Veranstaltung planen: In 8 Schritten zum erfolgreichen Event

Schritt 1: Das Ziel festlegen

Die Bandbreite an Vereinsveranstaltungen umfasst ein riesiges Spektrum. Zudem stellen sie einen sehr wichtigen Teil des Vereinslebens dar. Hierbei muss es sich nicht nur um reine Sportveranstaltungen handeln, sondern auch um völlig verschiedene außersportliche Veranstaltungstypen sowohl für die eigenen Vereinsmitglieder:innen als als auch für unterschiedliche Vereinszielgruppen. Für die Mitglieder:innen eines Vereins spielen dabei insbesondere gesellige Veranstaltungen eine wichtige Rolle.

Tipp: Auf unserem Blog geben wir euch 9 Veranstaltungsideen für Sportvereine.

Eine besondere Bedeutung kommt dabei vor allem – ganz unabhängig vom Veranstaltungstyp – den Veranstaltungszielen zu. Vereinsveranstaltungen sollten demnach immer einen Mehrwert für die jeweiligen Zielgruppen sowie für den Verein selbst darstellen. Zwar können die jeweiligen Ziele im Rahmen deiner Eventplanung einen sehr unterschiedlichen Charakter aufweisen, grundsätzlich aber lassen sich die Zielvorgaben grob in zwei Kategorien unterteilen: in die ökonomischen und die nicht-ökonomischen Veranstaltungsziele.

Eventplanung: Unterscheide zwischen zwei Zielintentionen

Bei den ökonomischen Veranstaltungen steht in erster Linie das Erzielen von Einnahmen im Fokus. Dies erreichst du zum Beispiel durch Eintrittsgelder, Sponsoreneinnahmen, Teilnehmer- oder Startgebühren, den Verkauf von Fanartikeln, Catering-Einnahmen oder auch Spenden (beispielsweise im Rahmen von Sponsoren- oder Spendenläufen). Zudem zählt auch das Gewinnen von neuen Mitglieder:innen zur Kategorie der ökonomischen Ziele. Denn mehr Mitglieder:innen bedeuten gleichzeitig auch mehr Einnahmen durch die entsprechenden Beiträge für die Mitgliedschaft im Verein.

Demgegenüber sind die nicht-ökonomischen Ziele weitaus vielfältiger und breiter aufgestellt. Im Rahmen von Informationsveranstaltungen oder Schnuppertagen besteht zum Beispiel die Möglichkeit, potenzielle Mitglieder:innen für den eigenen Verein zu begeistern und entsprechend zu rekrutieren. Oder du veranstaltest Events, um Mitglieder:innen fester an den Verein zu binden und deren Loyalität zu erhöhen. Im Folgenden findest du eine Aufstellung beziehungsweise Checkliste möglicher Ziele innerhalb dieser Kategorie, die dir bei der Veranstaltungsplanung hilft:

• Sportlicher Vergleich (Wettkämpfe, Meisterschaftsspiele etc.)  
• Imageaufbau/-verbesserung
• Kontaktpflege und Bindung von Vereinsmitglieder:innen, ehrenamtlich Engagierten, Sponsoren, Medienvertreter:innen oder anderen Vereinszielgruppen (beispielsweise durch Sommerfeste, Weihnachtsfeste, Dankeschönfeste, Pressestammtische, PR-Events oder Sponsorentreffen)
• Informationsveranstaltungen im Hinblick auf Vereinsangebote und Vereinsmitgliedschaft (Tag der offenen Tür, Schnuppertage oder -kurse etc.)
• Weiterbildung und Qualifizierung von Vereinsmitarbeiter:innen
• Entertainment (Vereinsfeste, Disco etc.)
• Erfüllung des Satzungszwecks
• Förderung des Zusammenhalts innerhalb des Vereins
• Mediale Aufmerksamkeit auf sich ziehen beziehungsweise verbessern
• Motivieren von ehrenamtlichen und hauptamtlichen Vereinsmitglieder:innen und -mitarbeiter:innen

Grundsätzlich gilt dabei: Die Art der Veranstaltung ist immer abhängig vom vorgegebenen Ziel und der jeweiligen Zielgruppe. Mithilfe von konkreten und nachprüfbaren Zielen, kannst du zudem hinterher immer überprüfen, ob eine Veranstaltung erfolgreich gelaufen ist oder nicht.

