für seine hervorragende Schneesportschule gemacht.

In diesem Beitrag kannst du erfahren, wie die Schneesportschule des SV Kirchzarten das Yolawo Buchungssystem für seine Ski- und Snowboardkurse einsetzt.

Die Schneesportschule des SVK im Überblick

Die Schneesportschule Kirchzarten bietet in der Regel drei Kurse je Winter an:

• den Weihnachtskurs (3 Tage)
• den Dreikönigskurs (3 Tage)
• den Wochenend-Kurs im Februar (2 Tage)

Über 100 Teilnehmer pro Kurs sind dabei keine Seltenheit. Die Kleinsten (4-5 Jahre) lernen in einem toll eingerichteten Kinderclub die erste Schritte auf den Ski. Für Kinder ab 6 Jahren werden Kurse in verschiedenen Könnensstufen (Anfänger, Fortgeschritten, Sportiv) angeboten. Die Gruppen umfassen in der Regel nicht mehr als 9-10 Teilnehmer und werden zumeist von einem Skilehrer und einem Hilfsskilehrer betreut.

Viele Skilehrer waren früher selbst Kursteilnehmer und haben die verschiedenen Stationen (Rennlauf, Grundstufe, Instructor) mit dem Verein durchlaufen. Diese Vertrautheit speigelt sich auch in einer sehr angenehmen Atmosphäre während der Kurse wieder. 

Wie kam es zur Kooperation mit Yolawo?

Julian, einer der Gründer von Yolawo, ist selbst Skilehrer und Kursleiter beim SV Kirchzarten. Sein Vorschlag, die Kurs-Orga mit einem Online-System für Teilnehmer und Kursleiter zu verbessern, traf bei den Skilehrer-Kollegen auf fruchtbaren Boden. Und so wurde beschlossen zur Saison 2017/18 das Yolawo-System erstmals einzusetzen.

Wie gestaltet der SV Kirchzarten die Kursanmeldung für Teilnehmer?

Die Schneesportschule des SV Kirchzarten bietet den Teilnehmern eine einfache Buchungsmöglichkeit über die eigene Webseite. Die Anmeldung erfolgt dabei gleich für den jeweiligen Kurs – also z. B. für den Kinderclub an Weihnachten.

Bei den Kursen des SV Kirchzarten können neben Mitgliedern auch Gäste teilnehmen. Bei der Online-Anmeldung kann dabei der zutreffende Tarif ausgewählt werden. Zusätzlich werden im Anmeldeprozess vier Fragen gestellt, um Teilnehmer in eine passende Gruppe einteilen zu können.

Innerhalb von  ca. 2 Minuten ist eine Anmeldung abgeschlossen und die Teilnehmer erhalten eine Bestätigungsemail. Über diese Bestätigung kann die Buchung vom Teilnehmer auch selbst verwaltet werden. So können weitere Teilnehmer angemeldet oder Stornierungen vorgenommen werden.

Der SV Kirchzarten ist sehr kulant bei Stornierungen. So werden abzüglich einer Gebühr von 10€ alle Teilnahmegebühren rückerstattet, sofern die Stornierung bis 48 Stunden vor Kursbeginn eingegangen ist. Das Yolawo-System erfasst dabei den Zeitpunkt einer Stornierung und teilt sowohl dem Teilnehmer als auch Kursleiter den fälligen Betrag mit.

Wie nutzen die Kursleiter des SV Kirchzarten die Yolawo-Software?

Sobald die genauen Termine für die neue Saison feststehen, werden diese ins Yolawo-System eingegeben.  Außerdem wird das Datum und die Uhrzeit des Anmeldestarts hinterlegt.

An diesem Datum, das beim SVK meistens Anfang November ist, geht die Online-Anmeldung dann über die Vereinshomepage live.

Während der Anmeldephase bekommt die Skischulleiterin Sarah regelmäßig Benachrichtigungen über neue Anmeldungen. Im internen Bereich von Yolawo kann Sarah sich die aktuelle Auslastung anschauen und Kapazitäten erhöhen, wenn sie zusätzliche Skilehrer animieren konnte. Erhöht Sarah die Kurskapazität und es werden so neue Plätze für Teilnehmer auf der Warteliste frei, werden diese automatisch benachrichtigt. „Nachrücker“ können den angebotenen Platz innerhalb von 48 Stunden über einen Link in der E-Mail annehmen. Sollte das nicht der Fall sein, wird die oder der Nächste auf der Warteliste informiert.

Die Kurseinteilung wird dann in der Regel vom jeweiligen Kursleiter übernommen. Dazu wird schlicht die Teilnehmerliste per Excel exportiert und mit wenigen Schritten passend sortiert.

Aufgrund der Schneeunsicherheit im Schwarzwald kann es immer zu kurzfristigen Absagen oder Veränderungen kommen. 

Eine Veränderung – z. B eine Verlegung vom Stollenbach an den Notschrei, wird vom Kursleiter ins System eingegeben, das alle Teilnehmer automatisch darüber per Mail informiert.

Fazit

Die oberste Priorität der Schneesportschule des SV Kirchzarten ist es natürlich einen tollen Skikurs auf die Beine zustellen. Mit Yolawo bleibt den Verantwortlichen mehr Zeit für das wirklich Wesentliche!

Die Skilehrer des SV Kirchzarten freuen sich in jedem Fall schon auf die neue Saison. Jetzt muss nur noch der Wettergott mitspielen.

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