Neu bei Yolawo: Mitgliedsstatus bei Kursbuchungen automatisch prüfen
Mit der neuen Schnittstelle zu den Mitgliederverwaltungen easyVerein, Kurabu und proWinner können Sportvereine den Mitgliedsstatus ihrer Teilnehmenden direkt bei der Kursbuchung überprüfen lassen.
Das spart manuelle Arbeit, erleichtert die Verwaltung von Mitgliedertarifen und sorgt dafür, dass Kursbuchungen und Mitgliederverwaltung besser zusammenspielen. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt das Beispiel des Polizei-Sportvereins Essen.
Mitgliederstatus und Kursbuchungen: Bisher oft mit manuellem Aufwand verbunden
Viele Sportvereine bieten ihren Mitgliedern besondere Konditionen für Kurse und Trainingsangebote an. Manche Angebote sind für Vereinsmitglieder vergünstigt, andere bereits im Mitgliedsbeitrag enthalten und damit kostenlos buchbar.
Damit diese Konditionen nur von berechtigten Mitgliedern genutzt werden, muss der Mitgliedsstatus bei der Buchung überprüft werden.
Genau das kann mit zusätzlichem Verwaltungsaufwand verbunden sein: Wenn Kursbuchungen und Mitgliederverwaltung nicht miteinander verknüpft sind, müssen Verantwortliche den Mitgliedsstatus der Teilnehmenden manuell im jeweiligen Mitgliederverwaltungssystem kontrollieren.
Mit der neuen Schnittstelle zur Mitgliederverwaltung übernimmt Yolawo diesen Abgleich automatisch.
So funktioniert die neue Schnittstelle zur Mitgliederverwaltung
Die Schnittstelle verbindet Yolawo mit dem angebundenen Mitgliederverwaltungssystem des Vereins. Bei der Buchung eines entsprechend gekennzeichneten Mitgliedertarifs wird automatisch geprüft, ob die buchende Person als Vereinsmitglied hinterlegt ist.
Für Teilnehmende bleibt der Buchungsprozess dabei unkompliziert:
Mitgliedertarif auswählen: Bei der Buchung wählen Teilnehmende einen als Mitgliedertarif gekennzeichneten Tarif aus. Geburtsdatum angeben: Zusätzlich geben sie ihr Geburtsdatum an, damit ein Abgleich mit dem Mitgliederverwaltungssystem stattfinden kann. Buchung abschließen: Die Überprüfung erfolgt im Hintergrund, ohne dass Teilnehmende weitere Schritte durchführen müssen.
Für Vereinsverantwortliche bedeutet das: Der bisherige manuelle Abgleich mit dem Mitgliederverwaltungssystem entfällt.
Mitgliedsstatus jederzeit einsehen und überprüfen
Auch nach der Buchung behalten Administratoren den Überblick über den Mitgliedsstatus der Teilnehmenden.
In Yolawo können sie: Den Buchungsstatus einsehen: Erkennen, ob eine Mitgliedschaft gefunden wurde oder eine weitere Prüfung notwendig ist. Zugehörige Mitgliederdaten aufrufen: Den passenden Datensatz aus dem angebundenen Mitgliederverwaltungssystem einsehen. Buchungsdaten korrigieren: Je nach angebundenem System beispielsweise Vorname, Name oder Geburtsdatum anpassen und eine erneute Suche durchführen. Den Mitgliedsstatus manuell bestätigen: Wenn ein passender Datensatz gefunden wurde, kann die Mitgliedschaft bestätigt werden. Andernfalls lässt sich auch die Nichtmitgliedschaft bestätigen.
Ein weiterer Vorteil: Der Mitgliedsstatus wird fortlaufend mit dem Mitgliederverwaltungssystem abgeglichen. Tritt eine Person neu in den Verein ein, kann der Status automatisch auf „Mitglied“ wechseln. Bei einer Kündigung erfolgt nach Erreichen des Austrittsdatums der Wechsel auf „Nichtmitglied“.
Wichtig: Das bisherige Mitgliederverwaltungssystem bleibt weiterhin führend. Yolawo empfängt den Mitgliedsstatus, verändert die Mitgliederdaten im Verwaltungssystem jedoch nicht.
Praxisbeispiel: Wie der PSV Essen die Schnittstelle nutzt
Mit rund 700 Mitgliedern gehört die Schwimmabteilung des PSV Essen zu den größten Schwimmvereinen im Ruhrgebiet.
Das Angebot reicht von der Wassergewöhnung über den Breitensport bis zum Leistungssport und umfasst mehr als 60 Trainings- und Ausbildungsangebote pro Woche.
Für die Mitgliederverwaltung nutzt der Verein easyVerein, während die Kursbuchungen über Yolawo organisiert werden.
Die Herausforderung: Mitgliedschaften manuell kontrollieren
Vor Einführung der Schnittstelle mussten die Verantwortlichen des PSV Essen den Mitgliedsstatus der Teilnehmenden regelmäßig manuell in easyVerein überprüfen.
