In 8 Schritten zu einem perfekt organisierten Feriencamp

Feriencamps sind für viele Kinder und Jugendliche das Highlight der schulfreien Zeit. Ob Sportcamp, Abenteuerausflüge oder Kreativworkshop – ein gut organisiertes Feriencamp bleibt in Erinnerung und sorgt dafür, dass die Kids gern wiederkommen.

Doch was viele nicht sehen – die Organisation dahinter ist keine Kleinigkeit! Eine sorgfältige Planung und ein klarer Ablauf sind das A und O, damit alles reibungslos verläuft und die Kinder eine unvergessliche Zeit haben. In meinem Heimatverein, dem TC Kirchzarten, haben wir dafür die „8-Schritte-Formel“ entwickelt. Diese Schritte helfen uns, Feriencamps effizient und stressfrei auf die Beine zu stellen. Hier ist unser bewährter Leitfaden, der euch sicher durch die Camp-Planung führt.

Als Beispiel könnt ihr die Step-by-Step-Vorlage von Julian ansehen, die euch durch die wichtigsten Planungsphasen führt.

Die Tipps im Überblick

• Tipp 1: Eine klare Camp-Idee entwickeln
• Tipp 2: Machbarkeit prüfen
• Tipp 3: Kostenübersicht und Teilnehmerpreis festlegen
• Tipp 4: Ausschreibung vorbereiten
• Tipp 5: Anmeldedetails festlegen
• Tipp 6: Werbung und Bekanntmachung
• Tipp 7: Camp-Tage vorbereiten
• Tipp 8: Nachbereitung und Feedback

Der erste Schritt für ein erfolgreiches Camp ist die Entwicklung einer klaren Idee. Worum geht’s? Wer ist eure Zielgruppe? Ob ein 2-Tages-Camp für Kids oder eine ganze Woche voller Action für Jugendliche – definiert, was euer Camp einzigartig macht und worauf es sich konzentriert. Ein besonderes Konzept oder Thema hebt euer Camp aus der Masse hervor.

Wie wir es beim TC Kirchzarten machen:
Unsere Camps gestalten wir bewusst abwechslungsreich. Neben Tennistrainings mit verschiedenen Trainer:innen und Stationen bieten wir zusätzliche Betreuung in den Pausen. Wir überlegen immer, ob ein gemeinsames Mittagessen sinnvoll ist und für welche Altersgruppe das Camp geeignet ist. Unser Ziel ist es, gezielt unterschiedliche Interessen und Altersgruppen anzusprechen.

Beispiel-Checkliste zur Camp-Idee:

Art des Camps: 2-Tages-Tenniscamp für Kinder

Inhalte:
– Stationstraining mit spezifischen Übungen und abwechslungsreichen Aufgaben
– Optionales Mittagessen in der Gruppe
– Betreuung in den Pausen, z. B. Schnitzeljagd oder Outdoor-Aktivitäten

Zielgruppe: Altersgruppen von 6 bis 14 Jahren, aufgeteilt in Gruppen wie „Käfer“, „Füchse“, „Dinos“ und „Tiger“, je nach Alter und Können.

Ehe die Detailplanung weitergeht, ist eine genaue Machbarkeitsprüfung wichtig. Fixiert ein Datum, stellt sicher, dass eure Hallen oder Plätze verfügbar sind und klärt die Verfügbarkeit von Betreuer:innen und Trainer:innen. Ein wichtiger Tipp: Plant immer mehr Trainer:innen und Betreuer:innen ein, als ihr voraussichtlich braucht – so seid ihr bei kurzfristigen Änderungen flexibel.

Wie wir es beim TC Kirchzarten machen:
Wir legen den Termin so früh wie möglich fest, damit Plätze und Hallen rechtzeitig reserviert werden können. Zudem sichern wir die Verfügbarkeit des Teams ab, indem wir mindestens die dreifache Menge an Trainer:innen anfragen, als tatsächlich benötigt wird. Alle Zusagen halten wir schriftlich fest, sodass das Camp zuverlässig durchgeführt werden kann. Dadurch können wir sicherstellen, dass das Camp ohne Personalprobleme stattfinden kann.

Checkliste TC Kirchzarten:

Termin und Ort: 28.-29. Oktober, 09:00 bis 16:00 Uhr in der Halle Hinterzarten

Räumlichkeiten: Zwei Hallenplätze, die wir in drei Spielflächen aufteilen, um mehrere Gruppen gleichzeitig betreuen zu können

Team: Hauptverantwortlicher Philip und drei Trainer:innen; zusätzliche Betreuer:innen werden eingeplant, die Outdoor-Aktivitäten oder Spiele in den Pausen übernehmen, wenn mehr als 12 Kinder teilnehmen

Damit das Camp auch finanziell tragbar ist, ist eine realistische Kostenkalkulation unerlässlich. Listet alle Fixkosten auf, legt die variablen Kosten fest und bestimmt auf dieser Basis den Teilnehmerpreis. Eine transparente Preisstruktur für Mitglieder und Nichtmitglieder sichert die Finanzierung und hilft, das Camp attraktiv zu gestalten.

