Veröffentlicht am 14.04.2024 in Digitalisierung, Vereinsmanagement

Online Buchungssysteme im Vergleich

Egal, ob Sportevent, Hotelbesuch oder Friseurtermin – die Online Buchung über das Internet ist die modernste und bequemste Art, Termine zu reservieren oder zu buchen. Kunden können jederzeit und von überall aus nach passenden Angeboten suchen, statt umständlich am Telefon oder vor Ort einen Termin zu vereinbaren. Immer mehr Anbieter aus den verschiedensten Branchen erkennen die Vorteile von Online Terminbuchung und bieten ihren Kunden ein Online-Buchungssystem an, über das sie selbstständig Buchungen und Reservierungen vornehmen können. Das geht sowohl vom PC oder Laptop aus als auch unterwegs über das Smartphone.

Als Anbieter von Dienstleistungen oder Veranstaltungen stehst du vor der Frage: Welches Online-Buchungssystem ist das richtige für mich? Bevor du dich für eine Software entscheidest, muss du dich mit dem vielfältigen Angebot auseinandersetzen. Denn es gibt unzählige digitale Buchungssysteme auf dem Markt, die sich teils stark unterschieden und für sehr unterschiedliche Branchen konzipiert wurden. Für mache Dienstleistungen wie eine Kosmetikbehandlung, einen Haarschnitt oder eine Raumbuchung ist es wichtig, dass Kunden schnell und einfach einen für sie passenden Termin buchen können. Dazu müssen sie auf einen Blick sehen, wann noch Termine frei sind, z. B. in einem Terminkalender, der die freien Zeiten und Ressourcen hervorhebt. Ein Veranstalter für Kultur- oder Sportevents arbeitet mit festen Terminen. Teils werden feste Sitzplätze verkauft. Hier sollten Events hervorgehoben werden, für die noch Tickets oder Plätze verfügbar sind. Manchmal ist es außerdem hilfreich, wenn ein übersichtlicher Plan mit allen Terminen einsehbar ist, z. B. bei einem mehrwöchigen Kurs oder Workshop. So unterschiedlich die Anforderungen sind, so unterschiedlich sind auch die Systeme zur Online-Buchung. Hierbei gibt es teilweise Softwares, die eingeschränkte Formen der Online Terminbuchung kostenlos anbieten, bei anderen wird eine Gebühr fällig, dafür kann man aber auch alle Vorteile eines Online Buchungssystems nutzen.

In diesem Blogartikel möchten wir dir einen allgemeinen Überblick über Buchungssysteme geben. Wir erklären dir die Vorteile von Online Buchungssoftware und zeigen dir, in welchen Bereichen die Tools dich unterstützen können. Außerdem zeigen wir dir verschiedene Arten von Online-Buchungssystemen und worin sich diese unterscheiden.

Die Themen im Überblick

Die Vorteile von Online-Buchungssystemen

Gut gelaunte Frau bei der Verwendung von Yolawo am Laptop

Online Buchungssysteme bieten dir als Anbieter:in von Kursen, Veranstaltungen und Camps sowie deinen Teilnehmenden zahlreiche Vorteile. Wir geben dir im folgenden einen Überblick über die vier größten Vorteile:

1. Mit Online-Buchungssystemen moderner im Internet auftreten

Viele Online Buchungssoftwares bieten dir einen einfachen Weg, um dein Angebot übersichtlich und ansprechend auf deiner Webseite zu platzieren. Du benötigst in der Regel kein technisches Fachwissen, um ein pflegeleichtes und optisch überzeugendes Ergebnis zu bekommen. So kannst du mit minimalem Aufwand immer aktuelle Kurse, Termine oder Kapazitäten direkt auf deiner Homepage anzeigen. Teilnehmende können sich jederzeit selbst informieren, was derzeit verfügbar ist. Außerdem kannst du andere Kanäle wie Social Media verwenden, um auf deine aktuellen Angebote zu verlinken. So schaffst du mit geringem Aufwand noch mehr Reichweite.

