Fünf Vorlagen für eine einfachere Feriencamp-Organisation

Feriencamps zu organisieren ist eine großartige Möglichkeit, Kindern und Jugendlichen eine besondere Zeit zu bieten – aber hinter den Kulissen gibt es einiges zu koordinieren! Ich habe aus eigener Erfahrung gelernt: Ohne klare Vorlagen und Checklisten kann man schnell den Überblick verlieren, gerade wenn’s hektisch wird. Von der Budgetplanung über die Gruppeneinteilung bis hin zur Koordination des Teams – es gibt so viele wiederkehrende Aufgaben, bei denen man leicht etwas übersehen könnte.

Für meinen Verein, dem TC Kirchzarten, habe ich deshalb einige Vorlagen entwickelt, die mir den Alltag erleichtern und dafür sorgen, dass ich an alles denke. Wenn ihr auch Camps organisiert, sind hier fünf meiner wichtigsten Vorlagen, die eure Planung strukturierter und stressfreier machen können.

• Vorlage für die Kostenkalkulation
• Vorlage für Teilnehmerlisten und Gruppeneinteilung
• Vorlage für das Betreuer- und Trainerbriefing
• Vorlage für die Bewerbung auf Social Media
• Vorlage für Feedbackeinholung

Ein Feriencamp zu organisieren kann ins Geld gehen, vor allem, wenn plötzlich unerwartete Kosten auftauchen. Ich erinnere mich an ein Camp, bei dem ich erst am Ende gemerkt habe, dass die Kosten fürs Mittagessen doppelt so hoch waren, weil wir mehr Kinder als erwartet hatten. Seitdem nutze ich immer zuerst meine Kostenkalkulationsvorlage. Sie ist inzwischen mein wichtigstes Werkzeug für die Planung und hilft mir, den Überblick zu behalten.

Lade dir hier die Vorlage für die Kostenkalkulation in unserem kostenlosen Feriencamp-Bundle herunter.

Vorteile der Vorlage:

Schnelle Kalkulation der Camp-Gebühr: Mithilfe der Vorlage kann ich die Preise für Mitglieder und Nichtmitglieder schnell berechnen. Alle Kostenpunkte wie Hallenmiete, Trainerhonorare und Verpflegung sind übersichtlich aufgeführt, sodass ich sofort ein realistisches Bild habe.

Budget einhalten: Dank der Vorlage habe ich alle Ausgaben unter Kontrolle und kann sicherstellen, dass ich das Budget nicht überziehe. Auch wenn es kurzfristige Anpassungen gibt, finde ich sofort alle relevanten Daten und kann alles im Handumdrehen anpassen.

Eine solide Kostenplanung gibt mir nicht nur Sicherheit, sondern erleichtert mir auch die Preisgestaltung und das Einhalten des Budgets. Diese Vorlage sorgt dafür, dass ich mich voll und ganz auf die Planung konzentrieren kann.

Wer viele Teilnehmer:innen zu betreuen hat, weiß, dass eine gute Teilnehmerliste Gold wert ist. Eine Vorlage für Teilnehmerlisten gibt mir den Überblick über alle Kinder und hilft mir, die Gruppen einzuteilen, ohne dass ich bei jedem Detail durcheinanderkomme. Gerade bei Camps mit gemischten Altersgruppen und besonderen Anforderungen ist eine gut strukturierte Liste ein Muss.

Lade dir hier die Vorlage für die Teilnehmerlisten und Gruppeneinteilung in unserem kostenlosen Feriencamp-Bundle herunter.

Vorteile der Vorlage:

Effiziente Verwaltung von Teilnehmerdaten: Die Vorlage hilft mir, alle wichtigen Informationen zu sammeln, ohne unnötige Daten zu erfassen. So wird der Datenschutz gewahrt, und ich habe alles, was ich brauche, übersichtlich vorliegen.

Einheitliche Gruppeneinteilung: Ich kann Sonderregelungen (wie Schwimmbadberechtigungen oder spezielle Allergien) vermerken, sodass alle Betreuer:innen Bescheid wissen, ohne dass sensible Infos zu breit gestreut werden. Die Kinder werden schnell und effektiv in passende Gruppen eingeteilt.

Mit dieser Vorlage bleibt die Gruppenorganisation übersichtlich und reibungslos. Alle nötigen Infos sind an einem Ort und ich kann sicher sein, dass nichts übersehen wird.

Eine gute Kommunikation mit dem Team ist entscheidend, damit das Camp reibungslos läuft. Nichts ist nerviger, als wenn wichtige Infos an manchen Betreuer:innen vorbeigehen und es dann zu Missverständnissen kommt. Diese Briefing-Vorlage hilft mir, alles Wichtige auf einen Blick festzuhalten und sicherzustellen, dass alle informiert sind.

