Was unser Buchungssystem dem SV Kirchzarten konkret gebracht hat
Wie du vielleicht schon weißt, haben wir Yolawo ursprünglich für unseren eigenen Verein, den SV Kirchzarten, entwickelt.
Nach einem ersten Test mit den Skikursen 2018 wurde unser Buchungssystem Stück für Stück in weitere Abteilungen (z. B. Turnen, Schwimmen) des Vereins eingeführt.
Nach 2 Jahren Erfahrung mit unserem System kann der Verein folgende Verbesserungen festhalten:
- >99,9% Wahrscheinlichkeit für fehlerfreie Buchungen
Vor Yolawo gab es im Verein je nach Abteilung verschiedene Anmeldesysteme und Prozedere. Nicht selten gab es dabei Probleme, wie beispielsweise untergegangene Anmeldungen, nicht zugestellte Buchungsbestätigungen oder fehlerhafte IBANs. Mit Yolawo kam es bisher nur 2 mal zu einer fehlerhaften Buchung. Bei 2 Anmeldungen konnte die Buchungsbestätigung nicht zugestellt werden, da der Anmelder keine valide E-Mail Adresse angegeben hatte. In beiden Fällen konnte unser System dies jedoch erkennen. Nach Kontaktaufnahme zum Anmelder, konnte die E-Mail-Adresse korrigiert und die Bestätigung neu versendet werden. - > 100 Stunden Einsparung im Wartelisten-Management
Viele Angebote beim SV Kirchzarten erfahren eine große Nachfrage. Vor allem das Kinderturnen, die Schwimmkurse und die Skikurse erfahren konstant mehr Nachfrage als verfügbare Plätze. Für die Verantwortlichen im Verein war es vor Yolawo daher sehr zeitaufwendig, Wartelisten zu verwalten. Durch Yolawo’s automatisierte Wartelistenfunktion wird dieser Zeitaufwand den Leitern abgenommen. - 6 Minuten Zeitersparnis pro Teilnehmer bei der Abrechnung
Die Teilnahmegebühr für die Kurse und Camps beim SVK werden von der Geschäftsstelle eingezogen. Vor Yolawo musste für jeden Teilnehmer eine separate Lastschrift gezogen werden, was das händische Eingeben jedes Mandats erfordert hatte. Mit Yolawo kann Geschäftsführer Christian unkompliziert eine XML-Datei erstellen, mit der er anschließend in wenigen Minuten eine Sammellastschrift für den gesamten Kurs einziehen kann. Bei Hunderten von Buchungen pro Jahr ist die Zeitsparnis alleine in diesem Bereich in mehrere Arbeitstage anzusiedeln.