Effektive Kommunikation mit Eltern in der Schwimmschule

Eine effektive Kommunikation ist in vielen Bereichen des Lebens entscheidend, um Vertrauen aufzubauen und Abläufe reibungslos zu gestalten – das gilt auch für den Austausch mit den Eltern eurer jungen Teilnehmer:innen in der Schwimmschule oder in eurem Schwimmverein.
Durch die Wahl des richtigen Kommunikationsweges, eines strukturierten Kommunikationsplans und weiterer Maßnahmen, könnt auch ihr eure Kommunikation mit den Eltern mithilfe unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung optimieren. Dies führt nicht nur zu höherem Vertrauen, sondern fördert auch die Zufriedenheit der Eltern und eurer Teilnehmer:innen.

• Schritt 1: Auswahl des optimalen Kommunikationstools
• Schritt 2: Erstellung eines Kommunikationsplans
• Schritt 3: Vorbereiten von Nachrichten-Templates
• Schritt 4: Regelmäßige Updates & Rückmeldungen
• Schritt 5: Schnelle & offene Kommunikation bei Problemen
• Schritt 6: All in One – Softwarelösung
• Fazit

Um eine schnelle und effektive Kommunikation zwischen euch als Schwimmschule oder Schwimmverein und den Eltern eurer Teilnehmer:innen zu gewährleisten, ist die Auswahl des richtigen Kommunikationstools ein entscheidender erster Punkt. Das Tool selbst sollte nicht nur benutzerfreundlich für euch als Schwimmkursanbieter:in sein, sondern sollte auch ein oft genutztes Tool eurer Teilnehmer:innen und deren Ansprechpartner:innen für euch sein. Hierzu empfehlen wir euch, bevor ihr euch für ein bestimmtes Tool entscheidet, doch einfach einmal eine kurze Google-Forms Umfrage an eure Kund:innen über euren bisherigen Kommunikationsweg auszusenden, um eine optimale Kommunikationsweg Lösung zu finden. Auf dem Markt gibt es bereits eine Vielzahl an verschiedenen Kommunikationstools, die von Schwimmkursanbietern täglich genutzt werden. Zu den häufigst genutzten Optionen zählen: 

• per E-Mail Verteiler
• per SMS
• All-in-One Softwares
• per WhatsApp Gruppe
• per Telegram Gruppe

Um zu jeder Zeit und in egal welcher Phase einen reibungslosen und schnellen Ablauf der Kommunikation zwischen euch als Schwimmschule und euren Gästen zu gewährleisten, solltet auch ihr unbedingt einen Kommunikationsplan erstellen. Durch einen gut durchdachten und strukturierten Kommunikationsplan, weiß jeder aus eurer Schwimmschule/Schwimmverein, egal ob als Schwimmkurs Trainer:in oder als Leiter:in/Vorstand, wann & wie welche Nachricht an eure Gäste herausgehen muss. Hier könnt ihr euch unsere kostenlose Vorlage für euren Kommunikationsplan (als Canva Vorlage oder als PDF-Vorlage) herunterladen.

Vor dem Kurs

• Willkommens-/Begrüßungsnachricht: Eine individuelle personalisierte Willkommens-/Begrüßungsnachricht ist für euch als Schwimmkurs Anbieter, sofern ihr alles nach Plan macht (wie in Schritt 3 beschrieben), nicht schwer, fördert jedoch bereits vor dem Beginn eines Kurses die Zufriedenheit eurer Gäste.
  
• Informationsnachricht: Gefolgt von einer Nachricht, die die wichtigsten Informationen über euch als Schwimmkurs-Anbieter, über eure Regeln und über euren Anmeldeprozess erklärt. Hierfür eignen sich besonders One-Page Flyer in eurem Corporate Design, die ihr ganz einfach im Anhang mitschicken könnt. 
  
• Anmeldebestätigung: Sobald sich jemand zu einem eurer Kurse anmeldet, sollte so schnell wie möglich eine Anmeldebestätigung zugeschickt werden, die auch die weiteren Schritte erklärt. Wählt man für die Kommunikation zum Beispiel Whatsapp, ist dies zwar ein oft genutztes Tool, jedoch müsst ihr dies dann händisch in eurer Freizeit erledigen, um das Anmelde-Erlebnis eurer Teilnehmer:innen die außerhalb eurer Öffnungszeiten sich anmelden, positiv zu gestalten.

Während dem Kurs

• Fortschritte: Schicke regelmäßig kurze Nachrichten, um die Eltern über die Fortschritte ihrer Kinder auf dem Laufenden zu halten. Das kannst du entweder direkt nach dem Kurs oder am Ende der Woche machen..
  