2. Online-Buchungssysteme ermöglichen kürzere Buchungswege und erhöhen den Umsatz

Wenn deine Kunden oder Vereinsmitglieder eine Veranstaltung oder Ressource bequem online buchen können, verringert das die Einstiegshürde enorm. Teilnehmende ersparen sich aufwendige Buchungsprozesse per E-Mail, Telefon oder auf Papier. Stattdessen erfahren sie auf kürzestem Weg, welche Termine oder Kurse noch verfügbar sind, und können über das Online Reservierungssystem sofort buchen, was ihnen gefällt. Sie können online in Ruhe das Angebot studieren und sehen auf einen Blick, wann und wo ein Event stattfindet und wie die jeweiligen Konditionen lauten. Außerdem können sie sich auf eine Warteliste eintragen und umgehend informiert werden, falls ein anderer Teilnehmender einmal stornieren sollte. Das ist nicht nur praktisch für deine Kunden, sondern hilft dir dabei, leere Plätze schnell zu füllen und für eine hohe Auslastung deiner Angebote zu sorgen.

3. Buchungssysteme sparen Zeit durch Automatisierung

Es gibt viele zeitraubende und wiederkehrende Prozesse in einem Buchungssystem, die dank moderner Technik nicht länger von Hand erledigt werden müssen. Eine Online Buchungssoftware kann viele dieser Aufgaben automatisieren, wodurch dir mehr Zeit für wichtigere Tätigkeiten bleibt. Ein modernes Buchungssystem kann z. B. direkt nach einer Buchung oder Stornierung eine E-Mail an die betreffende Person versenden und somit bestätigen, dass der gewünschte Vorgang erfolgreich war. Es kann auch automatisch Teilnehmerlisten und Wartelisten erstellen und dir somit einen schnellen Überblick über die Auslastung deiner Events geben. Außerdem können einige Tools deine Wartelisten automatisiert verwalten und wartende Teilnehmer*innen informieren, sobald es wieder freie Kapazitäten für eine Veranstaltung gibt.

4. Online-Buchungssysteme ermöglichen moderne Abrechnung

Egal, ob du Tickets für Konzerte verkaufst, Ferienwohnungen vermietest oder Kurse in einem Sportverein anbietest: Immer, wenn jemand eines deiner Angebote bucht, musst du dich im Anschluss um die Abrechnung kümmern. Ein Buchungssystem kann dich auf unterschiedliche Arten dabei unterstützen. Wenn du die Bezahlung selbst per Überweisung, Barzahlung oder SEPA-Lastschrift verwalten willst, gibt dir das System auf einen Blick Auskunft über ausstehende und bereits bezahlte Posten. Moderne Buchungssysteme wie Yolawo bieten dir außerdem weitere Zahlungsmöglichkeiten, mit denen du noch flexibler bist. Du kannst alle gängigen Zahlungsweisen integrieren, die deine Kunden bereits aus dem Online-Shopping kennen, z. B. Kreditkarte, Sofortüberweisung oder PayPal. Bezahlen Kunden direkt bei der Buchung, wird die Zahlung automatisch vorgemerkt und dein Verwaltungsaufwand schrumpft weiter.

Welche Typen von Buchungssystemen gibt es?

Es gibt unzählige Arten von Buchungssystemen auf dem Markt. Sie reichen vom allgemein gehaltenen Alleskönner bis zum hochgradig spezifischen Nischenprodukt. Mit unserer Auflistung möchten wir dir einen groben Überblick über verschiedene Arten von Online Reservierungssystemen geben. Zur besseren Orientierung haben wir die Systeme nach dem Gegenstand der Buchung und der anbietenden Branche eingeordnet.

1. Kriterium: Was wird gebucht?

Terminbuchungssysteme

Diese Art des Online-Buchungssystems wird eingesetzt, wenn es darum geht, Einzeltermine mit Kunden zu vereinbaren. Du findest sie unter anderem im Gesundheitswesen und in der Schönheits- oder Wellnessindustrie. Hier wählen Kunden, die eine bestimmte Dienstleistung buchen möchten, einen spezifischen Terminvorschlag aus, der zu ihrem eigenen Zeitplan passt. Selten ist die Online Terminbuchung kostenlos, häufig aber eine eher günstige Buchungssystem Software.

Ressourcenbuchungssysteme

Ressourcenbuchungssysteme kommen zum Einsatz, wenn die Verfügbarkeit, Reservierung und Vergabe begrenzter Ressourcen automatisch verwaltet werden soll. Es geht dabei vor allem um Räume und Einrichtungen, z. B. Tagungsräume in einem Hotel oder Meetingräume im Unternehmen. Diese Art von Buchungssystem kommt z. B. in der Immobilienbranche, im Einzelhandel oder in der Hotellerie zum Einsatz.

