#Sitzungskultur – 3 Tipps, um Vorstandssitzungen erfolgreich zu leiten

Zeitintensiv, viele Themen und manchmal auch hitzige Diskussionen: Vorstandssitzungen können einem manchmal echt die Nerven rauben. Doch ihr solltet stets daran denken, dass ihr alle Ehrenamtler seid. Deshalb ist es natürlich wichtig, dass ihr neben aller Ernsthaftigkeit auch Spaß empfindet, wenn ihr zu einer Vorstandssitzung geht. Deshalb gebe ich dir heute drei Tipps mit auf den Weg, mit denen du Vorstandssitzungen vielleicht erfolgreicher leitest und eine angenehme Atmosphäre für alle Beteiligten schaffen kannst. Los geht’s!

Tipp 1: Schaffe Rahmenbedingungen und Strukturen für die Vorstandssitzung!

Natürlich sollte der Fokus immer auf dem eigentlichen Thema, also der Vorstandssitzung, liegen. Trotzdem ist der Umgang miteinander ein wichtiger Baustein, ohne den in deinem Verein nichts laufen würde. Deshalb solltest du versuchen, die Vorstandssitzungen für alle Beteiligten so angenehm wie möglich zu gestalten. Um die Produktivität der Sitzung zu steigern, solltest du schon im Vorfeld, am besten mit der Einladung, spätestens aber zu Sitzungsbeginn eine Dauer der Sitzung festlegen.

Das heißt, dass du dich auch an einem Zeitplan orientierst. Starte hierbei direkt mit dem pünktlichen Beginn der Vereinssitzung. Achte darauf, dass einzelne Tagesordnungspunkte nicht zu viel Raum einnehmen. Den Punkt “Verschiedenes” oder „Sonstiges“ solltest du komplett von der Liste streichen. Das ist nämlich ein reiner Zeitfresser und zieht die Sitzung nur künstlich in die Länge. Die Themen sollten dir als Sitzungsleiterin oder Sitzungsleiter vorher schon von den Beteiligten gemeldet werden. Wenn schon vor der Sitzung die Themen klar bekannt sind, die unter dem Punkt “Verschiedenes” besprochen werden sollen, kannst du sie in die Tagesordnung mit aufnehmen. Somit hast du einen klaren Zeitplan geschaffen und deine Ehrenamtler werden es dir danken, sich nach der eigentlichen Sitzung nicht noch zwei Stunden mit verschiedenen anderen Themen beschäftigen zu müssen. Das gibt euch mehr Zeit für den persönlichen Austausch und vielleicht ein gemeinsames Getränk im Anschluss an eure Vorstandssitzung.

Tipp 2: Sprecht miteinander, nicht übereinander!

Mit diesem Tipp ist nicht das typische Lästern gemeint. Vielmehr geht es darum, dass du mit deinen Vorstandskollegen als verhältnismäßig kleine Gruppe den kompletten Verein vertrittst. Wenn du das tust, solltest du dir natürlich im Klaren darüber sein, wo dein Verein – und nicht einzelne Personen – in Zukunft hin will und welches Ziel er verfolgt. Wenn du mit deinen Vorstandskolleginnen und Kollegen Entscheidungen triffst, die für eine bestimmte Zielgruppe im Verein maßgeblich ist oder die das Vereinsleben betrifft, dann solltest du dich im Vorfeld auch bei dieser Zielgruppe informieren, was ihre Wünsche oder Bedürfnisse sind. Und nicht immer können alle Wüsche erfüllt werden. Auch das muss klar sein.

