Vereinsgründung leicht gemacht – Tipps für erfolgreiches Gründen

Jeder Verein beginnt mit einer Idee, egal ob es sich bei den Vereinsaktivitäten um eine Sportart, Gesang oder Tier- und Umweltschutz drehen soll. Für Menschen, die eine positive Veränderung für die Gemeinschaft bewirken wollen, ist eine Vereinsgründung ein bedeutender Schritt. Wenn es sich nämlich um einen gut organisierten Verein handelt, kann er eine starke Kraft für soziales Miteinander, kulturelle Förderung oder sportliche Aktivitäten sein. Das Gründen erweist sich jedoch für viele Engagierte als Hürde, weil im Vorfeld einige wichtige Schritte. zu beachten sind. In diesem Blogartikel erhältst du Tipps, damit dein Vorhaben rechtlich abgesichert ist und das Ergebnis für dich und deine Mitstreiter:innen zu einem vollen Erfolg wird.

Das Wichtigste auf einen Blick

Eine Vereinsgründung erfordert sorgfältige Planung und Organisation. Hier haben wir die zehn wichtigsten Schritte kurz für dich zusammengefasst:

1. Idee und Zielsetzung: Warum möchtest du einen Verein gründen und welchen Zweck soll er für die Gesellschaft leisten?
2. Satzung erstellen: Lege in einer detaillierten Satzung die Grundregeln, Struktur und Arbeitsweise des Vereins fest. Dieses rechtlich verbindliche Dokument bildet die Grundlage für die Vereinsaktivitäten.
3. Rechtsform wählen: Entscheide dich für eine geeignete Rechtsform, zum Beispiel für einen eingetragenen Verein (e.V.). Oder dient er der Gemeinnützigkeit? Die Rechtsform hat Einfluss auf die rechtlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen.
4. Gründungsmitglieder gewinnen: Gibt es Menschen, die deine Vision teilen und aktiv mitwirken möchten? Stelle eine vielfältige Gruppe zusammen, idealerweise mit verschiedenen Fähigkeiten und Erfahrungen.
5. Versammlung einberufen: Organisiere zur Vereinsgründung eine Versammlung, bei der die Satzung verabschiedet und der Vereinsvorstand gewählt wird. Die Anwesenheit der Gründungsmitglieder ist verpflichtend.
6. Vorstand wählen: Ernennt im Rahmen einer Wahl einen Vorstand, der die Führung des Vereins übernimmt. Der Vorstand ist sowohl für die Verwaltung als auch für die Umsetzung der Vereinsziele verantwortlich.
7. Satzung beim Vereinsregister einreichen: Melde deinen Verein beim lokalen Vereinsregister an. Dort werden die Satzung und die Namen der Vorstandsmitglieder offiziell registriert.
8. Gemeinnützigkeit prüfen: Erfüllt ihr die Voraussetzungen, um als gemeinnütziges Projekt anerkannt zu werden? Ein solcher Verein hat steuerliche Vorteile und darf Spendenquittungen ausstellen.
9. Finanzplan ausarbeiten: Entwickele einen Finanzplan, der die Einnahmequellen, Ausgaben und die finanziellen Bedürfnisse des Vereins abdeckt. Langfristige Stabilität basiert auf klaren Finanzstrukturen.
10. Öffentlichkeitsarbeit und Networking: Starte gezielte Öffentlichkeitsarbeit, um deinen Verein bekannt zu machen. Kontakte zu Unternehmen, Organisationen und der Gemeinschaft sind wichtig, um Unterstützung und Ressourcen zu gewinnen. Schaffe außerdem für die Vereinsmitglieder eine Plattform, um miteinander in Kontakt zu treten und sich über Vereinsangebote und Neuigkeiten zu informieren. Neben einer Vereinswebseite kann hier der Einsatz eines Buchungssystems für die Verwaltung deiner Kursangebote eine große Erleichterung für den Verein und die Mitglieder sein.