• Updates: Sende wöchentliche Updates zu den Lernzielen und Schwerpunkten für die kommenden Wochen, damit die Eltern wissen, worauf der Fokus liegt und was ihre Kinder als Nächstes lernen werden.

Nach dem Kurs

• Abschlussbericht: Nach Kursende kannst du einen detaillierten Abschlussbericht an die Eltern schicken, der die Fortschritte und Erfolge der Kinder zusammenfasst. Ein paar Fotos der Kinder während des Kurses machen den Bericht noch persönlicher und wertvoller.
  
• Feedback-Nachricht: Schicke eine Nachricht, in der du die Eltern um Feedback zum Kurs bittest. So kannst du dein Angebot weiter verbessern und zeigst den Eltern, dass dir ihre Meinung wichtig ist.
  
• Weiterführende Informationen: Zum Abschluss kannst du eine Nachricht senden, die auf euren Blog mit weiteren Tipps hinweist, den Newsletter bewirbt oder andere Schwimmkurse und Angebote vorstellt.

Damit du schnell und unkompliziert mit den Eltern deiner jungen Teilnehmer:innen kommunizieren kannst, ist es sinnvoll, Standardnachrichten vorzubereiten und als Vorlagen oder Templates zu speichern. Baut bei diesen Vorlagen jedoch unbedingt paar Platzhalter für persönliche Infos wie den Namen des Teilnehmers, Geburtsdatum, Familienname, Kursname ein, um solche Nachrichten trotzdem individuell und persönlich wirken zu lassen. So kannst du in den verschiedenen Phasen – egal ob bei der Kursanmeldung, bei Kursausfällen oder bei anderen Zeitpunkten während dem Kurs – schnell reagieren, ohne dir jedes Mal den Kopf über die Formulierung zerbrechen zu müssen. – Vorbereitung ist der Schlüssel zu erfolgreicher Kommunikation!

Halte die Eltern deiner Teilnehmer immer auf dem Laufenden. Schicke zum Beispiel wöchentliche kurze Nachrichten mit den Fortschritten der Kinder oder dem Lernziel für die kommenden Wochen. Hierfür eignet sich der Übungsleiterzugang vom Tool Yolawo, wodurch eure Trainer:innen die direkte Kommunikation zu ihren Kursteilnehmern suchen können. Nutze dabei verschiedene Kommunikationsmittel. Ein eigener Newsletter für deine Schwimmschule oder deinen Verein eignet sich super, um monatliche Updates, Tipps und Neuigkeiten zu teilen. Auch über Social Media kannst du regelmäßig Updates und hilfreiche Infos posten, um die Eltern und die Gemeinschaft zu informieren und zu begeistern.

Jetzt das Yolawo Tool kostenlos testen

Probleme können immer mal auftreten, sei es ein Missverständnis bezüglich der Kurszeiten oder eine unvorhergesehene Absage. In solchen Fällen ist es besonders wichtig, schnell und transparent mit den Eltern zu kommunizieren. Nehmt ihre Anliegen ernst und bietet zeitnah Lösungen an, um die Situation zu klären. Offene und ehrliche Kommunikation signalisiert den Eltern, dass ihr ihre Sorgen versteht und euch um eine schnelle Lösung bemüht. Dies kann dazu beitragen, eventuelle Unzufriedenheiten abzubauen und das Vertrauen in eure Organisation zu stärken.

Wenn du die verschiedenen Aufgaben in deinem Verein übersichtlich und gebündelt managen willst, ist eine All-in-One Software die perfekte Lösung. Solche Softwarelösungen machen die Kommunikation effizienter, weil du oft Nachrichten-Templates speichern und vorbereiten kannst. Die Anmeldungen laufen meist automatisch, sodass auch Anmeldebestätigungen und weitere Infomails nach einmaliger Einrichtung automatisch an eure Teilnehmer:innen ausgesendet werden. Änderungen oder Ausfälle bei Kursen kannst du ebenfalls schnell und unkompliziert über die Software kommunizieren. Eine solche Software für Schwimmschulen unterstützt dich nicht nur bei der Kommunikation, sondern auch bei der Organisation, wie der Erstellung von Teilnehmerlisten, Anmeldungen, Abrechnungen und anderen Routineaufgaben.

Effektive Kommunikation mit den Eltern stärkt das Vertrauen und erleichtert die Organisation in deiner Schwimmschule. Mit dem richtigen Tool, klaren Plänen und Vorlagen für schnelle Nachrichten hältst du alle informiert und minimierst den Aufwand. So sorgst du für zufriedene Eltern und eine reibungslose Kursabwicklung.