Digitalisierung für Vereine: Fördermittel und Wege zur digitalen Transformation

Warum ist Digitalisierung wichtig für Vereine?

Die Digitalisierung ist für Vereine von entscheidender Bedeutung, weil sie eine Vielzahl von Vorteilen und Chancen bietet. Vor allem verdient die Digitalisierung im Verein Förderung, da sie eine effizientere Verwaltung von Vereinsaktivitäten und Mitgliederdaten ermöglicht. Im Klartext: Digitale Prozesse sorgen für eine transparentere Kommunikation auf allen Ebenen. Mithilfe digitaler Tools bist du in der Lage, zeitintensive Verwaltungsaufgaben zu automatisieren. Da digitale Systeme Fehler minimieren, lassen sich Routineaufgaben mit wenigen Klicks optimieren. So sparst du Zeit und Ressourcen und kannst dich auf deine Kernaufgaben wie etwa die Konzeption von Sportkursen konzentrieren. Davon profitieren letzten Endes alle Vereinsmitglieder.

Darüber hinaus eröffnet die Digitalisierung neue Möglichkeiten, die Reichweite deines Vereins zu erweitern und die Mitglieder zur Interaktion zu animieren. Vereine, die Online-Plattformen, soziale Medien wie Facebook und Instagram sowie digitale Kommunikationskanäle nutzen, können ihre Mission weit über die Grenzen ihres Standorts hinaus verbreiten. Auf diese Weise gelingt es ihnen leichter, neue Mitglieder zu gewinnen und bestehende besser über das Vereinsgeschehen zu informieren. Auch potenzielle Sponsor:innen werden effektiver auf deinen Verein aufmerksam gemacht, wenn du ihn in der digitalen Welt positionierst. Das heißt, dass die Digitalisierung dazu beiträgt, dass Vereine transparenter, sichtbarer und schließlich auf ganzer Linie relevanter werden. Du solltest immer bedenken, dass deine Mitglieder mit der Zeit gehen und sich ihre Erwartungen automatisch an den Wandel in der Gesellschaft anpassen.

3 Tipps, wie Vereine Digitalisierung erfolgreich umsetzen können

Vereine benötigen eine ganzheitliche Strategie, um Digitalisierungsmaßnahmen erfolgreich umzusetzen. Im Folgenden geben wir dir drei Tipps, die du beachten solltest:

1. Klare Ziele definieren

Die Digitalisierung deines Vereins ist eine individuelle Aufgabe, die im Idealfall perfekt auf deine Ansprüche zugeschnitten wird. Dieses Unterfangen ist allerdings nur von Erfolg gekrönt, wenn du die aktuellen Prozesse und Bedürfnisse analysierst und dann verstehst, wie digitale Lösungen am besten integriert werden können. Möchtest du die Anmeldung zu Kursen und anderen Veranstaltungen vereinfachen oder die Kommunikation mit Teilnehmenden verbessern? Definiere klare Ziele der Digitalisierung im Verein!

2. Benutzerfreundliche Tool auswählen

Die richtigen digitalen Tools helfen dir, deine Ziele zu erreichen. Achte deshalb besonders auf die Benutzerfreundlichkeit und denke daran, dass alle Verantwortlichen aus dem Verein in der Lage sein sollten, das System zu bedienen. Die Handhabung von beispielsweise dem Buchungssystem Yolawo gelingt auch ohne IT-Kenntnisse, denn die Software ist mit leicht verständlichen Funktionen ausgestattet.

3. Mitarbeiterschulungen durchführen

Um Überforderung bei der Arbeit mit dem neuen Tool zu vermeiden, führe Schulungen für deine Mitarbeitenden durch. So stellst du sicher, dass die digitalen Systeme effektiv zum Einsatz kommen und die Vereinsarbeit langfristig optimiert wird. Die Voraussetzung dafür ist Offenheit für Innovationen bei sämtlichen Beteiligten.

Welche digitalen Tools können Vereine nutzen?

Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl digitaler Tools für Vereine. Wir geben dir einen Überblick über die drei wichtigsten Softwarelösungen für das Vereinsleben:

1. Buchungssystem für Kurse und Veranstaltungen

Um die Weichen in Richtung Zukunftsfähigkeit zu stellen, ist es für Vereine jeglicher Art ratsam, digitale Tools zum Einsatz zu bringen. Zur Verwaltung von Kursen und Veranstaltungen innerhalb deines Vereins empfehlen wir dir das Yolawo Buchungssystem, das durch seine nutzerfreundliche Oberfläche und vielseitige Automatisierungsfunktionen sowohl die Organisation von Angeboten als auch den gesamten Buchungsprozess vereinfacht. Mithilfe der integrierten Tools kannst du Kursdetails unkompliziert aktualisieren und Zahlungen sicher online abwickeln. Zusätzlich enthält Yolawo Funktionen zur Kommunikation mit Teilnehmenden. Dazu gehören zum Beispiel automatische Bestätigungs-E-Mails und Wartelisten. Durch die Automatisierung lässt sich der administrative Aufwand um bis zu 70 Prozent reduzieren, so dass du dich auf die Organisation qualitativ hochwertiger Angebote konzentrieren kannst und die Vereinsarbeit professioneller wirkt.

2. Buchhaltungssoftware

Das sehr trockene Thema der Buchhaltung im Verein wir durch Software-Lösungen ebenfalls zu einem Kinderspiel. Beim händischen Ausfüllen von Excel-Tabellen ist es nichts Ungewöhnliches, dass sich hin und wieder Fehler einschleichen, die im schlimmsten Fall rechtliche Konsequenzen für den Verein haben. Ein hohes Maß an Genauigkeit ist bei der Buchhaltung essentiell und deshalb setzen heutzutage immer mehr Unternehmen Software-Lösungen wie sevDesk oder den BuchhaltungsButler von Lexware ein.

3. Mitgliederverwaltungstool

Auch die Mitgliederverwaltung lässt sich durch digitale Tools wie easyVerein vereinfachen. Mit easyVerein können Vereine nicht nur Mitgliedsdaten zentral verwalten und Beitragszahlungen automatisieren, sondern auch von der Digitalisierung des Aufnahmeformulars profitieren. Mitglieder können ihre Daten bequem online eingeben, was die lästige Entzifferung handschriftlicher Aufnahmeformulare und die manuelle Eingabe der Daten überflüssig macht.

3 Herausforderungen bei der Digitalisierung im Verein und wie man ihnen begegnen kann

Was könnte dich daran hindern, dass dein Verein digital und zukunftsfähig wird? Für eine Vielzahl von Sportvereinen haben sich drei Herausforderungen herauskristallisiert:

1. Widerstand gegen Veränderungen

Nicht wenige Menschen, die in der analogen Welt der 1980er und 90er Jahre aufgewachsen sind, zeigen Widerstand gegen die voranschreitende Digitalisierung in allen Bereichen des Lebens. Im Vereinsalltag solltest du jedoch bestrebt sein, die Vorteile der Digitalisierung in den Vordergrund zu stellen. Auch wenn du noch Widerstände in dir spürst, wird dir beispielsweise die kostenfreie Testphase von Yolawo beweisen, dass die Digitalisierung eine erhebliche Arbeitsvereinfachung mit sich bringt. Davon profitieren innerhalb kürzester Zeit alle Mitarbeitenden und Kursteilnehmenden. Sofern du dir die Weiterentwicklung des Vereins auf die Fahnen geschrieben hast, ist Digitalisierung ein Muss.

2. Budgetbeschränkung

Mangelt es deinem Verein an finanziellen Ressourcen, um die Digitalisierung auf Vordermann zu bringen? Dann informiere dich, ob es in deinem Bundesland ein Förderprogramm zur Digitalisierung gibt. Wir geben dir im nächsten Abschnitt einen Überblick über einige der wichtigsten Digitalisierungsprogramme in Deutschland. Sobald die notwendigen Fördermittel genehmigt worden sind, bist du fähig, die Kosten für digitale Systeme und IT-Sicherheit zu decken. Wichtig zu wissen: Finde heraus, in welchem Zeitraum die Bewerbungsphase für solche Förderprogramme liegt.

Sobald der Verwaltungsapparat im Verein digitalisiert ist, wirst du wahrscheinlich feststellen, dass die Tools meist kostengünstiger als Mitarbeitende sind. Wir raten dir, im Vorfeld eine Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen.