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Voraussetzungen und Vorbereitungen für die Vereinsgründung

Eine Vereinsgründung lohnt sich, denn dieser Prozess schafft eine Verbindung zwischen Menschen, die eine gemeinsame Leidenschaft teilen. Bevor du mit dem Gründungsprozess startest, solltest du mit deinen Mitstreiter:innen als erstes Ideen sammeln und klare Ziele definieren. Was wollt ihr mit eurem Vorhaben erreichen? Welche Mission verfolgt ihr für euch selbst und für die Allgemeinheit? Die Ideensammlung und Zieldefinition bildet die Basis für alle weiteren Schritte.

Da jeder Verein von seinen Mitgliedern lebt, vergewissere dich, dass genügend Gleichgesinnte deine Idee unterstützen. Dabei kann es sich um Familienmitglieder, Menschen aus deinem Freundeskreis oder aus deiner Gemeinde handeln.

Als nächstes stellt sich die Frage nach der Rechtsform des Vereins. Falls du zum ersten Mal eine Vereinsgründung auf die Beine stellst, erscheint dir Vereinsrecht wahrscheinlich als absolutes Neuland. Deshalb empfehlen wir dir, juristische Hilfe mit ins Boot zu holen, am besten einen Anwalt oder eine Anwältin, die auf Vereinsrecht spezialisiert ist. Im Rahmen einer Rechtsberatung könnt ihr dann gemeinsam eine Satzung festlegen. In diesem Dokument werden die Ziele des Vereins, die Rechte und Pflichten der Mitglieder, die Organisationsstruktur und andere wesentliche Aspekte festgehalten.

In Deutschland und vielen anderen Ländern gibt es außerdem unterschiedliche Rechtsformen für Vereine. Die häufigste Wahl hierzulande ist, einen eingetragenen Verein (e.V.) zu gründen. Diese Rechtsform wird durch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) geregelt. Die Voraussetzung für eine solche Vereinsgründung ist, dass ihr keine wirtschaftlichen Ziele verfolgt. Um ins Vereinsregister aufgenommen zu werden, sind sieben Gründungsmitglieder erforderlich. Der sogenannte ideelle Zweck eines eingetragenen Vereins können etwa sportliche, künstlerische, wohltätige, religiöse, wissenschaftliche und gesellige Zwecke sein. Obwohl du Mitgliedsbeiträge verlangen kannst, darfst du dich nicht für deine Vereinstätigkeiten bezahlen lassen. Falls doch, bist du verpflichtet, dein Vorhaben als wirtschaftlichen Verein laut BGB im Vereinsregister anzumelden.

Wichtig zu wissen: Sofern du dir gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke auf die Fahnen geschrieben hast, liegt Gemeinnützigkeit vor. Dann bist du berechtigt, einen gemeinnützigen Verein nach Abgabenordnung (AO) ins Leben zu rufen. Nach solch einer Vereinsgründung, deren Gemeinnützigkeit in der Satzung spezifisch geregelt ist, genießt du steuerliche Vorteile.

Nach der Wahl der passenden Rechtsform ist es ratsam, die Finanzplanung in die Hand zu nehmen. Wie sollen die Finanzen verwaltet werden? Welche Einnahmequellen sind vorhanden und welche Ausgaben sollen getätigt werden? Eine sorgfältige Finanzplanung entscheidet über die langfristige Stabilität deines Vereins.

Eine ebenso wichtige Voraussetzung für den Gründungsprozess ist die Öffentlichkeitsarbeit. Nutze zum Beispiel die lokale Presse, Social Media oder Plakatwerbung oder Flyer um die Bekanntheit deines Projekts zu steigern. So kreierst du eine starke Gemeinschaft, die sich engagiert, sich regelmäßig austauscht und neue Mitglieder anlockt.

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Was kostet die Gründung eines Vereins?