Als gewählte Vertreterin oder gewählter Vertreter des Vereins sollte der Vorstand Entscheidungen treffen, die für den Gesamtverein vorteilhaft sind und das allgemeine Interesse vertreten. Und um dieses Interesse zu vertreten solltest du auch die Meinungen anderen Vorstandsmitglieder und Mitglieder einholen. Das soll nun auch nicht heißen, dass du für jeden noch so kleinen Punkt eine große Mitgliederbefragung starten sollst. Wenn ihr aber zum Beispiel plant, neue Angebote in eurem Verein zu installieren, solltet ihr auf jeden Fall im Vorfeld mit denen darüber sprechen, die dieses Angebot später nutzen sollen. Vielleicht haben die jeweiligen Ansprechpartner auch noch Ideen, die deinen Verein weiterbringen.

Tipp 3: Treffe in Vereinssitzungen klare Aussagen!

Du kennst bestimmt den Satz: “Da hast du mich jetzt falsch verstanden.” Ein wichtiger Punkt in der Vorstandsarbeit ist es, klare Aussagen zu treffen. Das fängt schon bei der Wortwahl an. Stelle dir beispielsweise mal eine Trainerin im Gerätturnen vor, die einem Kind einen Handstand erklärt. Sie sagt: “Du machst einen Ausfallschritt mit gestrecktem, setzt die Hände vor den Füßen auf den Boden und schwingst dann einfach die Beine nach oben.” Soweit nicht verkehrt, oder? Doch. Denn das Wort “einfach” wird zwar gerne benutzt, ist aber oft nicht passend. Denn das Kind aus dem Beispiel findet die Übung vielleicht überhaupt nicht “einfach”.

Fehler in der Wortwahl oder unterschiedlich interpretierte Worte führen oftmals dazu, dass Leute aneinander vorbei reden. Deshalb sollte man sich auch bei Vorstandssitzungen bemühen, eine sachliche Kommunikationsebene zu nutzen. Das bedeutet, dass Inhalte ohne Wertung kommuniziert werden und du beispielsweise ruhig nachfragen darfst, wenn dir etwas unklar ist. Ein weiteres Beispiel, für ungeschickte Ausdrücke ist zum Beispiel der Satz “Ich sage dir jetzt mal, wie es ist”. Nein, du kannst grundsätzlich nicht sagen, wie “es ist”, sondern lediglich, wie du “es empfindest” bzw. für dich „interpretierst“. Achte also bei den Sitzungen immer darauf, die richtigen Worte zu wählen, damit du klare Aussagen treffen kannst und es zu keinen Missverständnissen kommt.

Fazit:

Um deine Sitzungen so weit wie möglich aufzulockern gibt es sehr viele Möglichkeiten. Oft geht es darum, den richtigen Rahmen für genau deinen Vorstand zu finden. Dies kann man nicht pauschal machen, sondern muss versuchen, was funktioniert. Ein guter Rahmen ist in jedem Fall sinnvoll. Lege daher schon vor Beginn einen Zeitplan fest und starte pünktlich. Streiche den Punkt “Verschiedenes” von der Tagesordnung und bespreche nur vorher angemeldete Punkte, außer es gibt Themen, die dringlich und kurzfristig behandelt werden müssen. Um als Vorstand gute Entscheidungen zu treffen, hole dir die Meinungen von „Betroffenen“ ein. Je mehr Meinungen ihr aus der „Zielgruppe“ sammeln könnt, desto einfacher fällt es euch, eine gute Entscheidung zu treffen. Außerdem solltet ihr bei allen Dingen, die ihr im Vorstand besprecht, darauf achten, die richtigen Worte und den richtigen Ton zu wählen. So können Missverständnisse vermieden werden und ihr könnt klare Aussagen treffen.

Über den Experten:

Marc Fath ist als Vereinsberater beim Badischen Turner-Bund (BTB) beschäftigt. Er kennt die Mitgliedsvereine des Verbandes sehr gut und unterstützt Vereine in ihren Entwicklungsprozessen. Marc engagiert sich auch bei seinem Heimatverein ehrenamtlich im Vorstand und hat dort seine Tipps ausprobiert und teilweise sogar etabliert. Diese Tipps für eine positive Sitzungskultur gibt er gerne in der Vereinsberatung weiter.

So erreiche ich den Experten:

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Wissenswert:

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