3. Datenschutz und Sicherheit

Bei der Auswahl digitaler Tools ist es unumgänglich, darauf zu achten, dass die Software DSGVO-konform ist. Bei Yolawo hat Datenschutz seit der Gründung im Jahr 2017 Priorität. Das Unternehmen legt großen Wert auf eine strenge Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union. Das bedeutet, dass sämtliche Daten ausschließlich zur Erfüllung des jeweiligen Auftrags genutzt werden. Eine Weitergabe an unberechtigte Dritte findet nicht statt. Für das Hosten der Teilnehmerdaten ist AWS in Frankfurt am Main zuständig. Dieses Serverzentrum gilt als eines der sichersten der Welt.

Welche Förderprogramme zur Digitalisierung von Vereinen gibt es?

Im Folgenden geben wir dir einen Überblick über einige der wichtigsten Förderprogramme zur Digitalisierung in verschiedenen Bundesländern in Deutschland:

Digitalbonus Bayern

Der Digitalbonus Bayern zielt als Förderprogramm der Bayerischen Staatsregierung darauf ab, kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) in Bayern bei der Digitalisierung zu unterstützen. Laut Angaben auf der Website ist die aktuelle Digitalbonus Richtlinie bis zum 30. Juni 2024 verlängert worden. Das Programm beinhaltet finanzielle Unterstützung für Projekte, die darauf ausgerichtet sind, die Digitalisierung in unterschiedlichen Unternehmensbereichen voranzutreiben. Dazu gehören beispielsweise Investitionen in Hard- und Software, aber auch Schulungen und Beratung zum Thema Digitalisierung.

Das Hauptziel des Digitalbonus Bayern ist, die Wettbewerbsfähigkeit bayerischer Unternehmen zu stärken, deren Innovationskraft zu pushen und Arbeitsplätze im Bundesland zu sichern. Die Fördermittel zur Digitalisierung können auch Vereine verwenden, um sich den Chancen und Herausforderungen des digitalen Wandels zu stellen. Folglich trägt der Digitalbonus Bayern dazu bei, die bayerische Wirtschaft insgesamt zukunftsfähiger und resilienter gegenüber technologischen Veränderungen zu machen.

Digitalisierungsprämie Plus in Baden-Württemberg

In Zusammenarbeit mit der L-Bank hat das Wirtschaftsministerium von Baden-Württemberg ein Förderprogramm zur Digitalisierung ins Leben gerufen: die Digitalisierungsprämie Plus. Für dieses Programm stehen insgesamt 122 Millionen Euro zur Verfügung, um die IT-Sicherheit der KMU im Bundesland zu optimieren. Förderberechtigt sind Unternehmen sämtlicher Branchen mit bis zu 500 Mitarbeiter:innen. Falls eine öffentliche Stelle zu 25 Prozent oder mehr an der Firma beteiligt ist, erlischt die Förderberechtigung.

Auf der Agenda des Programms steht insbesondere die Implementierung digitaler Systeme der Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) für Prozesse, Produkte und Dienstleistungen. Auch Anwendungen der künstlichen Intelligenz (KI) werden ausdrücklich gefördert. Unterstützung erhalten zudem die für Digitalisierungsprojekte erforderlichen Mitarbeiterschulungen. Geräte der IT-Grundausstattung wie Smartphones oder Laptops sind von der Förderung ausgeschlossen.

Förderung Hamburger Vereine durch die Alexander Otto Sportstiftung

Im Bundesland Hamburg treibt die Alexander Otto Sportstiftung die Digitalisierung im Sportverein durch Förderung voran. Gemeinsam mit der Stadt Hamburg stellt die Sitftung Vereinen im Hamburger Sportbund Gelder zur Verfügung. Bereits im Jahr 2021 betrug deren Gesamtsumme 150.000 Euro. Über deren Vergabe entscheidet eine Fachjury.

Digitalisierungsförderung in Nordrhein-Westfalen

Auch Vereine in Nordrhein-Westfalen können ein Förderprogramm zur Digitalisierung in Anspruch nehmen. Das REACT-EU-Förderprogramm der Europäischen Union dient der „Digitalisierung gemeinnütziger Sporteinrichtungen in NRW“. Im Jahr 2023 nahm der Landessportbund NRW an den Maßnahmen teil, und zwar mit der Geschäftsstelle in Duisburg, dem Hinsbecker Sport- und Erlebnisdorf und dem Sport- und Tagungszentrum in Hachen. Investiert wurde beispielsweise in moderne Videokonferenzsysteme und eine zeitgemäße Ausstattung der Arbeitsplätze. Allein in die Geschäftsstelle in Duisburg flossen bis zu 100.000 Euro für Digitalisierungsvorhaben, die ohne die Unterstützung der EU nicht realisiert worden wären.