Zu einer Vereinsgründung gehört, die Kosten im Blick zu behalten, um finanzielle Engpässe zu vermeiden. Im Folgenden beleuchten wir verschiedene Kostenpunkte, auf die du im Gründungsprozess stoßen könntest:

Hinzu kommen Notarkosten, die vor allem bei der Beurkundung der Satzung entstehen. Je nach Notar:in und Region solltest du mit einer Ausgabe zwischen 100 und 500 Euro rechnen.

Auch die Eintragung ins Vereinsregister und beim Amtsgericht kostet Geld. Diese Gebühren liegen in der Regel zwischen 50 und 200 Euro.

Für die verpflichtende Gründungsversammlung wirst du Satzungsdokumente ausdrucken und brauchst einen Veranstaltungsort, wo ebenfalls Verpflegungskosten anfallen. All das kann zusammen mit 200 bis 500 Euro zu Buche schlagen

Welche Werbemaßnahmen hast du ins Auge gefasst, um die Öffentlichkeit auf deine Vereinsgründung aufmerksam zu machen? Kalkuliere zwischen 100 und 300 Euro ein, je nachdem, wie großflächig du werben möchtest.

Grundsätzlich ist es sinnvoll, für die Gründung über ein kleines Startkapital zu verfügen oder dich auf die Suche nach Fördermitgliedern zu begeben. Ein realistischer Betrag kann zwischen 500 und 2.000 Euro variieren.

In der heutigen Zeit betreiben selbst die meisten kleineren Vereine eigene Websites, auf denen sie die Öffentlichkeit über ihre Aktivitäten und Termine informieren. Nimm daher die Erstellung einer einfachen Homepage inklusive E-Mail-Konten in Angriff. Das kann zwischen 300 und 1.000 Euro kosten.

Denke darüber hinaus an Büromaterialien, Versicherungen (z.B. Haftpflicht) und die Ausstattung des Vereinsgebäudes. Solche Posten können zwischen 200 und 500 Euro betragen.

Üblicherweise haben Vereine auch fortlaufende Kosten für Telefon, Internet, Porto oder Verwaltungsmaterialien. Plane hierfür am besten zwischen 50 und 100 Euro ein.

All die genannten Summen solltest du jedoch nicht pauschalisieren. Die tatsächlichen Kosten hängen von der Größe des Vereins, den gewählten Dienstleister:innen und deinen persönlichen Ansprüchen ab. Merke dir aber, dass eine strukturierte Budgetplanung einen soliden Grundstein für den Erfolg deines Vereins legt.

In 4 Schritten zur Gründung eines Verein

1. Eine Gründungsversammlung einberufen und einen Vorstand wählen

Bevor du eine Gründungsversammlung einberufst, solltest du sicherstellen, dass du die notwendigen Schritte für eine Vereinsgründung durchgeführt hast. Dazu zählen die Ausarbeitung des Vereinszwecks, die Auswahl des Vereinsnamens, die Festlegung einer Satzung und die Bestimmung der Vereinsorgane. Entscheide dich dann für ein Datum und einen geeigneten Veranstaltungsort, an dem die Gründungsversammlung stattfinden soll. Idealerweise wählst du den Termin so, dass möglichst viele Gründungsmitglieder Zeit haben, daran teilzunehmen. Außerdem ist es ratsam, dir einen leicht erreichbaren Veranstaltungsort mit ausreichend Platz für alle Teilnehmer:innen auszusuchen.

Als nächstes gestalte eine formelle Einladung zur Gründungsversammlung mit den relevanten Daten wie Datum, Uhrzeit, Ort und Tagesordnung. Damit die Gäste wissen, was sie genau erwartet, empfehlen wir dir, eine kurze Beschreibung des Versammlungszwecks hinzuzufügen. Diese sollte ebenfalls Hinweise zur Vereinsmitgliedschaft und den damit verbundenen Formalitäten enthalten.