Schritt 2: Budgetplanung

Bevor du eine Vereinsveranstaltung planen und starten kannst, musst du dir zwingend Zeit nehmen, um eine sorgfältige Finanzplanung zu betreiben. Bestenfalls erstellst du schon während der Konzeptionsphase einen entsprechenden Finanzplan. In diesen gehören die zu erwartenden Ausgaben und Einnahmen sowie die zur Kostendeckung vorhandenen Eigenmittel des Vereins. Die einzelnen Posten ermittelst und prognostizierst du dabei möglichst genau, bevor du sie nach Positionen geordnet anschließend im Rahmen einer Kosten-Nutzen-Analyse gegenüberstellst. Dies dient dem Zweck der reinen Bewertung der Wirtschaftlichkeit.

Dabei unterteilst du dein Budget in verschiedene Kategorien, wie zum Beispiel Location, Werbung, Rahmenprogramm, Energiekosten, Preisgelder, Gebühren (GEMA etc.) und Personalkosten. Wichtig ist dabei, dass du mit realistischen Zahlen kalkulierst. Plane auch Pufferzonen für unvorhergesehene Kosten ein. Art und Umfang der geplanten Veranstaltung sind dabei letztendlich immer abhängig von dem zur Verfügung stehenden Budget.

Plane immer auch unvorhergesehene Kosten ein

Bevor du mit der Vorbereitung und Durchführung des geplanten Events beginnst, muss die Finanzierung einwandfrei gesichert sein. Ist eine seriöse Finanzierung nicht möglich, musst du entsprechende Anpassungen bezüglich Art und Umfang des Events vornehmen. Im Zweifelsfall solltest du lieber auf eine Veranstaltung verzichten, wenn die finanziellen Rahmenbedingungen nicht stimmen.

Etwa 15 Prozent des Budgets solltest du dabei für sonstige beziehungsweise unvorhergesehene Kosten einplanen. Zudem ist es immer ratsam, Ausgabenpositionen großzügiger und die Einnahmen konservativer zu kalkulieren. Eventuell kannst du auch für bestimmte Vereinsveranstaltungen Zuschüsse oder Fördermitteln bei der zuständigen Kommune beantragen. Die entsprechenden Voraussetzungen hierfür findest du in den Sportförderrichtlinien.

Schritt 3: Datum, Ort und Teilnehmeranzahl festlegen

Für den Erfolg deiner Vereinsveranstaltung stellt deine Terminwahl einen essenziellen Erfolgsfaktor dar. Der Terminfindung solltest du daher immer größte Aufmerksamkeit und Sorgfalt widmen. Dabei solltest du es vermeiden, den Termin in die Schul- und Semesterferien zu legen. Viele potenzielle Teilnehmer:innen befinden sich genau zu diesen Zeiten im Urlaub. Auch Feiertage stellen grundsätzlich keinen guten Veranstaltungstermin dar. Außerdem solltest du Konkurrenzveranstaltungen aus dem Weg gehen. Welches Event wann und wo stattfindet, ist in der Regel im Rahmenterminplan des zuständigen Sportfachverbandes oder auch im Wettkampfkalender angegeben. Stehen Bundestags- oder Landtagswahlen an, solltest du dich ebenfalls um einen anderen Termin bemühen.

Zeit und Dauer immer auf die Hauptzielgruppe ausrichten

Bemühe dich dabei immer, bestenfalls schon sehr frühzeitig einen Termin festzulegen. Dadurch gewinnst du Zeit hinsichtlich der Vorbereitung des Events. Außerdem benötigst du je nach Veranstaltungsart eine gewisse Vorlaufzeit, falls du behördliche Genehmigungen benötigst. Nicht nur das Datum stellt einen besonders entscheidenden Faktor dar, sondern auch die Uhrzeit und die Dauer des Events. So solltest du die Anfangszeit und Dauer der Veranstaltung grundsätzlich auf deine Hauptzielgruppe ausrichten. Sind zum Beispiel Kinder und Jugendliche involviert, musst du auch die aktuellen Jugendschutzbestimmungen beachten. In diesem Fall sollte eine Veranstaltung spätestens um 22 Uhr enden.

