Die 5 besten Tipps, um offene Vorstandsposten im Verein schneller zu besetzen!
1. Mache dir schon Gedanken, bevor das aktuelle Vorstandsmitglied abtritt!
Bevor ich mir Gedanken über einen passenden Nachfolger mache, muss ich erstmal wissen, was ein möglicher Kandidat in dieser Position eigentlich zu tun hat. Besorgt euch also alle entsprechenden Informationen über die Aufgaben des Posteninhabers. Das geht natürlich am besten, wenn der Posten aktuell auch noch besetzt ist. Im Nachgang wird es umso schwieriger, alle Aufgaben und Informationen zusammenzutragen. Mein Tipp an dich wäre, ein klares Aufgabenprofil zu erstellen. Bei der Suche nach einem Nachfolger kommen nämlich in der Regel immer direkt zwei Fragen auf:
- Was muss ich tun?
- Wie viel Zeit kostet mich das?
Wenn du vorher schon ein Aufgabenprofil erstellst, kannst du diese und weitere Fragen ganz einfach und ehrlich beantworten.
2. Erstelle ein Aufgabenprofil!
Im Wesentlichen besteht ein Aufgabenprofil aus sechs Punkten. Als erstes solltet ihr den Titel der Position nennen. Danach geht es weiter mit den Aufgaben bzw. Kompetenzen. Hier regelt ihr beispielsweise, welche Aufgabenbereiche euer neuer Kollege bei Sitzungen, der Haushaltsplanung, der Öffentlichkeitsarbeit, etc. hat. Als dritten Punkt solltet ihr erklären, welche Eigenschaften oder Fähigkeiten der ehrenamtliche Helfer mitbringen sollte. Ziel ist ja, die richtige Person an die richtige Stelle zu bringen. Der vierte Punkt beinhaltet dann die Einbindung in die Organisation, also zum Beispiel welche Posten über bzw. unter dem ehrenamtlichen Helfer stehen. Nun erklärt ihr noch, wie viel Zeit der neue Ehrenamtler in der Woche in etwa für diesen Posten investieren muss. Zu guter Letzt zeigt ihr natürlich auch auf, was euer Verein zu bieten hat. Denn ihr wisst ja: Das Vereinsleben ist ein Geben und Nehmen. Euer Verein hat viel für Ehrenamtliche zu bieten! Das sind zwar in erster Linie immaterielle Leistungen, aber dafür sind diese äußerst wertvoll: Gemeinschaft, Gestaltungsfreiraum, Persönlichkeitsentwicklung, Führungsarbeit, Etwas zurück geben…
Um dir alles noch einmal optisch und anschaulich darzustellen, habe ich dir ein Muster mitgebracht. Du kannst dir anschauen, wie ich ein Aufgabenprofil für den “Abteilungsleiter/-in Turnen/Gymnastik” erarbeitet habe.
3. Suche geeignete Kandidaten!
Nun ist es fast wie im Marketing. Durch unser Aufgabenprofil haben wir uns überlegt, welche Dinge ein potentieller neuer Kollege mitbringen sollte. Nun definieren wir eine Zielgruppe, die perfekt zu diesem Aufgabenprofil passt. Klingt komisch? Wenn wir z. B. an die Position des 1. Vorstandes denken: Wer könnte da geeignet sein? Ein Blick in das Aufgabenprofil verrät uns, dass die Person über Empathie, lösungsorientiertes Denken, Zielstrebigkeit, Organisationstalent, Durchsetzungsvermögen und gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen sollte. Wer fällt uns da als Zielgruppe ein? Vielleicht ein/e Unternehmer/in oder Mutter im klassischen Rollenverhältnis, deren drei Kinder bereits erwachsen sind? Bei der Streuung der Informationen zur Suche von Ehrenamtlichen gilt das Prinzip: Je höher die Funktion angesiedelt ist, umso mehr sorge ich für die Verbreitung. Allerdings sind neben der mündlichen Verbreitung, die Kanäle der Funktion anzupassen. Die Suche nach der Leitung der Seniorenwandergruppe funktioniert am besten über Schaukästen, Vereinszeitung und natürlich immer (!) persönliche Ansprache. Die Zielgruppe bestimmt den Kommunikationskanal.
4. Überrede nicht, überzeuge!
Als Mensch, der Menschen für etwas gewinnen möchte, muss ich vor allem von mir selbst erzählen. Bei der persönlichen Ansprache gelten die zwei wichtigen Kommunikationsgrundsätze: Ehrlichkeit und Authentizität. Das ist schon einmal der erste Schritt der Wertschätzung. Ebenso muss meine Einstellung, dass der Verein für Ehrenamtliche etwas leistet, stets bei mir selbst mitschwingen. Der niedrigschwellige Einstieg in das Ehrenamt (Helfen bei Festen, Kinder zum Spiel fahren usw.) ist langfristig sehr bedeutsam, da sog. Vereinskarrieren alles andere als selten sind. Viel Freude und Erfolg entsteht, wenn bereits Kinder an kleine, verantwortungsvolle Ehrenamtsposten hingeführt werden. So gibt es bei einem mir bekannten Handballverein beispielsweise einen “Ballwart” unter den Heranwachsenden, dessen Aufgabe es ist, zu kontrollieren, ob alles ordentlich eingeräumt wurde.
5. Unterstütze das neue Teammitglied!
Im Bestfall begleitet der Vorgänger den Nachfolger noch einige Zeit und wenn es gut läuft, geht das vielleicht in kleinem Stil über Jahre. Ehrenamt schafft Freundschaft! Ein in meinen Augen wichtiges Werkzeug ist die Ermöglichung von Aus- und Fortbildungen (Clubassistent, Übungsleiter, Vereinsmanager, Ein-Themen- Seminare usw.). Jeder der neu anfängt und mit seinem Wissensaufbau z. B. über die Angebote der Verbände beginnt, kommt schneller in das erfolgreiche Arbeiten. Das ist ein Garant für die längere Ausübung des Ehrenamts.
Über die Experten:
Florian Scherbauer kennt sich bestens mit dem Vereinsleben aus. Der ausgebildete Sportfachwirt arbeitete insgesamt 14 Jahre als hauptamtlicher Geschäftsführer in einem großen Sportverein, bevor er sich in seinem Geschäftsbereich “Vereinskonzepte” selbstständig machte. In seinem Tätigkeitsfeld gestaltet er mit Vereinen Neustruktierungen inkl. Satzung und Ordnungen, Vereinsverschmelzungen, die Vereinskommunikation nach innen und außen und kümmert sich um Systeme zur Gewinnung und Bindung von Ehrenamtlichen. Ferner bietet er im Rahmen von Personal Training Wege zum persönlichen Lebenserfolg an. In seiner Freizeit geht er gern ins Fitnessstudio, sitzt auf dem Mountainbike, macht EMS-Training oder geht Ski fahren.
Wissenswert:
In unserem Blog verraten wir dir auch, wie du deinen Sportverein fit für die Zukunft machst.
Informiere dich außerdem darüber, wie du ein erfolgreiches Kurssystem in deinem Verein einführst.