Wie wir es beim TC Kirchzarten machen:
Wir führen eine detaillierte Kalkulation durch, bei der alle Kostenpunkte in einer Tabelle erfasst werden – von Trainer:innen über Hallenmieten bis zur Verpflegung. Daraus kalkulieren wir den Teilnehmerpreis separat für Mitglieder und Nichtmitglieder. Diese transparente Struktur sorgt dafür, dass alle Kosten klar sind und das Camp für verschiedene Zielgruppen attraktiv bleibt.

Beispielkalkulation TC Kirchzarten:

Fixkosten: Organisationspauschale für Hauptverantwortlichen: 50 €,
Trainer:innen-Honorar: 125 €/Tag pro Trainer:in, insgesamt 750 € für das Camp,
Hallenmiete: 224 € für beide Tage

Variable Kosten: Zugfahrt mit Gruppenticket,
Mittagessen im Holzschopf oder anderen Restaurants (ca. 7–8 € pro Kind, 12 € pro Betreuer:in)

Campgebühr: 99 € für Mitglieder, 119 € für Nichtmitglieder

Um die Gesamtkosten für dein Feriencamp zu ermitteln, trage deine fixen und variablen Kosten in unsere Kalkulationsvorlage ein. Diese kannst du dir als Teil unseres kostenlosen Feriencamp-Bundles ganz einfach herunterladen!

Checklisten & Vorlagen
für DEINE Feriencamps

Plane deine nächsten Feriencamps ohne viel Zeitaufwand! Wir haben für euch ein praktisches Bundle aus Checklisten und Vorlagen zusammengestellt, das du kostenlos herunterladen kannst. Klicke einfach auf den Button und sichere dir die perfekte Unterstützung von Yolawo für die Organisation deiner Feriencamps – mit einer kurzen Checkliste als Merkblatt, einer anpassbaren Step-by-Step-Vorlage und vielen weiteren praktischen Vorlagen.

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Eine ansprechende Ausschreibung ist entscheidend, um Teilnehmende zu gewinnen. Nutzt digitale Tools wie Yolawo, um die Campbeschreibung klar und ansprechend zu gestalten. Eine kurze Beschreibung, ein passendes Bild und klare Infos zur Zielgruppe helfen dabei, Interesse zu wecken.

Wie wir es beim TC Kirchzarten machen:
Wir greifen auf Vorlagen zurück, die sich in vergangenen Camps bewährt haben. In Yolawo passen wir lediglich die Inhalte und Bilder an und können so schneller neue Ausschreibungen erstellen. Der Prozess ist dadurch effizient, und wir wissen, dass die Ausschreibung bei den Teilnehmenden gut ankommt.

Checkliste zur Ausschreibung:

Beschreibung erstellen: Die Vorlage des letzten Camps anpassen

Yolawo-Vorlage aktualisieren: Beschreibung, Bild und Format auf das aktuelle Camp abstimmen

Das Teilnehmermanagement ist das Herzstück jeder Camp-Organisation. Ein digitales System wie Yolawo ermöglicht es, Kapazitäten, Tarife und Teilnehmerdaten an einem zentralen Ort zu verwalten und alle Informationen vor der Veröffnetlichung zu prüfen und gegebenenfalls Änderungen vorzunehmen.

Wie wir es beim TC Kirchzarten machen:
Über Yolawo konfigurieren wir Kapazitäten und Tarife für jedes Camp und passen auch das Anmeldeformular individuell an. Dabei erfassen wir beispielsweise die Notfallnummer der Eltern, Essenswünsche und -einschränkungen, Allergien sowie die Erlaubnis, ob das Kind alleine nach Hause gehen darf oder ob Fotos gemacht werden dürfen. Die zentralisierte Verwaltung sorgt dafür, dass wir alle Anmeldungen und notwendigen Teilnehmerdaten im Blick haben und Änderungen unkompliziert vornehmen können. Dadurch bleibt alles gut strukturiert und läuft reibungslos ab.

Checkliste TC Kirchzarten:

Beschreibung: Bestehenden Text an das aktuelle Camp anpassen

Kapazität setzen: Das Camp ist für maximal 16 Kinder geplant

Tarife und Zahlungsoptionen: Gebühren und Online-Zahlung sind voreingestellt

Anmeldeformular: Entfernt nicht benötigte Felder, ergänzt relevante Infos, z. B. wetterfeste Kleidung

E-Mail-Benachrichtigungen: Treffpunkt und Ausrüstungsliste in die Bestätigungsmail aufnehmen

Das Camp muss bekannt gemacht werden, um Teilnehmende zu erreichen. Nutzt Vereinswebsite, Social Media, Newsletter und direkte Ansprachen. Wiederholung über mehrere Kanäle sorgt dafür, dass das Camp bei den Mitgliedern und Interessierten präsent bleibt.

Wie wir es beim TC Kirchzarten machen:
Wir erstellen einen Text für die Vereinswebsite, der durch unseren Web-Admin Julius veröffentlicht wird. Außerdem bereiten wir einen Newsletter-Text für unsere Mitglieder vor und senden eine Info über Yolawo, um alle Vereinsmitglieder frühzeitig zu erreichen. Diese Kanäle nutzen wir wiederholt, um sicherzustellen, dass das Camp gut gebucht ist.