Tipp: Die Location als zentraler Erfolgsfaktor

Die Teilnehmer:innenzahl selbst ist zum einen abhängig von der Art der Veranstaltung sowie dem zur Verfügung stehenden Budget und zu anderen von der genutzten Location. Überhaupt stellt die Wahl einer passenden Location einen zentralen Aspekt im Rahmen deines Veranstaltungsmanagements dar. Denn nicht jede noch so schöne Location ist für jede Art von Veranstaltung geeignet. Wichtig: Warte nicht zu lange mit der Auswahl einer passenden Location. Viele mögliche Veranstaltungsorte sind bereits auf Monate im Voraus ausgebucht. Bei der Auswahl deiner Location solltest du vor allem auf die Erfüllung dieser Kriterien achten:

• Platzangebot     
• Infrastruktur
• Gastronomie
• Akustik
• Lichtverhältnisse
• Ambiente

Deine Eventorganisation basiert auf der passenden Location

Einen besonders großen Einfluss auf die Wahl der passenden Location hat dabei in erster Linie die Veranstaltungsart. Der Grund hierfür liegt auf der Hand: Sportveranstaltungen, Mitglieder:innenversammlungen, Sponsorentreffen oder rein gesellige Events weisen jeweils unterschiedliche Anforderungsprofile auf. Unabhängig von diesen Anforderungsprofilen solltest du immer versuchen, auf vereinseigene Räumlichkeiten oder von Sponsoren bereit gestellte Örtlichkeiten zurückzugreifen.

Wenn das nicht umsetzbar ist, kannst du dich immer noch um externe Locations bemühen. Da hierfür Mieten fällig werden, schmälert das eventuell dein Budget und du musst beispielsweise das Rahmenprogramm ein wenig reduzieren. Diesbezüglich ist dann auch gleich zu klären, ob diese Kosten durch vorhandene Eigenmittel finanziert werden können oder ob du die Saal- und Raummiete durch Eventeinnahmen refinanzieren musst.

Obendrein solltest du eine Location immer im Zusammenhang mit Erreichbarkeit, Parkplätzen, eventuell Unterbringungsmöglichkeiten, Angebote für besondere Personengruppen (Kleinkinder-Betreuung, Barrierefreiheit für Menschen mit Handicaps etc.) und Catering-Angeboten auswählen. Planst du eine Open Air Veranstaltung, ist es zudem ratsam, eine Schlechtwettervariante in der Hinterhand zu haben.

Schritt 4: Veranstaltungsprogramm erstellen

Das Veranstaltungsprogramm fungiert als das Herz jedes Events. Es stellt den wesentlichen Faktor für ein durchdachtes Eventmanagement und damit auch für eine erfolgreiche Vereinsveranstaltung dar. Das jeweilige Programm richtet sich dabei natürlich konsequent nach der Veranstaltungsart respektive der Zielgruppe. Veranstaltest du zum Beispiel einen Tag der offenen Tür, sollten neben klassischen Infoständen zum Verein, zu den jeweiligen Sportangeboten sowie zur Mitgliedschaft auch praxisorientierte Inhalte Bestandteil der Veranstaltung sein.

In diesem Fall bieten sich zum Beispiel kurze Trainingseinheiten für Interessenten, verschiedene Schnupperkurse oder Vorführungen von Vereinsmitglieder:innen an. Auf diese Weise bekommen potenzielle neue Vereinsmitglieder:innen einen Eindruck von Sportangeboten und dem Vereinsleben. Die Programmgestaltung steht dabei immer in Abhängigkeit zu diesen Kriterien:

• den Veranstaltungszielen   
• dem Veranstaltungsort
• dem Veranstaltungsbudget
• den zielgruppenspezifischen Wünschen, Bedürfnissen und Erwartungen
• den personellen Ressourcen
• den behördlichen Vorschriften
• den Vorgaben von den Regelungen der Sportfachverbände

Abgrenzung zwischen Haupt- und Rahmenprogramm

Bei größeren Events kannst du dabei eine Unterscheidung zwischen Haupt- und Rahmenprogramm vornehmen. Das Rahmenprogramm wird häufig auch als Side-Event bezeichnet. Veranstaltet dein Verein zum Beispiel eine Laufveranstaltung, stellen etwa ein Volkslauf oder ein Marathon mit Lokalmatadoren und nationalen Stars das Hauptprogramm dar. Um dieses Hauptprogramm herum organisierst du dann ein buntes Rahmenprogramm.

Hier kannst du deiner Kreativität viel Platz lassen. Eine After-Run-Party sollte dabei nicht fehlen. Auch Streckenrundfahrten ergeben bei dieser Konstellation Sinn. Das kannst du dann zusätzlich garnieren mit weiteren Programmpunkten unterschiedlichster Natur. Die Bandbreite an Möglichkeiten reicht hier von kulinarischen Angeboten über Lauf-Wettkämpfe für Kinder, Eltern-Kind-Rennen und Vereinsinfostände bis hin zu Verkaufsständen.