Lade dir hier die Vorlage für das Betreuer- und Trainerbriefing in unserem kostenlosen Feriencamp-Bundle herunter.

Vorteile der Vorlage:

Einheitliche Informationsweitergabe: Alle Betreuer:innen erhalten dieselben Infos und wissen genau, wann und wo sie gebraucht werden. Das gibt Sicherheit und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

Klare Aufgabenverteilung: Mit dieser Vorlage weiß jede:r Betreuer:in, welche Aufgaben, Zeitfenster und Verantwortlichkeiten für ihn oder sie vorgesehen sind. Bei uns klappt es besonders gut, wenn ich die Vorlage vor dem Camp per Mail schicke und kurz im Team bespreche – so sind alle auf dem gleichen Stand und es gibt keine Überraschungen.

Mit einer standardisierten Briefing-Vorlage startet das gesamte Team informiert und gut vorbereitet ins Camp. Dies minimiert das Risiko von Missverständnissen und sorgt dafür, dass die Abläufe professionell und sicher ablaufen.

Ein Camp lebt davon, dass die richtigen Leute davon erfahren. Mit einer Vorlage für Social-Media-Posts wird die Bewerbung des Camps einfacher und wirkt professioneller. Sie stellt sicher, dass die Kommunikation auf allen Plattformen einheitlich und ansprechend ist.

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Vorteile der Vorlage:

Einheitliches Branding: Die Vorlage stellt sicher, dass alle Postings optisch und inhaltlich zusammenpassen, egal ob auf Instagram, Facebook oder anderen Kanälen. Das macht das Camp für Interessierte leicht erkennbar.

Schnelle Anpassung an verschiedene Plattformen: Die Vorlage lässt sich schnell an unterschiedliche Zielgruppen und Plattformen anpassen. So könnt ihr die Posts schnell individualisieren und zielgruppengerecht veröffentlichen.

Mit der Social-Media-Vorlage spare ich nicht nur Zeit, sondern sorge auch für einen professionellen Auftritt, der unser Camp optimal in Szene setzt. So gewinnen wir neue Teilnehmende und machen das Camp nachhaltig bekannt.

Nach dem Camp ist es wichtig, gezielt Feedback zu sammeln, um zukünftige Angebote zu verbessern. Diese Vorlage hilft mir dabei, strukturiert Rückmeldungen einzuholen und auszuwerten.

So könnte auch deine Feedback-Umfrage aussehen – schnell und einfach erstellt mit Google Forms. Ein paar Minuten Aufwand, aber das gesammelte Feedback hilft dir enorm weiter, um dein Angebot stetig zu verbessern!

Vorteile der Vorlage:

Gezielte Optimierung: Die Vorlage ermöglicht es mir, schnell Erkenntnisse darüber zu gewinnen, was gut lief und wo es Verbesserungspotenzial gibt. So kann ich jedes Camp noch besser an die Erwartungen der Teilnehmer:innen anpassen.

Positives Feedback nutzen: Das positive Feedback kann ich direkt in der Kommunikation nutzen, sei es für zukünftige Camp-Ausschreibungen oder als Testimonials auf der Website.

Mit dieser Vorlage ist es einfach, wertvolle Rückmeldungen zu sammeln und das Camp-Angebot kontinuierlich zu verbessern. So steigt die Zufriedenheit der Teilnehmenden, und jedes Camp wird ein Stück besser.

Fazit

Mit diesen fünf Vorlagen seid ihr bestens für die Organisation eines Feriencamps gerüstet. Sie haben mir schon oft das Leben leichter gemacht – und ich bin mir sicher, dass sie euch ebenso helfen können! Ladet euch die Vorlagen gleich herunter und probiert Yolawo aus, falls ihr auf der Suche nach einem Tool seid, das euch die Camp-Organisation noch einfacher macht.

Schaut auch in unseren nächsten Blogartikel, in dem wir die „8-Schritte-Formel“ für die komplette Feriencamp-Organisation vorstellen – der perfekte Leitfaden für alle, die eine Schritt-für-Schritt-Anleitung suchen.

Hi, ich bin Julian und spiele seit über 20 Jahren Tennis beim TC GW Kirchzarten (bei Freiburg). Im Verein bin ich als Jugend- und Sportwart engagiert. Meine erfolgreichsten Projekte sind unsere Ballschule für Kinder und unsere Erwachsenen-Einsteigerkurse, die wir auch für Nichtmitglieder geöffnet haben.
Um diese Angebote einfach und digital zu organisieren, nutzen wir das selbst entwickelte Buchungssystem Yolawo (auch für deinen Verein zugänglich).