Beispiel TC Kirchzarten:

Website-Update: Unser Web-Admin Julius erstellt einen News-Artikel mit dem Anmeldelink auf der Vereinswebsite.

Newsletter für Mitglieder und Teilnehmer-Datenbank: Wir bereiten einen Newsletter-Text für unsere Mitglieder vor und senden eine Info über Yolawo, um alle Vereinsmitglieder frühzeitig zu erreichen.

Ein durchdachter Tagesplan ist entscheidend für einen strukturierten Ablauf. Legt den Zeitplan fest, teilt die Teilnehmenden in Gruppen ein und informiert die Eltern kurz vor dem Camp über die Details. Eine Checkliste mit den wichtigsten Infos hilft, den Start reibungslos zu gestalten.

Wie wir es beim TC Kirchzarten machen:
Wir erstellen eine detaillierte Tagesstruktur für jede Gruppe und versenden eine Checkliste an die Eltern, die sie auf alles Wichtige vorbereitet. Dazu zählen Informationen zum Ablauf, eine Übersicht über die nötige Ausrüstung und letzte organisatorische Hinweise. So vermeiden wir am ersten Camp-Tag unnötige Rückfragen und sorgen für einen entspannten Start.

Checkliste zur Camp-Vorbereitung:

Gruppeneinteilung: Exportiert eure Teilnehmerliste aus Yolawo und teilt die Kinder nach Alter und Können ein. Dabei nutzen wir eine Vorlage, die für die Gruppeneinteilung eine übersichtliche Struktur bietet. Lade dir die Vorlage jetzt in unserem kostenlosen Feriencamp-Bundle herunter!

Trainer-Briefing: Wir weisen jedem Trainer einen festen Platz und ein Thema für das Camp zu. Wichtig ist außerdem die Erstellung einer Übersicht mit Zeitplan, Gruppeneinteilung und Verantwortlichkeiten, die zwei Tage vor Campstart an die Trainer:innen geht. Nutzt gern unsere vorbereitete Briefing Vorlage (Teil unseres Feriencamp-Bundle) für eure Betreuer:innen.

Letzte Infos an Eltern: Über Yolawo wird eine Checkliste mit Treffpunkt und benötigter Ausrüstung an alle Eltern verschickt. So haben die Eltern alle wichtigen Infos und die Kinder sind gut vorbereitet.

Nach dem Camp ist es wichtig, Feedback einzuholen und die Ergebnisse zu dokumentieren. Rückmeldungen von Teilnehmenden und Betreuer:innen helfen, das nächste Camp zu verbessern und neue Ideen zu entwickeln. Eine kleine Danksagung rundet das Camp positiv ab.

Wie wir es beim TC Kirchzarten machen:
Wir senden nach dem Camp eine Umfrage an die Eltern und Trainer:innen, um konkrete Rückmeldungen zur Organisation und Durchführung zu erhalten. Die Antworten dokumentieren wir sorgfältig, sodass wir die Erfahrungen für die Planung des nächsten Camps nutzen können. Zudem senden wir allen eine Danksagung, um das Camp positiv abzuschließen. So wissen alle Beteiligten, dass ihr Einsatz geschätzt wird, und wir das Camp kontinuierlich verbessern wollen.

Beispiel TC Kirchzarten:

Feedback einholen: Eine Umfrage an Eltern und Trainer:innen gibt wertvolle Einblicke zur Verbesserung der Organisation und Abläufe.

Abrechnung: Rechnungen für Hallenmiete und Verpflegung werden geprüft, um sicherzustellen, dass alle Posten abgedeckt sind.
Betreuer:innen und Trainer:innen werden je nach Vereinbarung entweder direkt oder über den Stundenzettel abgerechnet.

Danksagung an das Team: Alle Betreuer:innen und Trainer:inen werden persönlich für ihren Einsatz bedankt, was die Motivation für künftige Camps stärkt.

Abschluss und Motivation zum Nachmachen

Ein Feriencamp zu organisieren, ist kein Hexenwerk, wenn man strukturiert vorgeht. Mit der 8-Schritte-Formel habt ihr einen soliden Leitfaden an der Hand, der euch sicher durch die Planung führt – ganz wie beim TC Kirchzarten. Nutzt Checklisten und Vorlagen, wie sie in Yolawo zu finden sind, und behaltet den Überblick, um Stress zu vermeiden.

Viel Erfolg bei der Umsetzung eures nächsten Camps – und denkt daran: Gut geplant ist halb gewonnen!

Hi, ich bin Julian und spiele seit über 20 Jahren Tennis beim TC GW Kirchzarten (bei Freiburg). Im Verein bin ich als Jugend- und Sportwart engagiert. Meine erfolgreichsten Projekte sind unsere Ballschule für Kinder und unsere Erwachsenen-Einsteigerkurse, die wir auch für Nichtmitglieder geöffnet haben.
Um diese Angebote einfach und digital zu organisieren, nutzen wir das selbst entwickelte Buchungssystem Yolawo (auch für deinen Verein zugänglich).