Transparenz und Übersicht bietet dir ein Ablaufplan

Das Programm solltest du dabei hinsichtlich der Abläufe, der Zeitfolge und der Positionierung auf dem Veranstaltungsareal in einem Programmentwurf festhalten, der einen Ablaufplan mit allen wichtigen Informationen in chronologischer Staffelung beinhaltet. Wähle die einzelnen Programmpunkte dabei sorgfältig aus und versuche Alleinstellungsmerkmale gegenüber ähnlich gelagerten Events zu generieren. Dadurch machst du deine Veranstaltung unverwechselbar, was einen entscheidenden Erfolgsfaktor darstellt. Diese Vorgehensweise hat sich in der Praxis sehr gut bewährt. Untergliedern solltest du deine Checkliste dabei in diese Kernpunkte:

• Programmpunkt beziehungsweise Aktivität  
• Ort der Aktivität
• die genaue Terminierung des jeweiligen Side-Events (Datum, Termin und Uhrzeit (Beginn und Ende))
• expliziter Inhalt der Tätigkeit beziehungsweise der Handlung
• die jeweils verantwortlichen Vereinsmitarbeiter:innen

Schritt 5: Dienstleister und Partner finden

Nur bei kleinen und begrenzten Veranstaltungen wirst du ohne zusätzliche Partnerschaften und Kooperationen auskommen. Hier besteht zum Beispiel die Möglichkeit, Kuchenspenden der Vereinsmitglieder:innen entgegenzunehmen. Das kannst du je nach Vereinsgröße ausweiten auf selbst gemachte Salate, Baguettes oder beispielsweise auch Bratwürstchen. Gerade in Vereinen mit familiärer Atmosphäre und einer guten Bindung zu den Mitglieder:innen stellt dies in der Regel eine schnell realisierbare Option dar. Das gilt auch für erforderliche Arbeitskräfte. Abhängig von der Dauer des Events teilst du dann die freiwilligen Helfer:innen aus dem Vereinsumfeld für die jeweils anfallenden Aufgaben ein. Auch diesbezüglich gibt es nur selten Probleme, Freiwillige zu rekrutieren.

Externe Dienstleister erhöhen die Professionalität

Planst du dagegen eine größere Veranstaltung mit einem Hauptprogramm und Rahmenaktivitäten, benötigst du in erster Linie zuverlässige externe Dienstleister:innen oder auch Künstler:innen für das Rahmenprogramm. Dies betrifft vor allem die Bereiche Veranstaltungstechnik und Catering beziehungsweise gastronomische Angebote. Passende Dienstleister:innen lassen sich häufig über Sponsorenkontakte oder auch Vereinskontakte finden. Ansonsten nutzt du einfach die Internetrecherche. Wichtig dabei: Bestehe auf jeden Fall auf einen Vor-Ort-Termin!

Dies sind die wichtigsten Auswahlkriterien bei externen Dienstleistern:

• Verfügbarkeit
• Expertise (bestenfalls liegen Referenzen für vergleichbare Veranstaltungen vor)
• Preis (immer vergleichen mit marktüblichen Preisen und Konkurrenzangeboten)
• eventspezifische Kompetenz
• Zuverlässigkeit und Engagement
• Equipment (beispielsweise Sportgeräte)
• Handlungs- und Reaktionsschnelligkeit (kurzfristige Änderung des Briefings etc.)

Auch Kooperationen bieten sich für Vereine an

Kooperationen stellen ebenfalls eine tolle Sache für Veranstaltungen dar. Diese kann beispielsweise mit einem sowohl finanzkräftigen als auch Event-erfahrenen Partner abgeschlossen werden. Oftmals bringt dies in ein Event erst den nötigen Schwung, der alleine nur schwer erreichbar gewesen wäre. Aber Vorsicht: Kooperationen sind immer auch mit Steuer- und Haftungsrisiken verbunden. Hol dir daher auf jeden Fall Tipps von einem Fachanwalt. Alternativ sind je nach Ausrichtung des Events auch Kooperationen mit anderen Vereinen, Schulen, Jugendfreizeitstätten oder lokalen Partnern denkbar.