Vor dem Versand der Einladungen ist es deine Aufgabe, einen Protokollführer oder eine Protokollführerin zu bestimmen. Diese Person dokumentiert während der Versammlung alle relevanten Diskussionen und Beschlüsse. Der Grund: Dieses Protokoll dient als Grundlage für zukünftige Versammlungen und für die Eintragung deines Vereins ins Vereinsregister.

Ein wesentlicher Programmpunkt der Gründungsversammlung ist die Wahl des Vereinsvorstands. So sind die Gründungsmitglieder aufgefordert, Kandidat:innen für die verschiedenen Vorstandsposten zu nominieren. Die Mitglieder haben die Möglichkeit, sich entweder selbst zur Wahl zu stellen oder andere Mitglieder vorzuschlagen. Vergewissere dich jedoch, dass die entsprechenden Personen mit den Nominierungen einverstanden sind.

Ist das der Fall, gib den Kandidat:innen Zeit, sich kurz in der Runde vorzustellen. Solch eine Vorstellungsrunde ermöglicht den Gründungsmitgliedern, sich ein Bild von den Fähigkeiten, Erfahrungen und Zielen der potenziellen Vorstandsmitglier zu machen. Zudem fördert es die Transparenz, wenn die Mitglieder die Möglichkeit bekommen, den Kandidat:innen vor der Wahl Fragen zu stellen.

Während der Gründungsversammlung entscheidet ihr individuell, ob die Wahl des Vereinsvorstands mündlich oder geheim abgehalten wird. Für eine geheime Wahl ist es notwendig, Wahlzettel und eine Urne bereitzustellen. Sobald alle ihre Stimmen abgegeben haben, verkündet der Versammlungsleiter oder die Versammlungsleiterin die gewählten Vorstandsmitglieder und ihre jeweiligen Positionen.

2. Eine Satzung erstellen und beim Amtsgericht anmelden

Eine gründliche Vorbereitung der Satzung ist ein wichtiger Schritt bei der Vereinsgründung. Hast du klare Vorstellungen, was du mit dem Verein erreichen möchtest? Wenn ja, definiere den Vereinszweck, die Mitgliedschaftskriterien, die Vereinsorgane und andere grundlegende Regelungen.

Unter einer Satzung ist das rechtliche Grunddokument des Vereins zu verstehen. Es sollte die folgenden Elemente beinhalten:

• Name und Sitz des Vereins
• Zweck und Ziele des Vereins
• Bedingungen für die Mitgliedschaft
• Vereinsorgane
• Mitgliederversammlung
• Finanzierung der Vereinsaktivitäten
• Regelungen im Fall einer Auflösung des Vereins
• Sonstige Bestimmungen

Beschlossen wird die Satzung von den Gründungsmitgliedern, in der Regel im Rahmen der Gründungsversammlung. Auch hierbei handelt es sich um einen wesentlichen Punkt für das Versammlungsprotokoll.

Nach dem Erstellen der Satzung besuche am besten die Website deines zuständigen Amtsgerichts und lade dir die erforderlichen Formulare für die Vereinsgründung herunter. Mit hoher Wahrscheinlichkeit musst du eine notariell beglaubigte Ausfertigung der Satzung, eine Liste der Vorstandsmitglieder und eine Anmeldung beim Vereinsregister einreichen. Sende die Unterlagen dann an das Vereinsregister beim Amtsgericht. Im Anschluss erhältst du einen Eintragungsnachweis.

3. Den Verein ins Vereinsregister eintragen lassen

Dieser Schritt der Vereinsgründung ist mit allerhand Bürokratie verknüpft. Du bist nämlich verpflichtet, zu allererst die erforderlichen Unterlagen für den Eintrag ins Vereinsregister zu sammeln. Je nach Gerichtsbezirk kann dieses Procedere variieren, üblicherweise benötigst du aber folgende Dokumente:

• Notariell beglaubigte Satzung: Wie bereits weiter oben erwähnt, ist es die Aufgabe eines Notars oder einer Notarin, die Satzung in Anwesenheit der Gründungsmitglieder nach deren Unterschrift zu beglaubigen.
• Anmeldeformular: Dein zuständiges Amtsgericht stellt dir das Formular für die Eintragung ins Vereinsregister online als Download zur Verfügung.
• Liste der Vorstandsmitglieder: Auf dieser Liste stehen die persönlichen Daten und Unterschriften sämtlicher Vorstandsmitglieder.