Besonders relevant war dies bei den kostenfreien Angeboten für Vereinsmitglieder. Denn ohne automatisierten Abgleich bestand die Möglichkeit, dass auch Nichtmitglieder entsprechende Angebote buchen konnten.
Der Verein musste deshalb sicherstellen, dass die bei Yolawo vorgenommenen Buchungen mit den in easyVerein hinterlegten Mitgliedschaften übereinstimmten.
Die Lösung: Automatischer Abgleich zwischen Yolawo und easyVerein
Durch die Schnittstelle wird der Mitgliedsstatus bei entsprechenden Kursbuchungen nun automatisch mit easyVerein abgeglichen.
Für die Verantwortlichen des PSV Essen ergeben sich dadurch mehrere Vorteile:
1. Weniger manueller Verwaltungsaufwand
Die bisher notwendige händische Überprüfung des Mitgliedsstatus in easyVerein entfällt. Die Zuordnung erfolgt automatisch über die Schnittstelle.
2. Bessere Absicherung kostenfreier Mitgliedertarife
Der automatische Abgleich hilft dabei, ungerechtfertigte Buchungen zu Mitgliedskonditionen zu erkennen und finanzielle Verluste durch falsch gebuchte Tarife zu vermeiden.
3. Transparenz bei jeder Buchung
Die Verantwortlichen können in Yolawo direkt erkennen, ob eine Mitgliedschaft gefunden wurde. Falls notwendig, lassen sich Buchungsdaten korrigieren und Mitgliedschaften manuell bestätigen.
4. Aktuelle Mitgliedschaftsinformationen
Auch nach der ursprünglichen Buchung wird der Mitgliedsstatus weiter abgeglichen. Veränderungen durch Ein- oder Austritte können damit automatisch berücksichtigt werden.
Dabei bleibt easyVerein das führende System für die Mitgliederdaten. Yolawo nutzt die Informationen zur Überprüfung des Mitgliedsstatus bei den Kursbuchungen.
Das Beispiel zeigt, wie sich zwei bisher getrennte Verwaltungsprozesse miteinander verbinden lassen, ohne dass der Verein auf sein bestehendes Mitgliederverwaltungssystem verzichten muss.
Mehr zum Verein: PSV Essen – Abteilung Schwimmen
Welche Vorteile bietet die Schnittstelle für Sportvereine?
Die Einführung der Schnittstelle bietet insbesondere für Vereine mit Mitgliedertarifen und kostenfreien Mitgliederangeboten Vorteile. Zeitersparnis durch Automatisierung: Der Mitgliedsstatus muss nicht mehr bei jeder entsprechenden Buchung manuell im Verwaltungssystem kontrolliert werden. Absicherung von Mitgliedertarifen: Durch die automatische Mitgliedschaftsprüfung können falsch gebuchte oder unberechtigt genutzte Mitgliedskonditionen erkannt werden. Mehr Übersicht für Verantwortliche: Administratoren sehen direkt in Yolawo, ob eine Mitgliedschaft erkannt wurde oder geprüft werden muss. Fortlaufend aktualisierte Mitgliedsstatus: Änderungen durch Neueintritte oder Austritte werden beim regelmäßigen Abgleich berücksichtigt. Bestehende Mitgliederverwaltung beibehalten: Das Mitgliederverwaltungssystem bleibt weiterhin die zentrale Stelle zur Pflege der Mitgliederdaten.
Wie wird die Schnittstelle eingerichtet?
Die Einrichtung erfolgt direkt über die Account-Einstellungen in Yolawo.
Dort können Verantwortliche unter dem Menüpunkt „Schnittstellen“ ihren Anbieter auswählen, den entsprechenden API-Token hinterlegen und die Verbindung speichern.
Anschließend werden die gewünschten Tarife als Mitgliedertarife gekennzeichnet. Dadurch wird die automatische Mitgliedschaftsprüfung für Buchungen dieser Tarife aktiviert.
Eine ausführliche Anleitung zu den Funktionen und zur Einrichtung findet ihr in unserem Supportartikel zur Schnittstelle zur Mitgliederverwaltung.
Fazit: Weniger Abgleich, mehr Überblick
Die neue Schnittstelle zur Mitgliederverwaltung verbindet die Kursbuchung über Yolawo mit den bereits vorhandenen Mitgliederdaten eines Vereins.
Anstatt Mitgliedschaften regelmäßig händisch zu überprüfen, können Verantwortliche auf einen automatisierten Abgleich zurückgreifen. Das reduziert Verwaltungsaufwand, erleichtert die Kontrolle von Mitgliedertarifen und sorgt dafür, dass Veränderungen im Mitgliedsstatus fortlaufend berücksichtigt werden.
Das Beispiel des PSV Essen zeigt, wie Vereine ihre bestehenden Systeme weiterhin nutzen und gleichzeitig die Kursverwaltung vereinfachen können.