Kursbuchungssysteme

Angebote wie Kurse, Workshops, Camps oder Sportangebote im Verein oder Studio haben in der Regel eine begrenzte Anzahl an Plätzen. Deshalb ist ein wichtiges Merkmal eines guten Kursbuchungssystems, dass du die Anzahl der freien Plätze angeben und automatisch überwachen lassen kannst. Kursbuchungssysteme helfen dir bei der Verwaltung und Belegung von Kursen, indem sie Teilnehmenden die selbstständige Buchung über das Internet ermöglichen und für dich automatisch eine Teilnehmerliste anlegen. Ferner kannst du einstellen, dass bei großem Interesse automatisch eine Warteliste angelegt wird. Buchungssysteme wie das von Yolawo bieten die Möglichkeit, dass wartende Personen vollautomatisch nachrücken, falls einmal Plätze frei werden sollten. So hältst du die Auslastung deiner Kurse konstant hoch und minimierst deinen Aufwand für Anmeldungen und Kursverwaltung. Hilfreich ist auch eine Funktion, mit der du automatisch einen aktuellen Kursplan anbieten kannst, z. B. auf deiner Homepage. Diese Art der Online Buchung bietet zahlreiche Vorteile und ist äußerst kundenfreundlich.

Typen von Buchungssystemen

Veranstaltungsbuchungssysteme

Bei einer Veranstaltung kommt neben der in der Regel begrenzten Teilnehmerzahl und dem fixen Termin hinzu, dass häufig feste Sitzplätze vergeben werden sollen. Bei Konzerten, Theaterstücken oder sportlichen Darbietungen kaufen Kunden einen bestimmten Sitzplatz und erwarten am Tag der Veranstaltung, dass sie diesen ohne Probleme einnehmen können. Deshalb muss ein Veranstaltungsbuchungssystem die Sitzplatzsituation am Veranstaltungsort wiedergeben und sich die bereits belegten Plätze merken können.

Platzbuchungssysteme

Diese Art von Online Reservierungssystem ist praktisch, wenn du Ressourcen wie Courts oder Tennisplätze anbietest. Über das Platzbuchungssystem können interessierte Personen einsehen, zu welchen Zeiten welche Plätze frei sind, und diese reservieren. Hierfür muss das System also neben den verfügbaren Zeitfenstern und geltenden Konditionen auch die verschiedenen Plätze in deinem Bestand sinnvoll darstellen können.

Buchungssysteme für mehrere Zwecke

Neben Speziallösungen für einzelne Bereiche gibt es auch Online Buchungssoftware, die mehrere Funktionen vereint. Sie verspricht, dass du mit einer Lösung alle Bereiche abdecken kannst. Das klingt praktisch, kann aber in der Realität bedeuten, dass du in manchen Belangen eine ungenügende Lösung für deinen spezifischen Anwendungsfall bekommst. Häufig sind Speziallösungen sehr gut auf einen bestimmten Bereich zugeschnitten und bieten dir die Tools, die du für effizientes Arbeiten in deinem Szenario brauchst. Es kann sich jedoch Lohnen, eine All-in-One-Lösung mit den jeweiligen Speziallösungen zu vergleichen. Möchtest du z. B. zugleich die Buchung von Räumen und Kursen verwalten, könnte eine All-in-One-Lösung praktisch sein. Es könnte sich jedoch auch herausstellen, dass die Speziallösungen sich einfacher für deine Zwecke handhaben lassen und dir somit mehr Zeit und Mühe sparen.

2. Kriterium: Für welche Branche wird das System gebraucht?

Einige Buchungssysteme wurden speziell für eine ausgewählte Branche entwickelt. Sie spezialisieren sich auf die typischen und teils sehr spezifischen Aufgaben, die man in der Branche findet. Hier liegt dein Vorteil darin, dass du in einer Lösung bereits alles bekommst, was du für die alltägliche Verwaltung deiner Angebote benötigst. Wir haben einige Beispiele für eine branchenspezifische Buchungssoftware für dich zusammengefasst.