Digitalprämie Berlin

Zur Förderung der Digitalisierung der Arbeitswelt in der Hauptstadt vergibt das Bundesland Berlin in regelmäßigen Abständen eine finanzielle Zuwendung. Die Digitalprämie Berlin richtet sich an KMU und Soloselbständige, die hauptberuflich in Berlin ansässig sind. Auch gemeinnützige UG und GmbH sind berechtigt, sich um die nicht rückzahlbaren Zuschüsse zu bewerben.

Digitalbonus.Vereine.Niedersachsen

Im Bundesland Niedersachsen haben eingetragene Vereine aus den Bereichen Sport, Kultur, Musik, Ökologie und Soziales die Möglichkeit, den Digitalbonus.Vereine.Niedersachsen. Mit dem Zuschuss fördert das Ministeriums für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung in Hannover sowohl die Digitalisierung im Verein als auch die Verbesserung der IT-Sicherheit. Der Digitalbonus ist ebenfalls für gemeinnützige Körperschaften bestimmt.

Erfolgsgeschichte des Turnvereins Auenheim: Digitale Kursverwaltung mit Yolawo

Der Turnverein Auenheim stand wie viele andere Sportvereine vor der großen Herausforderung, seine Kurse modern im Internet in Szene zu setzen. Das Ziel hinter diesem Bestreben war, mehr Mitglieder zu gewinnen und die bis vor Kurzem noch papierbasierte Teilnehmerverwaltung und Abrechnung zu vereinfachen. Schließlich kam das Kursbuchungssystem Yolawo ins Spiel: Mithilfe des Buchungssystems gelang es dem Verein, sein Angebot professionell im Netz zu promoten. Dies lockte mehr Schnupper-Teilnehmende an und steigerte gleichzeitig das Engagement der bestehenden Mitglieder. Der Hauptgrund für diese positive Veränderung war der verständliche Anmeldeprozess, der die Teilnahme am Vereinsleben leichter möglich macht. Vor allem durch die automatisierte Teilnehmerverwaltung und Abrechnung spart der Verein inzwischen eine Menge Zeit. Die Verantwortlichen haben dank Yolawo einen klareren Überblick über die Auslastung von Kursen und können ihre Ressourcen bestmöglich nutzen. Insgesamt hat das Buchungssystem dem Turnverein Auenheim geholfen, durch Digitalisierung die Verwaltungsprozesse zu optimieren und das Vereinswachstum auf lange Sicht zu fördern.

Fazit: Jeder Verein hat die Möglichkeit, digitaler zu werden!

Den Prozess, dass die Welt zunehmend digitaler wird, werden auch persönliche Widerstände kaum stoppen können. Deshalb ergreife besser früher als später die Gelegenheit, Fördermittel für die Digitalisierung im Verein zu beantragen. In diesem Blogartikel haben wir dir einige der bekanntesten Förderprogramme in Deutschland vorgestellt. Mach dich schlau, ob sie für deinen Verein infrage kommen und wann es möglich ist, sich um eine Aufstockung des Vereinsbudgets zu bewerben. Sollte dein Vorhaben als förderungswürdig eingestuft werden, erhältst du möglicherweise mehrere tausend Euro, um die Vereinsziele mithilfe der Digitalisierung schneller zu erreichen.

Es lohnt sich, digitale Tools wie Yolawo in deinem Verein einzusetzen. Wie du in diesem Beitrag gelernt hast, spart ihr euch Verwaltungsaufwand und vereinfacht den Anmeldeprozess für Kursteilnehmende. Durch die unkomplizierte Integration in die Vereinswebsite lässt sich auch der Online-Auftritt des Vereins aufpolieren, denn das Buchungssystem erlaubt optische Anpassungen an die Vereinsfarben. Da die Handhabung keine tiefgründigen IT-Kenntnisse abverlangt, hat heutzutage jeder Verein die Möglichkeit, digitaler zu werden. Digital zu sein beinhaltet die Chance auf höhere Sichtbarkeit. Nutze sie!