Schritt 6: Marketing und Werbung planen

Um auf deine Veranstaltung aufmerksam zu machen, musst du sie auch entsprechend bewerben. Die Werbe- und Marketingkanäle sollten dabei auch tatsächlich von deiner Zielgruppe frequentiert werden. Folgende Kanäle bieten sich an:

Social-Media-Marketing: Ob auf Facebook, Instagram, X (Twitter) oder TikTok – Werbe- und Marketing-Kampagnen generieren hier in der Regel eine große Sichtbarkeit und Aufmerksamkeit. Du kannst sowohl kostenlose als auch bezahlte Werbung schalten, den Ticketverkauf ankurbeln oder die Bindung zu Teilnehmenden und Gästen verstärken.

Content-Marketing: Durch die gezielte Erstellung von Inhalten forcierst du die Bekanntheit deiner Veranstaltung, baust ein positives Image auf und verbesserst die Auffindbarkeit bei den Suchmaschinen. Eine eigene Homepage, Blogs, Presseverteiler und Social Media Kanäle bieten sich zur Verbreitung an.

E-Mail-Marketing: Mit zielgruppenorientierten E-Mails informierst du umfassend über deine Veranstaltung durch aktuelle Informationen. Es bietet sich zudem an, eine Teilnehmer:innenanmeldung zu integrieren. Dafür kannst du optimal das Buchungssystem Yolawo nutzen. Diese Event Management Software bietet dir als Eventplaner alles, was du zur Planung und Kommunikation rund um die Teilnehmer:innen benötigst. Rabatte oder Ticketverlosungen machen eine Teilnahme zusätzlich interessant beziehungsweise attraktiv.

Klassische Werbung: Auch wenn der Online-Bereich längst den Ton angibt in Sachen Werbung und Marketing, solltest du gerade bei der Planung von Vereinsfestivitäten auf klassische Werbemittel wie Flyer oder Plakate nicht verzichten. Gerade im lokalen Einzugsgebiet ist klassische Werbung nach wie vor wichtig.

Schritt 7: Teilnehmerregistrierung und Koordination

Als Eventplaner:in musst du bei der Planung permanent den Überblick behalten, wenn du eine Vereinsfeier gelungen organisieren möchtest. Gerade bei der Teilnehmerregistrierung und der Koordination dürfen bestenfalls keine Fehler passieren. Das ganze Konzept „Veranstaltung“ hängt letztendlich immer vom richtigen Organisieren ab. Du solltest daher folgende Tipps auf jeden Fall in deiner Checkliste berücksichtigen.

Richte daher einen Check-in-Bereich ein. Hier kannst du durch Überprüfung der Teilnehmerliste oder per Einscannen eines QR-Codes feststellen, ob sich die Gäste zu deiner Veranstaltung angemeldet haben. Das Yolawo Buchungstool kann dir hier nachhaltig helfen, die Teilnehmerregistrierung zu vereinfachen. Dann geht es quasi ans Eingemachte: Stände müssen aufgebaut werden und du musst sicherstellen, dass alles steht und passt. Vergiss dabei nicht, die Veranstaltungstechnik und andere Kernbereiche zu checken. Beamer, Lautsprecher, Mikros – alles muss auf den Punkt funktionieren, bevor der Startschuss zum Event fällt. Vor allem die Koordination muss im Hinblick auf die Veranstaltungsplanung passen. Gut Planen und Organisieren bildet die Grundlage für jede Veranstaltung.

Schritt 8: Nachbereitung und Evaluation

Eine Veranstaltung organisieren und durchführen – damit ist deine Arbeit aber noch nicht erledigt. Auf deiner persönlichen Checkliste stehen jetzt noch Nachbereitung und Evaluation, also die sach- und fachgerechte Untersuchung und Bewertung. Jetzt gilt es, den Erfolg deiner Veranstaltung zu messen. Die Kernfrage ist dabei, ob die Ziele der Veranstaltung erfüllt werden konnten. Entsprechendes Feedback erhältst du zum Beispiel durch Umfragen. Auf diese Weise erfährst du, was top war und wo es nicht so glatt lief.

Ganz wichtig in diesem Zusammenhang ist auch die finanzielle Auswertung des Events. Nur wenn die Kasse stimmt, hast du letztendlich auch deine ökonomischen Ziele erreicht. Auch das Verfassen von knackigen Artikeln über das Event ist Bestandteil einer guten Nachbereitung. Dazu gehört auch, eine herzliche Dankeschön-Mail an die Teilnehmernden beziehungsweise Gäste zu senden. Damit zeigst du Wertschätzung und hältst dich und die Veranstaltung in Erinnerung.