Buchungssysteme je Branche

Buchungssysteme für Vereine & Sportanbieter

Sportvereine benötigen effektive Wege, um mit wenig Aufwand das Kursangebot und die Teilnehmenden zu verwalten. Unser Yolawo-Buchungssystem wird von über 800 Sportvereinen genutzt und bietet alles, was kleine und große Vereine im Alltag für die Kursverwaltung brauchen.

Buchungssysteme für Tennisplätze

Über Systeme wie ebusy können Sportanlagen wie Tennisplätze effizient verwaltet, gebucht und reserviert werden. Sie sind inspiriert von herkömmlichen Belegungstafeln, bieten aber zusätzliche Funktionen wie Mitgliederverwaltung.

Buchungssysteme für Kommunen

Sportstättenverwaltung durch Kommunen ist anspruchsvoll, weil viele unterschiedliche Sportstätten möglichst effizient verwaltet werden sollen. Die Software von Venuzle erlaubt eine einfache zentrale Verwaltung aller Ressourcen für Kommunen.

Unser Tipp

Auf der Suche nach einem passenden Buchungssystem solltest du Lösungen suchen, die für deine Branche entwickelt wurden. Du kannst auch nach ähnlichen Branchen mit vergleichbaren Anforderungen suchen. Das hilft dir dabei, eine Lösung zu finden, die bereits von Haus aus viele für dich wichtige Funktionen anbietet. Verschiedene Buchungsplattformen im Vergleich haben auch verschiedene Stärken und Schwächen und es gibt selten nur eine in Frage kommende Lösung.
Aber viele Buchungssysteme können kostenlos getestet werden. Das Kursbuchungssystem von Yolawo kann z. B. in vollem Funktionsumfang kostenlos ausprobiert werden. Das ist hilfreich, um herauszufinden, ob wirklich alle deine Ansprüche und Bedürfnisse erfüllt werden.

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Häufige Fragen zu Online-Buchungssystemen

Was ist ein Buchungssystem?

Ein Buchungssystem ist ein Programm, über das auf digitalem Weg Reservierungen und Buchungen getätigt und verwaltet werden können. Je nach Software können verschiedene Ressourcen oder Dienstleistungen verwaltet werden.

Wie funktioniert ein Buchungssystem?

Du gibst deine Angebote ins System ein, z. B verschiedene Kurse. Diese können interessierte Personen dann eigenständig online buchen. Dabei prüft das System automatisch die Verfügbarkeiten und bietet gegebenenfalls einen Platz auf der Warteliste an. Nach erfolgreicher Buchung bekommt jeder Teilnehmende eine Bestätigung per E-Mail und das System fügt die Personen deiner Teilnehmerliste oder Warteliste hinzu. Sollte sich etwas am Kursplan oder an der Verfügbarkeit ändern, informiert das System automatisch alle betroffenen Personen. Stornierungen oder Änderungen einer Buchung können Teilnehmende in der Regel eigenständig erledigen. Das System übernimmt außerdem die Abwicklung von Zahlungen.

Was kostet ein Buchungssystem?

Zwischen einzelnen Anbietern und Produkten gibt es große Unterschiede in der Preisgestaltung. Je nach Buchungssystem und Lizenz bezahlst du einige Euro bis zu mehreren Tausend Euro pro Monat. Deshalb solltest du vorab sorgfältig recherchieren und Angebote vergleichen.
Viel wichtiger als der Preis ist jedoch, ob dir die Software wirklich zuverlässig Arbeit abnehmen kann. Am besten testest du verschiedene Angebote vorab. Achte dabei darauf, dass du das System kostenfrei und vollumfänglich ausprobieren kannst, um risikofrei alle Funktionen kennenzulernen.

Sollte ich mir ein individuelles Buchungssystem programmieren lassen?

Individuell entwickelte Buchungssysteme lohnen sich selten, weil der Markt bereits viele kostengünstige Optionen bereithält. Grundsätzlich wäre es möglich. Allerdings ist das nicht nur kostspielig, sondern stellt dich auch vor das Problem, dass du dein System mit jeder technischen Neuerung an den aktuellen Stand der Technik anpassen lassen musst.
Vorgefertigte Lösungen, darunter vor allem onlinebasierte Dienste, sind wesentlich wirtschaftlicher, weil ein Produkt für eine größere Zielgruppe hergestellt wird. Weiterentwicklungen sind nicht nur günstig möglich, sondern werden regelmäßig umgesetzt.