Schicke die genannten Unterlagen zum Amtsgericht, das den Eintrag daraufhin prüft. Wenn alles in Ordnung ist, empfängst du im nächsten Schritt eine Eintragungsbescheinigung und einen Vereinsregisterauszug. Beachte allerdings, dass für die Eintragung ins Vereinsregister Gebühren anfallen. Deshalb ist es sinnvoll, dich im Vorfeld über deren Höhe schlau zu machen und für die entsprechende Finanzierung zu sorgen.

Nach einer erfolgreichen Eintragung kannst du beim Amtsgericht einen Vereinsregisterauszug anfordern. Dieses Dokument dient als offizieller Nachweis über die Rechtsfähigkeit deines eingetragenen Vereins.

4. Ein Bankkonto für den Verein eröffnen

Ehe du die Berechtigung hast, bei einer Bank ein Vereinskonto zu eröffnen, muss der Verein gegründet und ins Vereinsregister eingetragen sein. Die Bank verlangt zur Kontoeröffnung nämlich die Vereinsregisternummer. Bevor du ein Bankkonto eröffnest, ist es sinnvoll, mögliche Banken mit fairen Angeboten für Vereinskonten zu recherchieren. Eine große Rolle bei der Auswahl spielen zum Beispiel die Höhe der Gebühren, die Kontoführungsbedingungen und Zusatzleistungen wie Online-Banking oder kostenfreie Transaktionen.

Auch vor dem Besuch der Bank steht das Sammeln von Dokumenten auf der Tagesordnung. Von Bank zu Bank können sich die Unterlagen unterscheiden, im Normalfall umfassen sie aber folgende:

• Notariell beglaubigte Satzung
• Auszug aus dem Vereinsregister
• Personalausweise oder Reisepässe der Vorstandsmitglieder
• Bestätigung der Gemeinnützigkeit, falls dein Verein gemeinnützige Ziele verfolgt
• Autorisierter Vorstandsbeschluss zur Kontoeröffnung

Beim persönlichen Termin in der Bankfiliale deiner Wahl sollten alle Vorstandsmitglieder erscheinen und ihre Identitätsnachweise präsentieren. Daraufhin werden die Kontoeröffnungsdokumente unterschrieben. Stelle dabei sicher, dass die Angaben korrekt sind und mit den vorbereiteten Unterlagen übereinstimmen. Nach der Unterzeichnung bekommst du von der Bank deines Vertrauens die Kontounterlagen inklusive Kontonummer, Bankkarte und weiterer relevanter Informationen.

Mit einer Buchungssoftware den Vereinsalltag managen

Ist die Vereinsgründung geglückt, steht auch schon der Alltag vor der Tür. Binnen kurzer Zeit wirst du feststellen, dass das Managen eines Vereins eine Menge Verwaltungsaufwand erfordert. Damit du dich auf deine Kernaufgaben fokussieren und die Ziele des Vereins ohne Zeitverlust ansteuern kannst, solltest du den Einsatz einer Buchungssoftware in Erwägung ziehen. Eine besonders einfache Lösung bietet dir Yolawo, dessen System du ohne IT-Kenntnisse zum Einsatz bringen kannst. Das Ergebnis ist ein Effizienzgewinn auf einer Vielzahl von Ebenen. Mit Yolawo kannst du deine Angebote und Kurse sowie deren Teilnehmer:innen effizient, intuitiv und direkt managen, Kommunikation vereinfachen und Verwaltungsprozesse entschlacken.

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