Welche Zahlungsmöglichkeiten sollte ein Buchungssystem besitzen?

Je mehr Zahlungsmöglichkeiten ein Buchungssystem anbietet, desto einfacher haben es Kunden, eine für sie passende Option zu finden. Moderne Online Zahlungsoptionen wie PayPal oder Sofortüberweisung sollten genauso wenig fehlen wie die Zahlung per Kreditkarte oder Überweisung. Für dich als Anbieter sollte zudem die Möglichkeit bestehen, dein eigenes Abrechnungssystem zu nutzen, wenn das für dich wichtig ist.

Welche Buchungssysteme gibt es?

Es gibt sehr viele Anbieter für Online Buchungssoftwares. Namhafte Buchungssysteme sind z. B.:

– Yolawo
– Calendly
– Bookingkit
– Regiondos
– Edoobox
– Skedda
– Venuzle
– Ebusy
– Supersaas

Was versteht man unter einem Online-Buchungssystem?

Ein Online-Buchungssystem ist jederzeit und von überall aus über das Internet erreichbar. Benutzer*innen buchen selbstständig das gewünschte Angebot, z. B. einen Kurs, ein Konzert oder eine Ferienwohnung.

Welches Online-Buchungssystem ist das beste?

Die Frage nach dem perfekten Buchungssystem lässt sich nicht pauschal beantworten. Es spielen viele Faktoren eine Rolle, wenn du eine Online Buchungssoftware auswählst. Es kommt z. B. darauf an, was du mit dem System tun möchtest, welche Arten von Dienstleistungen bzw. Ressourcen du anbietest oder in welcher Branche du tätig bist. Es gibt viele unterschiedliche Systeme, die sich jeweils auf verschiedene Einsatzgebiete spezialisieren.
Wenn du für die Verwaltung in einem Sportverein zuständig bist, kann ein Tool wie das von Yolawo dir viel Mehrwert bieten und Verwaltungsaufwand sparen. Es ist für die effiziente Verwaltung von Kursen, Camps, Workshops, Sportgruppen und ähnliche Vereinsangebote entwickelt worden. Auch für andere Vereine können die aus der Praxis heraus entstandenen Funktionen hilfreich sein.

Lassen sich Buchungssysteme in meine Webseite integrieren?

Ob die Integration in deine Webseite möglich ist, hängt stark vom jeweiligen Buchungssystem ab. Nicht alle Systeme auf dem Markt können das leisten. Allerdings ist es heutzutage für viele Vereine und Veranstalter ein wichtiges Kriterium, um die Buchung für Mitglieder und Kunden so einfach und bequem wie möglich anzubieten.
Yolawo unterstützt die Integration in deine Webseite. Ohne technisches Fachwissen bindest du dein Buchungssystem schnell und unkompliziert in deine Homepage ein und schaffst so eine moderne und leicht zugängliche Art, Ressourcen oder Termine zu buchen.

Sind Buchungssysteme mit verschiedenen Homepage-CMS wie WordPress, Jimdo & co. kompatibel?

Allgemein gesprochen ist diese Frage schwierig zu beantworten, weil das jeder Hersteller unterschiedlich handhabt. Yolawo legt Wert auf eine möglichst einfache Einbindung des Buchungssystems. Du kannst es in allen gängigen CMS wie zum Beispiel WordPress oder auf deiner selbst erstellten Homepage problemlos einbinden. Probiere es kostenlos und unverbindlich aus oder lasse dich von unserem Team beraten!

Was sind die wichtigsten Funktionen für ein Buchungssystem?

Das hängt vor allem von deinen Bedürfnissen und Prioritäten ab. Wenn du Kurse anbietest, könnten wichtige Funktionen z. B. folgende sein:
– Online-Buchung mit Bezahlsystem und automatischer Bestätigung per E-Mail
– automatische Erstellung von Teilnehmerlisten und Wartelisten
– Nutzerrollenmanagement und Übungsleiterzugänge
– Buchungshistorie für Teilnehmende
– Teilnehmerdatenbank und Abgleich mit Mitgliederdatenbank
– variable Buchungskalender in Vereinsfarben
– Unterstützung bei der Rechnungsstellung